Corporate Employee Benefits Communicatieplan

Volgens onderzoeken van ADP, een toonaangevende leverancier van personeelsbeheer en salarisadministratie, vindt 80 procent van de besluitvormers op het gebied van human resources het belangrijk dat werknemers hun volledige voordeelmogelijkheden begrijpen. Helaas schatten ze dat slechts ongeveer 60 procent van hun werknemers dit doen. Dit wijst op een uitsplitsing tussen de verwachtingen van HR-leiders en de realiteit dat veel werknemers de waarde van hun door de werkgever gesponsorde voordelen niet begrijpen.

Weten uw medewerkers welke voordelen uw bedrijf biedt? Communiceer je dit met bestaande werknemers of is het iets dat ze alleen zien tijdens werving en onboarding? Heeft u een communicatieplan met voordelen om hen op de hoogte te houden, zodat ze niet worden weggelokt door concurrenten?

Een verscheidenheid aan employee benefits veranderen

Werkgevers besteden veel tijd en geld en zorgen ervoor dat hun werknemers de allerbeste voordelen hebben. Het is allemaal een onderdeel van ervoor zorgen dat werknemers gelukkig en gezond zijn om productief te zijn op het werk. Op basis van het meest recente onderzoek besteden organisaties in de Verenigde Staten ongeveer $ 0,43 uit voor elke dollar aan salarisadministratie, alleen voor personeelsbeloningen, zoals gezondheidszorg, tandarts-, visie- en receptverzekeringen, levensverzekeringen, pensioenfondsen, aandelenopties, betaald verlof en werknemers. hulpprogramma's.

Deze cijfers houden zelfs geen rekening met de vele andere voordelen en voordelen die bedrijven investeren om de werkplek te verbeteren, zoals flexibele planning, bedrijfskortingsprogramma's en casual werkkleding. En de voordelen blijven maar toenemen. In een speciale 20-jarige uitgave van zijn jaarlijkse Employee Benefits-onderzoeksrapport, uitgebracht in 2016, heeft de Society for Human Resources Management het vrijgegeven 2016 Employee Benefits onderzoeksrapport, merkte op dat werkgevers, in vergelijking met de jaren negentig, werknemers een veel rijker voordelenpakket bieden dan ooit tevoren, als gevolg van het proberen de retentiepercentages te verhogen en de wervingsinspanningen in een concurrerende markt te verbeteren.

Communiceren over Employee Benefits

Het probleem is dat bedrijven niet genoeg doen om de waarde van hun programma's over te brengen, zodat werknemers zich hiervan bewust zijn, of hun opties begrijpen. Te veel bedrijven beperken hun communicatie-inspanningen vaak tot specifieke tijden, zoals tijdens werving, instappen of open inschrijvingsperioden.

Het goede nieuws is dat er in de door technologie gedreven wereld van vandaag meerdere manieren zijn om personeelsbeloningen te communiceren met uw personeel. Het is belangrijk op te merken dat elke werkgever wil evalueren hoe werknemers het liefst worden geïnformeerd en vervolgens plannen ontwikkelen om gebruik te maken van deze bronnen bij het maken van communicatie. Lees verder voor meer informatie over de verschillende manieren waarop werkgevers informatie over voordelen en plannen met werknemers delen.

Geprinte materialen

Van afzonderlijke afgedrukte pagina's tot full-scale marketingcampagnes, veel bedrijven gebruiken schriftelijke en gedrukte documentatie om informatie over employee group-voordelen te delen. Dit kan zeer effectief zijn, omdat informatie op elk moment van het jaar snel aan alle werknemers kan worden verspreid. Marketingcommunicatie kan ook worden versterkt tijdens spitsuren, zoals open inschrijving en verwerking door personeel aan boord. Bovendien kan geschreven en gedrukte documentatie over uitkeringsinformatie worden bewerkt terwijl de pensioenregelingen worden gewijzigd.

Het is belangrijk op te merken dat alle geschreven documentatie toegang moet omvatten tot een gedetailleerde uitleg van de voordelen zoals geleverd door planbeheerders. Maak een set documenten met afgedrukte uitkeringen voor werknemers met tariefplanningen en dekkingsbedragen en een afzonderlijke set documenten die bedoeld zijn om basisuitkeringsinformatie te verstrekken aan kandidaten voordat ze worden aangenomen voor een baan. Als uw werkplek multicultureel is, wilt u misschien ook een reeks documenten maken die in andere talen zijn vertaald om de voordelen voor alle werknemers gemakkelijk te communiceren.

Informatiebijeenkomsten

Of het nu informeel is of via formele sessies gefaciliteerd door uw beheerders van het uitkeringsplan, voordeelbijeenkomsten kunnen een effectieve manier zijn om planinformatie en snel beantwoordde vragen te krijgen. Maak er een beleid van dat alle nieuwe medewerkers de kans krijgen om met een beheerder van het uitkeringsplan te praten voordat ze een uitkering voor het komende jaar selecteren.

Uw beheerder van de voordelen op locatie kan ook beschikbaar zijn om vergaderingen met werknemers te plannen als ze specifieke vragen hebben over het gebruik van hun voordelen. Dit kan vooral belangrijk zijn als er claimproblemen zijn. Zorg er tijdens open inschrijving voor dat uw administratieve team van het plan ook beschikbaar is om gesprekken te voeren om belangrijke updates van het voordelenplan te benadrukken en meer werknemers aan te moedigen deel te nemen aan het groepsaanbod.

Digitale communicatiemethoden

We leven nu in een wereld waar digitale communicatie de norm is geworden. Digitale communicatie omvat e-mails, sms-berichten, instant messaging, mobiele apps en meer. Overweeg hoe u op gezette tijden aan uw werknemers informatie over uitkeringen kunt krijgen om hen te herinneren aan alle voordelen die ze voor hen hebben.

Tijdens het eerste deel van het jaar denken veel van uw werknemers bijvoorbeeld aan fit worden, gewicht verliezen of andere gezondere gewoonten ontwikkelen. Gebruik deze tijd als een gelegenheid om informatie over het bedrijfswellness-programma te delen of over hoe het bedrijf zich inzet om werknemers te helpen stoppen met roken. Tijdens de zomermaanden, wanneer de buitenactiviteiten toenemen en kinderen niet naar school gaan, wilt u misschien informatie over veilig in de zon en familiale voordelen opnemen.

Een goede vuistregel bij het gebruik van digitale communicatie is om berichten kort en bondig te houden.

Zakelijke voordelen Portals en websites

Uit de enquêtes van ADP blijkt dat negen van de tien grote bedrijven, en zeven van de tien middelgrote bedrijven, een op internet gebaseerde voordelenportaal hebben voor het hosten van informatie en middelen over personeelsbeloningen. Dit is een veilige manier voor werkgevers om belangrijke informatie over voordelen te delen en instructies voor het inschrijven in uitkeringsplannen. Benefit-websites moeten op het hoogst mogelijke niveau worden versleuteld en zijn ontworpen met een single sign-on-procedure om persoonlijke gezondheidsinformatie en andere gegevens te beschermen, achter slot en grendel.

Het optimaal benutten van een website-portal voor voordelencommunicatie kan het volgende omvatten:

• Een eenvoudig systeem opzetten voor toegang tot de portal online en via mobiele apparaten
• Het toevoegen van waardevolle inhoud die betrekking heeft op de voordelen en welzijnsdoelen van werknemers
• Een centraal contactnummer bieden waar medewerkers live hulp kunnen krijgen
• Updates delen en documenten plannen die op aanvraag kunnen worden gedownload
• De voordelenwebsite koppelen aan het bedrijfsintranet
• Ervoor zorgen dat de website voldoet aan 508 zodat alle werknemers toegang hebben
• Neem inhoud op die gemakkelijk te vertalen is naar andere talen
• Een verklarende woordenlijst van basistermijntermen toevoegen en een bibliotheek met uitkeringsonderwerpen

Sociale netwerkcommunicatie

Sociale netwerken kunnen ook een zeer effectieve manier zijn om werknemersvoordelen te communiceren. Veel medewerkers vinden dit een vriendelijke manier om met HR om te gaan. Elk bedrijf zou toegang moeten hebben tot zijn eigen bedrijfspagina of er tenminste een moeten maken met het oog op het communiceren van belangrijke updates, inclusief informatie over uitkeringsplannen.

Maak een keuze uit een van de belangrijkste sociale medianetwerken zoals Facebook of Twitter om zoveel mogelijk keuzes te maken voor delen en inhoud. Wijs een voordelenbeheerder en een lid van het marketingteam toe om samen voordelenboodschappen te maken die deelname aan de groepsplannen stimuleren. Deel gezondheidstips, tips over financiële verantwoordelijkheid en updates voor de inschrijvingsperioden. Voeg succesverhalen en foto's toe van werknemers die hun wellnessdoelen behalen.

Total Compensation Statements

Om een ​​grotere impact te hebben bij het communiceren van voordelen, wordt geadviseerd dat uw bedrijf ten minste een jaarlijkse verklaring van totale vergoeding stuurt naar alle werknemers. Dit is een document dat is georganiseerd op basis van salaris, voordelen en andere voordelen die het bedrijf aan werknemers biedt. Het is een geschreven document dat in zwart-wit laat zien hoeveel het bedrijf investeert in elke medewerker.

Zoals blijkt uit onderzoek, realiseren veel werknemers zich niet hoeveel de werkplek hen ten goede komt, zodat een totale beloningsverklaring een zinvolle dialoog tussen u en werknemers kan creëren.Als u niet zeker weet hoe u een totale beloning of compensatieverklaring kunt maken, werkt u samen met een externe leverancier om al uw gegevens in één centraal document te organiseren. Geef een slakpost-kopie van de totale compensatieverklaring en een digitale kopie die u naar werknemers kunt e-mailen.

Aanvullende praktische tips

Vermijd jargon bij het voorbereiden van materialen. Sterker nog, neem niet aan dat werknemers zelfs terminologie met basale voordelen begrijpen. Houd de zaken simpel en in termen die ze kunnen begrijpen wanneer u met uw werknemers communiceert. Als er complexe concepten zijn die nadere uitleg behoeven, gebruik dan uw webportal om een ​​verklarende woordenlijst te maken die ze kunnen bekijken wanneer dat nodig is.

Het is belangrijk om zo vroeg mogelijk vóór de piekperioden van inschrijving te plannen om de kans te vergroten dat werknemers hun voordelen zullen begrijpen. Gebruik verschillende media omdat elke generatie en cultuur informatie anders absorberen.

Vraag de beheerder van uw uitkeringsplan om ondersteuning bij het verzamelen van aanvullende materialen, waaronder marketingmateriaal en samenvattingsdocumenten. Wees creatief en houd employee benefits vriendelijk. U zult meer succesvol zijn in het overbrengen van de waarde van voordelen naar uw werknemers, zodat zij zullen profiteren van deze voordelen van werk.