Wat elke werkgever moet weten over de I-9-vormvereisten

Geschiktheid formulier I-9 is vereist door de Immigration Reform Act, het verifiëren van de identiteit van een werknemer en hun recht om legaal in de VS te werken. Als een werkgever stappen mist of vergeet de juiste documenten op te nemen, riskeren ze boete met mogelijke en vrij ernstige juridische complicaties. Daarom is het zo belangrijk om elk aspect van een werknemers I-9 te controleren.

Lijst A-documenten die zowel identiteit als werkgelegenheid bepalen

Op de I-9 is een verplichte lijst met documentatie vereist om identiteit te bewijzen. Deze documenten bepalen de identiteit en geschiktheid om te werken in de Verenigde Staten en worden als acceptabel bewijs van beide beschouwd.

• Amerikaans paspoort (niet-verlopen of verlopen)
• Certificaat van Amerikaanse staatsburgerschap (Formulieren N-560 of N-561)
• Certificaat van naturalisatie (Formulieren N-550 of N-570)
• Onverwacht buitenlands paspoort met aangehecht Formulier I-94 het aangeven van een nog niet verstreken arbeidsvergunning
• Permanente verblijfsvergunning of vreemdelingenregistratieontvangstkaart met foto (Formulier I-551)
• Unexpired Temporary Resident Card (Formulier I-688)
• Niet-verlopen dienstvergunningkaart (Formulier I-688A)
• Unexpired Reentry Permit (Formulier I-327)
• Unexpired Refugee Travel Document (Formulier 1-571)

• Niet-operationeel werkvergunningdocument afgegeven door het Department of Homeland Security (DHS) dat een foto bevat (Formulier I-688B)

Lijst B-documenten die identiteit vaststellen

Bij het ontbreken van een van de bovenstaande documenten, zou een werknemer twee anderen moeten presenteren, een voor identiteitsbewijzen en een voor bewijs van in aanmerking komende arbeidsvoorwaarden. De volgende documenten kunnen worden gebruikt om de identiteit van een werknemer vast te stellen:

• Rijbewijs of ID-kaart uitgegeven door een staat of afgelegen bezit van de Verenigde Staten, op voorwaarde dat het een foto of informatie bevat zoals naam, geboortedatum, geslacht, lengte, oogkleur en adres
• ID-kaart uitgegeven door federale, staats- of lokale overheidsinstanties of entiteiten, op voorwaarde dat deze een foto of informatie bevat zoals naam, geboortedatum, geslacht, lengte, oogkleur en adres
• School-ID-kaart met een foto
• Voter's registratiekaart
• Militaire kaart van de Verenigde Staten of rapportrecord
• Identiteitskaart van militair afhankelijk

• Amerikaanse kustwacht Merchant Mariner Card
• Indiaans stammendocument
• Rijbewijs uitgegeven door een Canadese overheidsinstantie

Lijst C-documenten die werkgelegenheid in aanmerking te komen

Een van deze documenten moet worden gepresenteerd als aanvulling op een document uit lijst B als een werknemer geen document uit lijst A kan verstrekken.

• Amerikaanse socialezekerheidskaart uitgegeven door de socialezekerheidsadministratie, anders dan een kaart waarin staat dat deze niet geldig is voor werk
• Verklaring van geboorte in het buitenland afgegeven door het ministerie van Buitenlandse Zaken (Formulier FS-545 of Formulier DS-1350)
• Origineel of gecertificeerd exemplaar van een geboorteakte afgegeven door een staat, provincie, gemeentelijke autoriteit of afgelegen bezit van de Verenigde Staten met een officieel zegel
• Indiaans stammendocument.
• Amerikaanse burger-ID-kaart (Vorm I-197)
• ID-kaart voor gebruik van een Resident Citizen in de Verenigde Staten (Vorm I-179)

• Een door de DHS uitgegeven document voor een andere werkvergunning dat niet is opgesomd onder lijst A

Speciale lijst voor personen die minderjarig zijn

Medewerkers die jonger zijn dan 18 jaar en die daarom geen van de bovenstaande documenten kunnen presenteren, kunnen in plaats daarvan geschiktheidsdocumenten bieden die geschikt zijn voor de leeftijd, waaronder:

• Schoolrecord of rapportkaart
• Kliniek, arts of ziekenhuisrecord
• Dagopvang of kleuterschool

Aanvullende vorm I-9 Verantwoordelijkheden van werkgevers

Zorg ervoor dat de I-9-formulieren correct zijn ingevuld en dat u en uw medewerker de aanwijzingen precies volgen. U moet het I-9-formulier van elke werknemer minimaal drie jaar of een jaar na beëindiging van het dienstverband, naargelang wat langer is, bewaren.

Bewaar en maak kopieën van de originele documenten die door uw werknemers zijn aangeleverd. Dit is niet verplicht maar het wordt aangeraden. Bewaar alleen het minimumaantal vereiste documenten en sla de formulieren en documentfotokopieën gescheiden van uw werknemersbestanden op.

Als er wijzigingen in het I-9-document worden aangebracht, wijzig deze dan op het originele formulier en begin en wijzig de datum. Vul geen nieuw formulier in. Verleng de werkvergunningen opnieuw en laat werknemers niet werken als hun documentatie is verlopen.

Zorg ervoor dat u antwoordt volgens timinginstructies en richtlijnen als u een niet-overeenkomende brief van de sociale zekerheid ontvangt die aangeeft dat een bepaald aantal van uw werknemers niet-verifieerbare burgerservicenummers heeft.

Verkrijg de huidige I-9-formulierinformatie bij de US Citizenship and Immigration Services (USCIS). Aanvullende informatie is verkrijgbaar bij de Society for Human Resources Management.

Wettelijke vereisten

Het I-9-formulier moet voor elke nieuwe werknemer worden ingevuld, ongeacht haar nationale afkomst of de werknemer een Amerikaanse staatsburger is. Een werkgever heeft de federale immigratiewet overtreden als hij de identiteit en arbeidsvergunning van een nieuwe werknemer niet verifieert met een I-9-formulier. Sancties variëren aanzienlijk en zijn gebaseerd op een tiersysteem, maar kunnen oplopen tot bijna $ 20.000. Sancties stijgen vanaf $ 548 voor het bewust blijven inzetten van personen die geen I-9-formulieren indienen met de juiste verificatie.

Disclaimer: houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische bijstand of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie.