Hoe een effectieve vergaderagenda te ontwikkelen

Een vergaderagenda is een lijst met items die deelnemers hopen te bereiken tijdens een vergadering. De agenda moet voorafgaand aan een vergadering worden verspreid, minimaal 24 uur van tevoren, zodat de deelnemers de gelegenheid hebben om zich voor te bereiden op de vergadering. Bij voorkeur moet de agenda zo mogelijk enkele dagen vóór de vergadering beschikbaar zijn.

Een vergaderagenda ontwikkelen

Bepaal eerst of andere werknemers nodig zijn om u te helpen bij het plannen van de vergadering. Bepaal vervolgens wat u hoopt te bereiken door de vergadering te houden en haalbare doelen voor uw vergadering vast te stellen. De doelen die u stelt, zullen het kader vormen voor een effectief vergaderplan. Zorg ervoor dat u niet meer gepland hebt dan redelijkerwijs haalbaar is binnen het tijdsbestek van uw vergadering.

Zoals Stephen Covey zei in de "De 7 gewoonten van zeer effectieve mensen", "Begin met het einde in gedachten". Uw doel voor de vergadering bepaalt de focus van de vergadering, de vergaderagenda en de deelnemers aan de vergadering.

Overweeg vervolgens hoeveel tijd u verwacht nodig te hebben voor elk agendapunt. Als de vergadering een uur duurt en je hebt vijf agenda-items, dan krijg je een algemeen idee van het tijdsbestek waarmee je werkt. Het betekent niet dat elk agendapunt precies 12 minuten moet zijn, maar de vijf gecombineerd kunnen uiteraard niet gemiddeld meer tijd dan dat.

Beslissingen te nemen

Nadat u uw algemene doel hebt bepaald, moet u of uw team bepaalde beslissingen nemen. Behalve het doel of het doel van de vergadering, neem het ook op met uw agenda:

• Een datum, tijd en locatie voor de vergadering
• Deelnemers hadden de vergadering nodig
• Onderwerpen voor discussie
• De hoeveelheid tijd die u verwacht voor de groep zal elk item moeten bespreken
• Pre-werk voor de vergadering. Dit omvat het lezen, documentatie, gegevens, vergadermomenten van een eerdere vergadering of een andere voorbereiding die uw daadwerkelijke vergadering succesvol zal maken. Relevante documenten moeten aan de kennisgeving van de vergadering en de agenda worden toegevoegd wanneer u deze aan uitgenodigde deelnemers verspreidt.

Identificerende deelnemers

Zodra u hebt besloten dat een vergadering nodig is om uw doel te bereiken, moet u een lijst met deelnemers ontwikkelen. Niet elke medewerker kan of zou aan elke vergadering moeten deelnemen, maar het uitnodigen van de juiste deelnemers zal uw kans op succes vergroten. Bepaal uw deelnemers door uzelf enkele vragen te stellen:

• Wie moet de oplossing bezitten die de groep ontwikkelt?
• Wie is de eigenaar van het proces dat de groep bespreekt?
• Wie moet de informatie kennen die u verspreidt?
• Wie kan gegevens en feiten verstrekken om de besluitvorming te begeleiden?
• Wie heeft ervaring of expertise om te delen met de groep?
• Wie moet de implementatie van oplossingen of taken ondersteunen?
• Wie moet toestemming of middelen verstrekken om het resultaat van de vergadering te bereiken?
• Wie kan zich verzetten tegen de implementatie van oplossingen of aanwijzingen?

Regelmatig geplande vergaderingen

Niet elke vergadering heeft een speciaal ontwikkelde agenda nodig. De meeste werknemers hebben regelmatig geplande vergaderingen voor hun afdelingen of werkgroepen. Je hebt ook teams en projecten waaraan je deelneemt.

Voor een lopend project is misschien geen nieuw ontwikkelde agenda nodig voor elke vergadering, maar uw team kan goed worden bediend door een standaardaanpak voor uw vergadering te hanteren.

De reguliere personeelsvergadering is verdeeld in drie segmenten waarvoor elk standaard agenda-items heeft:

1. Informatieve items: Schrijf alle agendapunten die informatief zijn voor elke vergadering. De manager werkt de groep bijvoorbeeld bij over de uitkomsten van de vergadering van het senior management.
2. Actie-items: Plaats op de agenda alle items waarvan u verwacht dat de groep deze op elke reguliere geplande vergadering wil bekijken. Bijvoorbeeld prestaties naar budget voor de periode en de identificatie van kostenbesparingen en voortdurende verbeteringen die de groep van plan is te bereiken.
3. Vooruit plannen: Plaats op de agenda alle items die de groep wil plannen of van tevoren voorbereiden. Bijvoorbeeld de kortetermijndoelen voor de volgende maand of de behoefte aan collega-assistentie bij aankomende opdrachten.

Als u deze richtlijnen volgt wanneer u uw vergaderagenda ontwikkelt, vergroot u de kans dat uw vergadering productiever zal zijn.

Wat op te nemen

Een agenda voor een regelmatig geplande vergadering kan helpen bij het produceren van de resultaten die u zoekt door enkele basisitems op te nemen:

• Opwarming en groeten. Overweeg een korte ijsbreker, afhankelijk van hoe vaak de groep samenkomt.
• Bekijk het doel, de agenda en de verwachte resultaten en het product van de vergadering.
• Controleer, corrigeer (indien nodig) en keur de notulen van de vorige vergadering goed.
• Zorg voor passende afdelings- en bedrijfsinformatie die het team nodig heeft.
• Bekijk de voortgang van actie-items, actieplannen en toezeggingen. Bekijk de voortgang van de groep op doelen.
• Bespreek en maak beslissingen over de agendapunten voor deze vergadering.
• Identificeer de volgende stappen.

• Identificeer het doel, de uitkomst en de agenda voor de volgende vergadering.
• Aan het einde van de vergadering moet de notulist de toezeggingen nakijken die mensen tijdens de vergadering hebben gedaan.
• Identificeer eventuele hulp van mensen die niet in de groep zitten en wijs deelnemers toe om contact te maken.
• Bepaal wie buiten de deelnemers van de vergadering moet weten wat en beslis hoe u de communicatie wilt uitvoeren.
• Verspreid notulen binnen 24 uur na de vergadering of onmiddellijk als de notulist ze elektronisch heeft genomen.