I-9 Formaliteiten voor werknemingsvoorwaarden

Wanneer ze worden aangenomen voor een nieuwe baan, moeten werknemers bewijzen dat ze wettelijk het recht hebben om in de Verenigde Staten te werken. Als onderdeel van het nieuwe papierwerk van de werkgever moet een nieuwe medewerker een I-9-formulier invullen. Dit document is de geaccepteerde methode voor werknemers om te verifiëren of ze in aanmerking komen om in de VS te werken.

Wat is een I-9-formulier?

Wanneer werkgevers nieuwe werknemers in dienst nemen, moeten ze de identiteit van elke nieuwe werknemer en zijn geschiktheid om te werken verifiëren. Een formulier om in aanmerking te komen voor tewerkstelling (I-9) is een formulier dat is opgesteld door de Amerikaanse afdeling voor burgerschap en immigratie (USCIS) van het Department of Homeland Security (DHS) en moet worden ingevuld voor elke werknemer die in de Verenigde Staten is aangenomen en is gewend om de identiteit van een werknemer verifiëren en bepalen of hij of zij in aanmerking komt om aan het werk te gaan voor het bedrijf. Zorg ervoor dat u de nieuwste versie van de I-9 gebruikt, die is herzien met ingang van 17 juli 2017.

Wanneer Formulieren voor geschiktheid van werk zijn voltooid

Een Formulier voor geschiktheid voor tewerkstelling (I-9) moet tijdens het wervingsproces voor alle nieuwe medewerkers worden ingevuld. De werkgever moet de ontvankelijkheids- en identiteitsdocumenten van de werknemer verifiëren en de documentinformatie registreren op het I-9-formulier binnen drie dagen na indiensttreding.

Werkgevers die geen I-9-formulieren invullen en bijhouden voor elke nieuwe aanwerving, kunnen worden onderworpen aan boetes of andere wettelijke gevolgen van het ministerie van arbeid. Medewerkers moeten originele documenten, geen fotokopieën, van documentatie overleggen om te bewijzen dat zij wettelijk het recht hebben om in de Verenigde Staten te werken. Bij uitzondering kan een werknemer een gewaarmerkt afschrift van een geboorteakte overleggen.

Oorsprong van de I-9

De Immigration Reform and Control Act van 1986 (IRCA) achtte Amerikaanse werkgevers wettelijk verantwoordelijk voor de verificatie van de geschiktheid van werk die vereist is voor alle nieuwe werknemers. Hoewel het I-9-formulier niet verplicht is voor vrijwilligers of contractmedewerkers, moeten buitenlanders met een tewerkstellingsvisum het formulier invullen.

Als een medewerker niet in staat is om in het Engels te lezen of te schrijven, staat het formulier een vertaler of juridisch voorbereider toe om het formulier in naam van de werknemer in te vullen. Vanaf oktober 2004 kan het I-9-verificatieproces elektronisch worden voltooid.

Vereiste documentatie om geschiktheid voor werk aan te tonen

Naast uw persoonlijke basisinformatie, moet u bij het invullen van een I-9-formulier ten minste één van de goedgekeurde vormen van documentatie verstrekken om uw identiteit te bewijzen en in aanmerking te komen om in de VS te werken. De documentatie bevat meestal een soort van foto-identificatie en bevestiging van de wettelijke status in het land en zal worden gebruikt als een kruiscontrole.

Aanvaardbare I-9-documenten

Er zijn drie categorieën documenten die u mag indienen. Medewerkers moeten een van de documenten uit lijst A of een van de documenten uit lijst B en een van de documenten uit lijst C voorleggen.

Lijst A (documenten die zowel identiteit als geschiktheid voor het beroep aantonen)

• Paspoort van de Verenigde Staten
• Permanente Resident-kaart of Alien Registration Receipt-kaart (I-551)
• Tijdelijke residentiekaart (I-688)
• Employment Authorization Document (I-766, I-688B of I-688A)
• Buitenlands paspoort met tijdelijke I-551-stempel
• Voor vreemdelingen die toestemming hebben om alleen voor een specifieke werkgever te werken, buitenlands paspoort met formulier I-94 dat werk bij deze werkgever toestaat

Lijst B (documenten die alleen identiteit vaststellen)

• Rijbewijs afgegeven door een staat of afgelegen bezit
• ID-kaart uitgegeven door een staat of afgelegen bezit
• Indiaans stammendocument
• Canadese rijbewijs of ID-kaart met foto (voor Canadese vreemdelingen die toestemming hebben om alleen voor een specifieke werkgever te werken)
• School-ID-kaart met een fotografie
• Voter's registratiekaart
• Militaire kaart van de Verenigde Staten of rapportrecord
• Identiteitskaart van militair afhankelijk

Lijst C (Documenten die alleen geschikt zijn om in aanmerking te komen voor werk)

• Sociale-zekerheidsrekeningnummerkaart zonder werkbeperkingen
• Origineel of gecertificeerd exemplaar van een geboorteakte met een officieel zegel dat is uitgegeven door een staats- of plaatselijke overheidsinstantie
• Certificaat van geboorte in het buitenland
• Amerikaanse burger-ID-kaart
• Indiaans stammendocument
• Formulier I-94 machtiging tot tewerkstelling bij deze werkgever (voor vreemdelingen die gemachtigd zijn om alleen voor een specifieke werkgever te werken)
• Consulair verslag van de geboorte in het buitenland (Form FS-240)

Wanneer hoeft u geen I-9-formulier in te vullen

Sinds de wet werd ingesteld op 6 november 1986, moeten de meeste betaalde werknemers I-9-formulieren indienen. Er zijn echter enkele uitzonderingen op de regel. U hebt geen I-9-formulier nodig als u:

• Werden ingehuurd op of vóór 6 november 1986 en blijven werken met de verwachting om in de toekomst bij uw bedrijf te kunnen blijven.
• Je wordt ingehuurd voor 'ongedwongen huishoudelijk werk', zoals babysitten, nannying of schoonmaken, in een privéwoning met tussenpozen.
• U bent een onafhankelijke aannemer.
• U werkt niet fysiek in de Verenigde Staten.

Geen I-9 documentatie?

Een medewerker die niet het vereiste document, of een ontvangstbewijs voor een vervangend document (in het geval van verloren, gestolen of vernietigde documenten) levert, binnen drie werkdagen na de datum waarop het werk begint, kan worden beëindigd. Een medewerker die een ontvangstbewijs voor vervanging toont, heeft 90 dagen om de vervangende documenten te presenteren.

Als u een kopie van uw documentatie nodig heeft, kunt u deze mogelijk online aanvragen.

I-9 Formulier herverificatieproces

Burger I-9-formulieren van de Verenigde Staten zijn onbeperkt geldig, tenzij er een verschil in baan is dat langer is dan één jaar. Buitenlandse onderdanen op een werkvisum of studenten en uitwisselingsbezoekers moeten hun I-9 bij elke verlenging opnieuw laten verifiëren, of nadat hun visum is verlopen met een nieuwe vergunning voor arbeidsvergunning.

I-9-formulieren moeten door de werkgever worden bewaard gedurende drie jaar na de startdatum van een werknemer of één jaar nadat zijn of haar dienstverband is beëindigd, naargelang welk tijdstip later valt.

Antidiscrimination-clausules

De IRCA-wetgeving die verantwoordelijk is voor de I-9 bevat ook antidiscriminatieclausules. In het kader van het IRCA kunnen Amerikaanse staatsburgers, permanente bewoners en asielzoekers die legaal in de Verenigde Staten mogen werken in de Verenigde Staten legaal worden ontslagen, of hun werk op grond van afkomst of burgerschap krachtig worden beëindigd. Bovendien moeten werkgevers elk van de bovengenoemde documenten voor het I-9-formulier accepteren, op voorwaarde dat het gaat om originelen of gewaarmerkte kopieën. Het IRCA is uitvoerbaar voor alle werkgevers met drie of meer werknemers.

Werkgever Verificatie van I-9 informatie

Werkgevers kunnen de I-9-informatie van een medewerker online controleren om boetes of boetes te voorkomen door het E-Verify-systeem te gebruiken. Dit is een online service die wordt aangeboden door de federale overheid en die informatie vergelijkt met het formulier I-9 van een medewerker, de geschiktheid om in aanmerking te komen voor werk, en informatie uit het Amerikaanse Department of Homeland Security and Social Security Administration om de geschiktheid van het werk te bevestigen. Het sofinummer van de werknemer is vereist om een ​​verificatie uit te voeren met behulp van E-Verify en het systeem kan niet worden gebruikt om een ​​verlopen machtiging voor tewerkstelling opnieuw te verifiëren.

Sancties voor werkgevers die ongeoorloofde werknemers in dienst nemen

Werkgevers die niet-geautoriseerde werknemers in dienst nemen, kunnen een boete krijgen tussen $ 250 en $ 5000 per werknemer, afhankelijk van de ernst van de situatie. Als een bedrijf is veroordeeld voor drie of meer overtredingen, kunnen de straffen helemaal oplopen tot $ 10.000 per illegale werknemer of meer en tot zes maanden gevangenisstraf voor de werkgever. Het accepteren van frauduleuze documenten kan er ook toe leiden dat een bedrijf tussen $ 375 en $ 3.200 betaalt voor de eerste overtreding, en het dubbele van de laatste per document voor extra exemplaren.

Ten slotte kunnen werkgevers een boete krijgen of andere repercussies hebben voor discriminatie op basis van staatsburgerschap, nationale afkomst, documentfraude of afwijzing of vergelding.

De informatie hierin is geen juridisch advies en is geen vervanging voor dergelijk advies. Staats- en federale wetten veranderen vaak en de informatie is mogelijk niet de wetgeving van uw eigen land of de meest recente wijzigingen in de wet.