Balanced scorecards als een Performance Management Tool

Wanneer u hypergericht raakt aan één aspect van uw werk, kunt u de algehele gezondheid van uw bedrijf schaden. Daarom kiezen veel bedrijfsleiders ervoor om een ​​"Balanced Scorecard" -benadering in hun organisatie te implementeren. Wat is een balanced scorecard en hoe kunt u deze gebruiken om niet alleen uw financiële situatie te verbeteren, maar ook als een hulpmiddel voor performance management?

Wat is een balanced scorecard?

De balanced scorecard is een rapport dat op verschillende gebieden kijkt. Eén sjabloon dat goed is voor alle gebruikers bestaat niet, omdat de balanced scorecard instelbaar is voor elk bedrijf en elke behoefte - het wordt zelfs gebruikt als hulpmiddel voor personeelsbeheer.

Het doel van een balanced scorecard is om u te helpen u te concentreren op meer dan alleen een onderdeel van het bedrijf, meestal zijn mensen gefocust op de financiële wereld. Als de verkoop goed gaat, dan is dat alles waar u zich op moet concentreren, toch? Wel, fout. Managers hebben altijd meer verantwoordelijkheden dan alleen de regelnummers.

De traditionele balanced scorecard richt zich op vier gebieden:

• financieel
• Klant
• Werkwijze
• Capaciteit van de organisatie (of leren en groei)

Hoewel deze categorieën afkomstig zijn van de oorspronkelijke makers van de balanced scorecard, namelijk Dr. Robert Kaplan en Dr. David Norton, ben je niet beperkt in het gebruik ervan tot alleen hun ideeën, hoewel het goede aanbevelingen zijn. Wat u moet doen, is ervoor zorgen dat u zich concentreert op de prioriteiten die elke manager moet bereiken om zijn afdeling beter te maken. Op deze manier meld je afdelingen en interesses en kom je samen als een uitvoerend bedrijf.

De balanced scorecard werd vaak gebruikt als een soort dashboard van meetbare factoren met betrekking tot uw bedrijf. Het is nu onderdeel geworden van een bredere strategische manier om de organisatie te bekijken. Deze bredere kijk omvat andere minder tastbare factoren als belangrijke strategische indicatoren.

Een balanced scorecard gebruiken als een Performance Management Tool

Een positief resultaat van het gebruik van een balanced scorecard is dat het de prestaties op meerdere gebieden gemakkelijk waarneembaar maakt. Wanneer u alle aspecten van een baan in overweging neemt, kunt u zien welke gebieden sterk zijn en welke gebieden zwak zijn. Wanneer u naar slechts één aspect van de prestaties kijkt, kunt u zien of er een algemeen probleem is, maar u hebt niet de informatie die u nodig hebt om de situatie op te lossen.

Steve is bijvoorbeeld de manager van de productensectie van een supermarkt. Traditioneel keek zijn manager naar zijn winst- en verliesaantallen en besliste hij of hij een goede of een slechte manager was. Maar kijk eens wat er gebeurt als je de andere drie gebieden van zijn verantwoordelijkheid toevoegt aan de balanced scorecard.

Klant: Welk type feedback ontvang je van klanten? Heb je klachten gekregen over de kwaliteit van de producten? Of is de afdeling geprezen voor een kwaliteitsproduct? Wat zeggen de klanten over het personeel? Vinden ze ze nuttig of nutteloos?

Het is eenvoudig om te bepalen wie de klant is in een winkelorganisatie en soms niet zo vanzelfsprekend in een interne afdeling, maar iedereen heeft een klant. U moet identificeren wie die klant is voor elke groep, zowel de interne als externe klanten.

Deze hypothetische productmanager moet specifieke statistieken hebben die u bekijkt om te bepalen hoe de klantenservice werkt. Goede cijfers van klanten en goede financiële resultaten zijn beide positief. Slechte cijfers en grote financiële problemen kunnen betekenen dat u een serieus probleem te wachten staat.

Als uw manager bijvoorbeeld de winst verhoogt door producten van mindere kwaliteit te verkopen, gaan klanten uiteindelijk ergens anders heen. Als u naar de feedback van de klant kijkt, wordt u gewaarschuwd.

Werkwijze: Processen zijn activiteiten die intern zijn voor het bedrijf. Hoe doet deze manager het met interne processen en procedures? Heeft hij de procedures voor zijn verantwoordelijkheidsgebied ontwikkeld en sluit hij zich aan bij de algemene bedrijfsprocessen?

Wanneer u processen en procedures implementeert tussen sites of tussen afdelingen, worden deze in deze categorie gemeten. Bovendien kunnen de gemeten processen specifiek zijn voor zijn afdeling.

Dus, Steve, de voorbeeldproductiemanager heeft processen voor het kopen, roteren en verkopen van producten. Hoeveel producten worden er weggegooid? Wat zijn zijn processen voor het verwerken van afgedankte producten om uw verhoogde winst te verzekeren?

Nogmaals, als u alleen kijkt naar winst en verlies, weet u misschien niet waar u verbeteringen moet aanbrengen, maar als u naar winst kijkt en ontdekt dat de producten niet goed worden herverpakt, geeft dit u inzichten.

Organisatorische capaciteit - Leren en groei: Je moet elke manager van mensen verantwoordelijk houden voor hun mensen. Een manager met een hoge omzet is geen goede manager. Een manager wiens mensen nooit bereid zijn om naar een hoger niveau te gaan, is geen goede manager.

Wanneer je het over mensen hebt, kun je je nooit helemaal focussen op het heden - je moet je altijd voorbereiden om vooruit te komen, en dat vereist training en ontwikkeling.

U moet dus de voorbeeldproducersmanager aansprakelijk houden voor zijn omzet, evenals zijn pijplijn voor interne posities en externe groei (over zijn afdeling). In een supermarktomgeving heb je mensen nodig die over een verschillende opleiding beschikken en die meerdere afdelingen begrijpen, vooral op managementniveau. Ze kunnen alleen in staat zijn om meerdere afdelingen te beheren als ze het werk ook op de lagere niveaus doen.

Dit, in combinatie met de interne processen, maakt deel uit van de balanced scorecard en helpt managers te weten hoe ze het doen met hun mensenprocessen.

Wanneer u alle vier deze gebieden bekijkt (en elk gebied meerdere doelen kan hebben), hebt u een geweldige tool voor prestatiebeheer gecreëerd. U weet over het algehele succes van de persoon en de factoren waaruit dat succes of falen bestaat. Met de balanced scorecard kunt u problemen verhelpen voordat permanente schade wordt aangericht.

Moet u zich houden aan de traditionele balanced scorecard?

Absoluut niet. Voer aanpassingen aan uw balanced scorecard uit om te ondersteunen wat uw bedrijf nodig heeft. U kunt zelfs de balanced scorecard-benadering gebruiken voor het beheren van uw eigen leven.

Elk aspect van uw leven en bedrijf is veelzijdig en met de balanced scorecard kunt u alle verschillen op één plek bekijken. Het geeft je een overzicht dat je kan helpen bepalen welke kant je op wilt - voor echt succes in werk en leven.