Feedback geven aan defensieve werknemers

Feedback is een van de krachtigste tools in de toolkit van de manager voor het verbeteren van de prestaties op de werkvloer.

• Positieve feedback richt zich op het identificeren en versterken van het gedrag dat hoge prestaties bevordert.
• Constructieve feedback - vaak aangeduid als negatieve feedback - is gericht op het identificeren en bevorderen van gedragsveranderingen die afbreuk doen aan hoge prestaties.

Effectieve feedback is specifiek voor het gedrag (zowel negatief als positief) en wordt zo dicht mogelijk bij het voorkomen geleverd. Terwijl gemotiveerde professionals zowel positieve als constructieve feedback waarderen, zijn managers vaak ongemakkelijk in het leveren ervan, met name alles dat als negatief wordt beschouwd. In enquêtes en onderzoeksstudies vrezen managers die worstelen met het leveren van constructieve feedback dat ze niet gemogen worden of dat ze bang zijn om een ​​incident te creëren door kritiek te bieden.

Door de geschetste suggesties te volgen en in praktijk te brengen, kan de manager de angst wegnemen door negatieve feedback te geven en het gesprek om te zetten in een constructieve gebeurtenis.

10 tips om u te helpen negatieve feedback te geven

1. Krijg je emoties onder controle. Je wilt de acties van iemand anders niet bekritiseren als je boos of boos bent. Als de gemoederen warm zijn, neem dan de tijd om dingen te laten afkoelen. Hoewel effectieve, constructieve feedback zo dicht mogelijk bij het waargenomen incident wordt gegeven, is het bij een verhitte situatie prima om een ​​vergadering voor de volgende dag te plannen.
2. Lever nooit negatieve feedback voor het teamlids. Vind een privéplaats. Voer de vergadering uit op uw kantoor of plan een conferentieruimte voor uw feedbackdiscussie.

1. Focus op het waargenomen gedrag, niet op de persoon. Onthoud dat het doel van constructieve feedback is gedrag te elimineren dat afbreuk doet aan hoge prestaties. Als de persoon waarneemt dat hij of zij persoonlijk wordt aangevallen, zullen ze snel defensief worden en de kans op een zinvolle discussie verloren gaan.
2. Wees specifiek. Effectieve feedback is specifiek. suggereren, "John, dat heb je zeker gemaakt," misschien wel waar, maar het vertelt John niet wat hij verkeerd heeft gedaan. Hetzelfde geldt voor het vertellen aan Mary dat ze te laat is om te vaak te werken. Beschrijf in plaats daarvan het zeer specifieke gedrag en identificeer de zakelijke implicaties van het gedrag. Bijvoorbeeld: "Mary, wanneer je te laat bent voor je dienst, moeten we iemand uit de eerdere dienst overnemen. Dit vereist dat we overuren betalen, het is een ongemak voor je collega en het kan de kwaliteit verminderen als ze je specifieke baan niet begrijpen. je begrijpt?"

1. Wees op tijd. Als je ooit een lange lijst met negatieve feedbackcommentaren hebt ontvangen over een jaarlijkse prestatiebeoordeling, begrijp je hoe waardeloos deze input lang na het feit is. Terugkoppeling van alle soorten moet zo snel mogelijk na het evenement worden gegeven.
2. Blijf kalm. Ongeacht hoe boos je bent, het loont nooit om de controle over je emoties te verliezen. Als u, zoals hierboven vermeld, tijd nodig heeft om uw emoties te verzamelen, kunt u de discussie een paar uur of maximaal een dag uitstellen. Herinner jezelf eraan dat de bedoeling van feedback is om verbetering te bevorderen en de discussie met deze positieve houding te benaderen.

1. Bevestig opnieuw uw vertrouwen in de persoon. Het versterkt stap drie, maar hier vertel je hen dat je nog steeds vertrouwen hebt in hen als persoon en in hun capaciteiten; het is gewoon hun uitvoering waarvan je wilt dat ze veranderen. Zeg iets als "u bent een goede klantenservice, dus ik ben er zeker van dat u de noodzaak ziet om geduldiger te zijn met klanten."
2. Stop met praten en nodig de andere partij uit om deel te nemen. Nadat u de persoon hebt verteld welke specifieke, recente acties ongepast waren en waarom, stop met praten. Geef de andere persoon de kans om op uw verklaringen te reageren en om verhelderende vragen te stellen.

1. Definieer en ga akkoord met een wederzijds aanvaardbaar actieplan. Maak een afspraak over welke toekomstige prestaties geschikt zijn voor de werknemer. Als er specifieke dingen zijn die de werknemer moet doen of moet stoppen met doen, zorg dan dat deze duidelijk geïdentificeerd zijn. Als er iets is wat u moet doen, misschien aanvullende training voor de werknemer, ben het daar ook mee eens.
2. Bepaal een tijdstip voor follow-up.Het instellen van een duidelijke datum en tijd om acties en verbetering te beoordelen, is een belangrijk onderdeel van het feedbackproces. Het legt verantwoording af en verbetert de kans op prestatieverbetering.

En onthoud, nadat u de constructieve feedback hebt gegeven en overeenstemming hebt bereikt over een resolutie en een follow-upplan, ga door met de taak. Bewaar geen slechte wil jegens de werknemer omdat deze een fout heeft gemaakt. Laat ze niet over hen zweven uit angst dat ze nog een fout maken. Volg hun prestaties op dezelfde manier als alle medewerkers, maar niet obsederen.