Uitvoeren van moeilijke werkbesprekingen

Uitdagende gesprekken zijn de levensader van prestatieverbetering en probleemoplossing voor managers op alle niveaus. Helaas zijn te veel managers van plan deze gesprekken uit te voeren uit angst voor represailles of omdat ze denken dat het gesprek hun relatie met de andere partij in gevaar zal brengen. Het is essentieel om controle te krijgen over die emoties, en de beste manier om vertrouwen te ontwikkelen voor het leveren van moeilijke gesprekken is om een ​​gestructureerd proces te volgen.

10 tips voor het verbeteren van uw comfort bij moeilijke gesprekken

1. Doe het planningswerk: Uw observatie van het gedrag in kwestie en uw vermogen om dat gedrag aan het bedrijf te verbinden, zijn essentieel. Weet waar je het gesprek naartoe wilt laten gaan. Echte feedbackmeesters ontwikkelen de discipline om hun geplande gespreksopener uit te schrijven en te oefenen. Voorafgaande planning voorkomt slechte prestaties!
2. Tijdigheid is essentieel: Als je ooit een jaarlijkse functioneringsgesprek hebt ontvangen waarin kritiek werd opgenomen op iets dat je een paar maanden geleden deed of niet deed, weet je hoe waardeloos de laatste feedback is. Het is uw taak als manager om ervoor te zorgen dat de feedback gedrags-, bedrijfsgericht en actueel is. Mijn schrijfpartner voor mijn eerste boek, Practical Lessons in Leadership, suggereerde dat de waarde van constructieve feedback met 50% daalde, elke dag dat je het uitstelde.

   Als de emoties warm zijn, laat de dingen een beetje afkoelen. Terwijl ik zojuist smeekte om je te smeken om tijdige feedback te geven - zo dicht mogelijk bij het incident - als het warm wordt, neem je een dag de tijd om ze wat te laten afkoelen. Laat het niet te lang blijven hangen.

1. Kies de instelling: Als uw moeilijke onderwerp mogelijk gênant is of als u anticipeert op een emotionele reactie, vermijdt u open-office-omgevingen of vergaderruimtes met glazen ramen. Vergis u niet aan de andere kant door een instelling te selecteren die ontworpen is om te intimideren. Een neutrale privéomgeving is het beste voor moeilijkere gesprekken. Als u bang bent voor fysieke repercussies, neem dan contact op met uw H.R.-vertegenwoordiger die kan besluiten om bij u te zijn.
2. Bereid je houding voor: Het is essentieel om deze discussies met een gevoel van zelfvertrouwen en een houding aan te gaan die laten zien dat je kalm en toegewijd bent aan een positief resultaat. Je stem, lichaamstaal en oogcontact zijn allemaal belangrijk. Vergeet niet dat dit gesprek belangrijk is voor uw bedrijf, uw team en het individu dat tegenover u zit. Beheer jezelf om het juiste oplossingsniveau te portretteren met het juiste niveau van zorg voor het welzijn van de andere partij.

1. Gebruik de openingszin die u hebt voorbereid in de planningsessie: Een goede opener identificeert het gedrag, koppelt het aan de impact van het bedrijf en duidt op de noodzaak van verandering. Voel je niet gedwongen om het in dankwoord te verpakken. Hoewel sommige feedbackbeoefenaars waardering hebben voor het 'opdelen' van constructieve feedback met positief, geloven velen dat dit de boodschap eenvoudigweg verwart. En, natuurlijk, zou u positieve feedback moeten geven - wanneer u deze verdient - vroeg en vaak.
2. Verlies geen controle over het gesprek: Meer dan een paar goedbedoelende managers hebben zichzelf ondersteboven gehouden in deze gesprekken. Als de deelnemer op uw openingsverklaring reageert met iets als: "Wel, dat zou ik gedaan hebben als u een betere manager was," verdedig dan niet en laat het gesprek veranderen in een argument over uw uitvoering. Een redelijk antwoord zou kunnen zijn: "John, dit gesprek gaat over het gedrag dat ik heb beschreven en de impact die het heeft op ons bedrijf, niet over mijn prestaties."

1. Laat u niet ontsporen door Waterworks: Zowel mannen als vrouwen huilen bij gelegenheid, en hoewel ongemakkelijk, is het vaak de manier van het individu om te reageren op stress. Wees voorbereid met een tissue. Geef ze tijd om te componeren. Neem zo nodig een korte pauze. Je kunt empathisch zijn met de situatie, laat de tranen gewoon je ontsporing niet belemmeren om tot de juiste oplossing te komen.
2. Promoot een dialoog: De beste feedback en op gedrag gerichte gesprekken zijn discussies, geen monologen. De andere partij geeft u waar nodig gelegenheid om een ​​discussie op te zetten. Sonde om het begrip te bevestigen en om ideeën te vragen over het versterken of veranderen van het betreffende gedrag. Je weet dat het werkt wanneer de ontvangende partij ideeën biedt over zijn / haar eigen verbeteringen.

1. Vergeet niet om te werken naar uw geplande richting voor het gesprek: Als het gedrag een vaardigheids- of kennisgerelateerde activiteit is, kom dan voorbereid met ideeën voor training. Als het coaching is om het vertrouwen te versterken of het individu aan te moedigen om de volgende stap te zetten, doe dan je coachinghoed aan. Als het onderwerp is gericht op onaanvaardbaar gedrag, herhaal dan de zakelijke impact van het gedrag en bied duidelijke begeleiding bij het vermijden hiervan in de toekomst. Wanneer het gaat om de moeilijkste onderwerpen van uitvoering of gedrag, moeten er implicaties zijn voor niet-naleving.

1. Samen een actieplan opstellen: Zodra je duidelijkheid hebt gekregen over het probleem, werk je samen om de weg voorwaarts te bepalen. Maak een plan van aanpak en leg een duidelijke datum vast voor de follow-up en bespreek de voortgang.

Het komt neer op

De meeste managers houden vast aan het uitvoeren van wat zij zien als een moeilijk gesprek. Het andere geheim is dat de meeste mensen feedback willen en willen verbeteren. In de peiling na de peiling in mijn workshops, geven mensen uitermate te kennen dat ze willen dat hun managers hen meer feedback zouden geven, zowel constructief als positief. In plaats van deze prestatie-, loopbaan- en bedrijfsverbeterende discussies uit te stellen, moet u van plan zijn om succes te boeken en het bovenstaande proces en de bovenstaande tips gebruiken om u te helpen uw prestaties te versterken met deze cruciale managementtool.