Een checklist voor succes wanneer u werknemers inhuurt

Selectie en inhuren Checklist

Wilt u een superieur personeelsbestand werven en aannemen? Deze checklist voor het aannemen van werknemers helpt u bij het systematiseren van uw sollicitatieproces, of het nu uw eerste werknemer is of een van de vele werknemers die u inhuurt. Met deze checklist kunt u uw wervingsinspanningen bijhouden.

Deze wervingschecklist communiceert zowel het wervings- als het rekruteringsproces en de voortgang van het rekruteren voor de personeelsverantwoordelijke. Uw feedback en opmerkingen zijn welkom om deze checklist voor het aannemen van werknemers te verbeteren.

1:09

Kijk nu: 6 manieren om de juiste mensen aan te nemen

Checklist voor het inhuren van werknemers

• Bepaal de behoefte aan een nieuwe of vervangende positie.
• Denk creatief na over hoe u het werk kunt doen zonder personeel toe te voegen (verbeter processen, elimineer werk dat u niet hoeft te doen, werk anders verdelen, enzovoort).
• Houd een wervende planningsvergadering met de rekruteur, de HR-leider, de rekruteringsmanager en mogelijk een collega of interne klant.
• Ontwikkel en prioriteer de belangrijkste vereisten die nodig zijn voor de functie en de speciale kwalificaties, eigenschappen, kenmerken en ervaring die u in een kandidaat zoekt. (Deze zullen uw afdeling Personeelszaken helpen om de geclassificeerde advertentie te schrijven, de opdracht online en op uw website plaatsen en schermresultaten weergeven voor potentiële kandidaatinterviews.)

• Stel met hulp van de HR-afdeling de taakomschrijving voor de functie op.
• Bepaal het salarisbereik voor de positie.
• Bepaal of de afdeling het zich kan veroorloven om een ​​werknemer in te huren om de functie te vervullen.
• Plaats de functie intern op het prikbordforumbord in uw lunchroom en op uw bedrijfsintranet voor een week. Als u denkt problemen te hebben met het vinden van een gekwalificeerde interne kandidaat voor de functie, vermeld dan in de posting dat u tegelijkertijd de positie extern publiceert.

• Stuur een e-mail met alle bedrijven om personeel op de hoogte te stellen dat een functie is gepost en dat u werknemers in dienst neemt.
• Alle medewerkers moeten getalenteerde, gekwalificeerde en diverse interne kandidaten aanmoedigen om de functie aan te vragen. (Als u de aanwervende supervisor bent, laat het dan als beleefdheid weten aan de huidige supervisor als u met zijn of haar rapporterende medewerker praat.)
• Geïnteresseerde interne kandidaten vullen de Internal Position Application in.
• Plan een interview, voor interne kandidaten, met de aanstellingsbegeleider, de manager van de aanstellingsbegeleider of een klant van de functie en HR. (Vertel in alle gevallen de kandidaten de tijdlijnen die u verwacht voor het interviewproces.)

• Houd de interviews met elke interviewer duidelijk over hun rol in het interviewproces. (Culturele pasvorm, technische kwalificaties, klantgerichtheid en kennis zijn verschillende van de screeningverantwoordelijkheden die u mogelijk van uw interviewers wilt verwachten.)
• Interviewers vullen het evaluatieformulier voor sollicitanten in.
• Als er geen interne kandidaten zijn geselecteerd voor de functie, zorg er dan voor dat u duidelijk met de aanvragers communiceert dat ze niet zijn geselecteerd. Geef waar mogelijk feedback die de medewerker helpt zijn vaardigheden en kwalificaties verder te ontwikkelen. Gebruik deze feedback als een kans om de medewerker te helpen zijn carrière verder te laten groeien.

• Als een interne kandidaat wordt geselecteerd voor de functie, maak dan een geschreven jobaanbieding met de nieuwe functiebeschrijving en het salaris.
• Maak een afspraak over een transitie-tijdlijn met de huidige supervisor van de interne kandidaat.
• Als u nog een interne opening hebt gemaakt, begint u opnieuw.
• Beëindig de zoekopdracht.
• Als er geen gekwalificeerde interne kandidaten van toepassing zijn, breidt u de zoekopdracht uit naar externe kandidaten, als u de functie niet tegelijkertijd hebt geadverteerd. Ontwikkel uw kandidaat-pool van verschillende aanvragers.
• Verspreid mond-tot-mond informatie over de beschikbaarheid van de positie in uw branche en het sociale en real-world netwerk van vrienden en medewerkers van elke medewerker.

• Netwerk en post banen op online sociale mediasites zoals Twitter en LinkedIn. Vraag uw werknemers om de positie bekend te maken via hun online sociale medianetwerken.
• Plaats een advertentie in online en offline kranten met een leveringsbereik dat een gevarieerde kandidaat-pool zal creëren.
• Rekruteren online. Plaats de gerubriceerde advertentie op banenborden en op de krant betrekking hebbende websites, inclusief uw eigen bedrijfswervingswebsite.
• Plaats de positie op websites van professionele verenigingen.
• Praat met universitaire carrièrecentra en woon carrièredagen bij.

• Neem contact op met tijdelijke hulporganisaties.
• Brainstorm over andere mogelijke manieren om een ​​goed gekwalificeerde pool met kandidaten voor elke functie te vinden.
• Door je wervingsinspanningen heb je een pool van kandidaten ontwikkeld. Mensen solliciteren voor je openstaande baan. Of u nu een kandidaatpool hebt ontwikkeld voorafgaand aan de vacature of u zoekt een medewerker helemaal opnieuw, het ontwikkelen van een gekwalificeerde pool van kandidaten is cruciaal.
• Stuur e-mails naar elke aanvrager om de ontvangst van het cv te bevestigen. Bevestig eenvoudig uw ontvangst van hun aanvraag. Leg geen andere verklaringen af. (Kwalificaties zoals de volgende waren ooit populair bij werkgevers, maar ze openen je voor de mogelijkheid van juridische problemen onderweg: "Als de kandidaat een goede match lijkt te zijn voor de functie, ten opzichte van je andere sollicitanten, neem je contact op met om een ​​interview in te plannen, zo niet, dan zullen ze hun aanvraag / cv in het dossier een jaar bewaren voor het geval er zich andere kansen voordoen.)

• Nadat u een aantal aanvragers voor de functie hebt ontwikkeld, worden de cv's en / of aanvragen tegen de geprioriteerde kwalificaties en criteria ingesteld. Merk op dat doorgaan met sollicitatiebrieven er toe doet als u potentiële werknemers screent.
• Maak een korte lijst met sollicitanten nadat de wervingsmanager en personeelszaken de aanvragen hebben beoordeeld die ze voor een bepaalde taak hebben ontvangen.
• Telefoonscherm de korte lijst met kandidaten wier inloggegevens er goed uitzien voor de functie. Bepaal de kandidaatsalarisvereisten, indien niet vermeld bij de aanvraag, zoals gevraagd. (Merk op dat een toenemend aantal jurisdicties in de VS deze praktijk illegaal maken, dus ken de wetten waar je werkt.)
• Plan gekwalificeerde kandidaten, waarvan u de salarisbehoeften kunt veroorloven, voor een eerste gesprek met de inlenende leidinggevende en een HR-vertegenwoordiger, persoonlijk of telefonisch. Vertel de kandidaten in alle gevallen de tijdlijn die u verwacht dat het interviewproces zal duren.
• Vraag de kandidaat om uw officiële sollicitatie in te vullen bij hun aankomst voor het interview.
• Geef de kandidaat een kopie van de functiebeschrijving om te beoordelen.
• Houd screeninginterviews waarbij de kandidaat wordt beoordeeld en de mogelijkheid heeft om te leren over uw organisatie en uw behoeften.
• Vul het sollicitatieformulier in voor elke geïnterviewde kandidaat.
• Ontmoet om te bepalen welke (eventueel) kandidaten terugkomen voor een tweede gesprek.
• Bepaal de juiste mensen die deelnemen aan de tweede ronde van interviews. Dit kunnen potentiële collega's, klanten, de aanstellingsbegeleider, de manager van de aanstellingsbegeleider en HR zijn. Neem alleen personen op die invloed zullen hebben op het wervingsbesluit.
• Plan de aanvullende interviews.
• Houd de tweede ronde van interviews met elke interviewer duidelijk over hun rol in het interviewproces. (Geschiktheid van de cultuur, technische kwalificaties, klantgerichtheid en kennis zijn verschillende van de screeningverantwoordelijkheden die u mogelijk van uw interviewers wilt verwachten.)
• Kandidaten nemen deel aan alle tests die u voor de functie nodig hebt.
• Interviewers vullen het kandidaatbeoordelingsformulier in.
• HR controleert de finalisten (personen aan wie u overweegt de functie aan te bieden) inloggegevens, referenties, achtergrondcontrole en andere kwalificerende documenten en verklaringen.
• Iedereen die kwalificaties oneerlijk heeft vermeld of die de achtergrondcontroles niet doorstaat, wordt als kandidaat uitgesloten.
• Via het gehele interviewproces, HR en managers, waar gewenst, blijft u in contact met de meest gekwalificeerde kandidaten via telefoon en e-mail.
• Bereik een consensus over de vraag of de organisatie een willekeurige kandidaat wil selecteren (via informele discussie, een formele discussiebijeenkomst, HR-personeel dat contact legt met interviewers, kandidaatbeoordelingsformulieren, enzovoort). Als onenigheid bestaat, moet de leidinggevende de uiteindelijke beslissing nemen.
• Als geen enkele kandidaat superieur is, begin dan opnieuw met het bekijken van uw kandidaat-pool en herontdek indien nodig een pool.
• HR en de aanwervende supervisor zijn het eens over het aanbod om aan de kandidaat te doen, met de toestemming van de manager van de supervisor en het departementale budget. (Houd altijd rekening met deze factoren voordat u een jobaanbieding doet.)
• Praat informeel met de kandidaat over of hij of zij geïnteresseerd is in de baan tegen het aangeboden salaris en de vermelde voorwaarden. Zorg ervoor dat de kandidaat ermee instemt deel te nemen aan een achtergrondcontrole, een drugsweergave en een niet-concurrentieovereenkomst of een vertrouwelijkheidsovereenkomst te ondertekenen, afhankelijk van de positie. (Dit had moeten zijn afgetekend bij het invullen van de sollicitatie.) Zo ja, ga dan verder met een aanbiedingsbrief. U kunt het werkaanbod ook afhankelijk stellen van bepaalde controles.
• Zo niet, bepaal dan of er verhandelbare factoren zijn die de organisatie en de kandidaat in overeenstemming brengen. Een redelijke onderhandeling wordt verwacht; een kandidaat die herhaaldelijk terugkomt naar het bedrijf en telkens om meer vraagt, is geen kandidaat die het bedrijf wil inhuren.
• Als de informele onderhandelingen de organisatie ertoe brengen te geloven dat de kandidaat levensvatbaar is, bereidt HR een geschreven positiebrief voor van de supervisor die de positie aanbiedt, verklaart en formaliseert het salaris, de rapportagerelatie, toezichthoudende relaties en eventuele andere voordelen of toezeggingen van de kandidaat heeft onderhandeld of het bedrijf heeft beloofd.
• De aanbiedingsbrief, de taakomschrijving en de niet-concurrentie- of vertrouwelijkheidsovereenkomst van het bedrijf worden aan de kandidaat verstrekt.
• De kandidaat ondertekent de documentatie van de aanbiedingsbrief om de baan te accepteren of weigert de functie.
• Zo ja, stel de startdatum van de nieuwe werknemer in. Streef ernaar de nieuwe werknemer te verwelkomen vanaf het moment dat ze uw jobaanbieding aanvaarden.
• Zo nee, begin opnieuw met het bekijken van uw kandidaat-pool en herontdek indien nodig een pool.