Vergoeding werknemerteller

Werknemersvergoeding voor het gebruik van uw eigen auto zal enigszins variëren per werkgever en sector, maar de meeste organisaties compenseren werknemers tegen ongeveer het standaard afstandstarief dat is vastgesteld door de IRS of de privévergoeding voor huishoudelijk gebruik. Het tarief wordt jaarlijks vastgesteld door de General Services Administration (GSA) op basis van onderzoek door een onafhankelijk adviesbureau over de huidige kosten voor het gebruik van een voertuig.

Voor 2019 is het standaard afstandstarief bepaald op 58 cent per gereden mijl, tegenover 54,5 cent voor 2018. Dit vaste standaardtarief omvat de kosten van verzekering, registratie, gas, olie en onderhoud. Voor iemand die veel voor zijn werk zorgt, kan dit resulteren in een aanzienlijke aftrek.

Bedrijf Kilometerstand Vergoeding Tarieven

De meeste werkgevers vergoeden het IRS- of GSA-tarief, omdat zij tot dat bedrag als een uitgave kunnen aftrekken wanneer zij hun aangifte inkomstenbelasting indienen, hoewel er andere complexe belastingformules zijn die werkgevers kunnen gebruiken. Wanneer gekwalificeerde werknemers tijdens economische uitbreidingen moeilijk te vinden zijn, zullen werkgevers waarschijnlijk eerder concurrerende vergoedingspercentages bieden.

De Internal Revenue Service vereist dat vergoedingsbetalingen gescheiden van het salaris worden gedaan, zonder dat er belastingen worden ingehouden. Sommige werkgevers zullen daarom onkostenvergoedingen via het crediteurenstelsel verwerken om ze gescheiden te houden van de loonlijst en om de naleving van de IRS-wetten te handhaven.

Als uw werkgever vergoedt tegen of in de buurt van het GSA- of IRS-tarief, kunt u er zeker van zijn dat u een eerlijke deal krijgt.

Overheidswerknemersvergoeding

Medewerkers van de overheid worden altijd terugbetaald tegen exact het GSA-tarief als het gebruik van een privéauto is toegestaan ​​of als er geen overheidsvoertuig beschikbaar is.

Vergoedingen voor autokosten

U moet een mijlenlogboek, gasontvangsten en documentatie van elk ander toegestaan ​​onkostenbewijs met betrekking tot uw auto opgeven. Zonder gedetailleerde gegevens kan uw onkostendeclaratie worden geweigerd. Of erger nog, uw werkgever zou mogelijk disciplinaire maatregelen kunnen nemen als hij denkt dat uw claim frauduleus is. Veel werkgevers vereisen gelijktijdige archivering, net als de IRS. Probeer niet om uw kilometerstand in te schatten, omdat dit mogelijk in strijd is met het beleid van uw werkgever.

Het bijhouden van pen en papier in uw auto is een methode, zij het een vervelend; een betere keuze is een kilometerstand-tracking-app die automatisch uw reizen bijhoudt in een gelijktijdig logboek dat u kunt afdrukken of downloaden. Het is een efficiënte manier om het aantal kilometers, begin- en eindpunten en het zakelijke doel van de rit bij te houden met uw onkostendeclaratie.

Andere manieren Werkgevers compenseren werknemers voor auto-uitgaven

Volgens de Society for Human Resource Management zijn dit veel voorkomende alternatieven voor kilometervergoedingen, omdat manieren om werkgevers te compenseren voor bedrijfskosten, zijn:

Toeslag voor platte auto's.Werkgevers bieden werknemers een autovergoeding voor een auto, zoals $ 400 per maand, om de kosten van brandstof, slijtage, banden en meer te dekken.

FAVR-programma's.Werkgevers vergoeden werknemers met een vergoedingsprogramma met vaste en variabele tarieven (FAVR), waarbij werknemers worden vergoed voor vaste kosten (zoals verzekering, belastingen en registratierechten) en variabele voertuigkosten (zoals brandstof en onderhoud). De vergoedingen zijn belastingvrij voor werknemers als aan bepaalde uitgavenvereisten wordt voldaan.

Belastinggevolgen voor kilometervergoedingen

Kilometervergoedingen worden beschouwd als belastingvrije uitbetalingen door werkgevers zolang ze gedocumenteerd zijn en uw werkelijke uitgaven niet overschrijden. Uw werkgever kan echter niet direct de bedrijfskosten zoals reparatie of onderhoud voor uw auto betalen zonder fiscale gevolgen. Andere uitgaven, zoals tol die rechtstreeks verband houdt met zakelijk vervoer, kunnen zonder belasting worden terugbetaald, mits u bonnen heeft.

Sommige werkgevers bieden een maandelijkse vergoeding voor autokosten. Als werknemers verplicht zijn om uitgavenstaten aan te leggen, worden ze alleen belast voor elk bedrag dat ze ontvangen bovenop de geregistreerde uitgaven. Als werkgevers geen documentatie nodig hebben, kan de vergoeding aan belasting worden onderworpen.

Niet-vergoede auto-uitgaven

Vanaf het belastingjaar 2018, met de invoering van de Tax Cuts and Jobs Act, zullen werknemers niet langer niet-terugbetaalde autokosten kunnen aftrekken. In 2017 en eerdere jaren waren deze kosten aftrekbaar in de mate dat ze meer dan 2% van het gecorrigeerde bruto inkomen bedroegen. Werknemers die veel gaan rijden als onderdeel van het uitvoeren van hun functieverantwoordelijkheden, moeten daarom het beleid voor terugbetalingen van bedrijven zorgvuldig evalueren wanneer ze hun werkaanbieding beoordelen.

Als een werkgever doorgaans geen autokosten vergoedt, kunt u aanbieden om het salaris te verlagen in ruil voor een vergoeding, omdat de vergoeding wordt beschermd tegen belasting als de kosten op de juiste manier worden gedocumenteerd. U kunt ook een hoger salaris bespreken om rekening te houden met de extra belastingdruk in het kader van de nieuwe belastingwetgeving.

Volgens de IRS, ondanks de schorsing van diverse gespecificeerde aftrekposten, zijn aftrekposten voor uitgaven die aftrekbaar zijn bij het bepalen van het gecorrigeerde bruto inkomen niet geschorst. Bijvoorbeeld leden van een reservecomponent van de strijdkrachten van de Verenigde Staten (strijdkrachten), staats- of lokale overheidsfunctionarissen die op basis van een vergoeding zijn betaald, en bepaalde uitvoerend artiesten hebben recht op niet-terugbetaalde reiskosten van werknemers als een aanpassing aan het totale inkomen op regel 24 van Schema 1 van Form 1040 - 3 - (2018), niet als een gespecificeerde aftrek van schema A van formulier 1040 (2018), en kan daarom de zakelijke standaard kilometertarief blijven gebruiken.

De informatie hierin is geen fiscaal of juridisch advies en is geen vervanging voor dergelijk advies. Staats- en federale wetten veranderen vaak en de informatie is mogelijk niet de wetgeving van uw eigen land of de meest recente wijzigingen in de wet.