Wat is een personeelsinformatiesysteem?

Het Human Resource Information System (HRIS) is een software of online oplossing voor gegevensinvoer, gegevensregistratie en gegevensinformatiebehoeften van de functies Human Resources, payroll, management en accounting binnen een bedrijf. Het is handig voor alle processen die u wilt volgen en waarvan u hoopt nuttige en doelgerichte gegevens te verzamelen.

Normaal gesproken worden als een database honderden bedrijven verkocht die een vorm van HRIS verkopen en elk HRIS heeft verschillende capaciteiten. Kies zorgvuldig uw HRIS op basis van de mogelijkheden die u in uw bedrijf nodig heeft. Omdat HRIS steeds geavanceerder is geworden, is de keuze voldoende om een ​​HR-afdeling praktisch te verlammen.

Het kijken naar een technologiebedrijf, waar computerexperts bestaan, doorloopt drie verschillende HRIS-systemen in tien jaar voordat ze eindelijk hun huidige systeem hebben bereikt, was een opleiding in hun complexiteit. Daarom is het kiezen van een HRIS een belangrijke onderneming voor een bedrijf.

Belangrijkste overwegingen als u naar uw HRIS-opties kijkt

De selectie van een HRIS is een stressvolle situatie omdat er zoveel opties zijn. Het is een uitdaging om de opties te kiezen die het beste bij u passen. Het doorlopen van de informatie die door elk systeem wordt verstrekt, is ook een uitdaging.

De verkopers zijn vaak verkopers in dienst die u mondeling vertellen dat het systeem aan uw behoeften zal voldoen. Zorg ervoor dat u dit uitcheckt met meerdere bronnen, waaronder huidige klanten, online discussiegroepen, LinkedIn, andere SHRM-leden en Google-recensies.

Dit zijn de andere factoren waarmee u rekening moet houden wanneer u uw HRIS selecteert.

• Onthoud dat, zelfs als uw bedrijf slechts een paar mensen van vandaag is, het in de toekomst misschien wel twee keer zoveel of zelfs tien keer zoveel werknemers heeft, dus kies een systeem dat mee kan groeien met uw bedrijf.
• Een andere belangrijke factor die u moet overwegen, is dat veel HRIS slechts een deel van wat u automatisering nodig heeft om tot stand te brengen, kunnen volbrengen. In deze gevallen wilt u zeker weten dat de componenten van eventuele add-ons of aanvullende systemen perfect samenwerken. Nogmaals, neem niet het woord van de verkoper over de samenwerking van de systemen. Doe je onderzoek.

• Controleer ook om te zien welke soorten training en permanente ondersteuning beschikbaar zijn voor uw personeel. U moet er ook voor zorgen dat de beloften van de verkoopconsulent over training en follow-up na de aankoop rechtstreeks in uw contract worden opgenomen om de HRIS aan te schaffen. En neem contact op met andere organisaties om er zeker van te zijn dat uw geselecteerde bedrijf een trackrecord heeft van voortdurende, behulpzame ondersteuning.

Verwachte functionaliteit van betere HRIS-keuzes

Doorgaans bieden de betere Human Resource Information Systems (HRIS) over het algemeen:

Beheer van alle werknemersinformatie:

Gegevens zoals namen, titels, adressen en salarissen zijn een basisbegin. Salaris- en positiegeschiedenis, rapportagestructuren, geschiedenis van functioneringsgesprekken en andere belangrijke werknemersinformatie.

Bedrijfsgerelateerde documenten:

Dit bevat items als medewerkershandboeken, noodevacuatieprocedures en veiligheidsrichtlijnen.

Voordelen administratie:

U wilt voordelen-administratie inclusief registratie, statuswijzigingen en bijwerken van persoonlijke gegevens. In een ideaal systeem kunt u werknemers toestaan ​​om hun eigen informatie op te zoeken en te bekijken, inclusief het bijhouden van vakanties.

Volledige integratie met de salarisadministratie:

Deze integratie omvat ook andere financiële software en boekhoudsystemen van het bedrijf. Wanneer deze zijn verbonden, kunt u ervoor zorgen dat de loonstrookjes correct zijn. Er is nooit een verband tussen wat de officiële loonsom is en de informatie die de loonlijst heeft. Als de systemen niet integreren, is het gemakkelijk om een ​​salaris in het ene systeem bij te werken en niet in het andere.

Beheer van aanvragers en hervatten:

Wanneer uw systeem naadloos is, kan de recruiter op een ingehuurde knop klikken en alle informatie van de sollicitant wordt overgedragen aan de werknemerzijde van de dingen. Dit bespaart zo veel tijd omdat uw gegevensinvoer en papierwerk praktisch verdwijnen.

Als een aanvrager zijn eigen informatie invoert bij het aanvragen, kunt u zorgen voor de juistheid. Als de aanbiedingsbrief wordt gegenereerd uit hetzelfde systeem als het salarissysteem, komt het salaris perfect overeen en is er geen misverstand.

Prestatie-ontwikkelingsplannen:

Het is niet alleen voldoende om plannen te hebben als ze worden vastgelegd in een centraal systeem, ze kunnen de medewerker gemakkelijk volgen van positie naar positie. Hoger leiderschap kan rapporten uitvoeren om te zien waar mensen zijn en wat hun individuele bazen plannen met betrekking tot opvolgingsplanning voor hun toekomst.

Disciplinaire maatregelen:

Het is belangrijk om bij te houden wie is opgeschort, gedegradeerd of andere negatieve acties tegen hen heeft laten uitvoeren - zelfs nadat de werknemer uw organisatie heeft verlaten. Wanneer een bedrijf belt en om een ​​voormalige werknemersreferentie vraagt, is het gemakkelijk voor een beheerder van de HR-afdeling om op te zoeken en te rapporteren of de persoon al dan niet in aanmerking komt voor huur.

Verslagen van trainingen:

Dit is vooral belangrijk in een bedrijf waar certificeringen en licenties vereist zijn. In andere bedrijven hebben trainingsregistraties misschien niet zoveel betekenis, maar het kan zijn dat u nog steeds merkt dat het nuttig is om de informatie bij te houden terwijl u uw werknemers ontwikkelt, een belangrijke factor die zij van hun werk willen.

Samengevat volgt de HRIS die het meest effectief bedrijven bedient deze informatie:

• aanwezigheid en gebruik van de PTO,
• loonsverhogingen en geschiedenis,
• rangen en posities betalen,
• prestatie-ontwikkelingsplannen,
• training ontvangen,
• disciplinaire maatregelen ontvangen,
• persoonlijke werknemersinformatie, en af ​​en toe,
• management en belangrijke opvolgingsplannen voor werknemers,
• hoog potentieel werknemersidentificatie, en
• aanvrager tracking, interviewen en selectie.

Voordelen van de juiste HRIS

Een effectieve HRIS biedt informatie over vrijwel alles wat het bedrijf nodig heeft om medewerkers, voormalige werknemers en sollicitanten te volgen en analyseren. Uw bedrijf moet een personeelsinformatiesysteem selecteren en het aanpassen aan uw behoeften. Als uw bedrijf op een groeipad is, kiest u een systeem dat met u mee kan groeien.

Het is vrij goedkoop om een ​​standaard HRIS te implementeren, maar zorg ervoor dat wat u implementeert, voldoet aan de werkelijke behoeften van uw bedrijf. Wilt u omzetrapporten kunnen uitvoeren? Organogrammen posten?

Sta managers toe om elektronisch toegang te krijgen tot eerdere functioneringsgesprekken? Wilt u dat alles via de HR-afdeling moet gebeuren of wilt u dat managers zelf toegang hebben tot de informatie?

Met een gepaste HRIS stellen medewerkers van Human Resources medewerkers in staat om hun eigen voordelenupdates te doen en veranderingen aan te pakken, waardoor HR-personeel wordt vrijgemaakt voor meer strategische functies. Bovendien worden gegevens die nodig zijn voor werknemersbeheer, kennisontwikkeling, loopbaangroei en -ontwikkeling en gelijke behandeling vergemakkelijkt.

Ten slotte hebben managers toegang tot de informatie die ze nodig hebben om het succes van hun rapporterende werknemers legaal, ethisch en effectief te ondersteunen. Ze kunnen hun eigen rapporten beheren en plannen in het systeem invoeren om te helpen bij de opvolging.

Het Human Resource Information System (HRIS) is een software of online oplossing voor gegevensinvoer, gegevensregistratie en gegevensinformatiebehoeften van de functies Human Resources, payroll, management en accounting binnen een bedrijf.

Normaal gesproken worden als een database honderden bedrijven verkocht die een vorm van HRIS verkopen en elk HRIS heeft verschillende capaciteiten. Kies zorgvuldig uw HRIS op basis van de mogelijkheden die u in uw bedrijf nodig heeft.

Meer over HRIS

• Hoe Human Resources Information Technology te selecteren
• Applicant Tracking Software
• De oplossing voor personeelsbeheer