Hoe beheer je een project met succes?

Gefeliciteerd! U hebt zojuist de leiding over een belangrijk nieuw project gekregen. Het is duidelijk dat je baas deze mogelijkheid biedt als blijk van vertrouwen in je vaardigheden. En terwijl je opgewonden bent, is dit je eerste keer dat je verantwoordelijk bent voor een totaalproject en het is een beetje angstaanjagend

Een aantal vragen komen door je hoofd:

• Hoe kan ik beginnen?
• Wat zijn de stappen die nodig zijn om het project van initiatie naar sluiting te verplaatsen?
• Hoe bouw ik een performant projectteam op?
• Wie vraag ik om hulp bij dit proces? Is er een executive sponsor?

Deze tips zijn erop gericht iemand te helpen die nieuw is in het leiden van een project, commissie of teaminitiatief voor een activiteit die uniek is voor de organisatie. Of u nu een vakantiefeest organiseert of initiatieven neemt voor het ontwikkelen van nieuwe producten, de tools en processen van projectbeheer bestaan ​​om uw kans op succes veel hoger te maken.

5 fasen van het projectproces:

1. initiatie: het project opstarten.
2. Planning: planning van al het werk van het project.
3. Uitvoering: daadwerkelijk het werk uitvoeren.
4. Beheer en controle: al het werk dat u tijdens het project doet om de voortgang te bewaken.
5. Sluitend: het project afronden en afleveren en het team uitsplitsen.

Deze stappen zijn identiek voor elk project.

13 basisstappen voor de projectbeginner:

1. Definieer de scope:De eerste en belangrijkste stap in elk project is het bepalen van de reikwijdte van het project. Wat moet je bereiken of creëren? Wat is het projectdoel? Even belangrijk is het definiëren van wat niet is inbegrepen in de reikwijdte van uw project. Als je van je baas onvoldoende definitie krijgt, verduidelijk dan zelf de scope en stuur deze terug naar boven voor bevestiging. Hoewel het voorbeeld enigszins afwijkt van het zakelijke onderwerp, kunnen we ons allemaal verhouden tot een huwelijksreceptie. Bij het plannen van een huwelijksreceptie heeft u misschien als uw doel: een huwelijksreceptie voorbereiden voor 100 gasten, compleet met diner, open bar, bruidstaart en een live-band om tegen een bepaalde datum te dansen tegen een prijs van maximaal $ 20.000.

1. Bepaal beschikbare bronnen:Welke mensen, apparatuur en geld heb je beschikbaar om de projectdoelstellingen te bereiken? Als projectmanager heb je meestal geen directe controle over deze bronnen, maar moet je ze beheren via matrixbeheer.
2. Begrijp de tijdlijn:Wanneer moet het project worden voltooid? Naarmate je je projectplan ontwikkelt, heb je misschien enige flexibiliteit in hoe je de tijd gebruikt tijdens het project, maar de deadlines zijn meestal vastgesteld, zoals bij de bruiloftsreceptie. Als u besluit overuren te gebruiken om aan de planning te voldoen, moet u dat afwegen tegen de beperkingen van uw budget.

1. Stel uw projectteam samen:Breng de mensen in uw team bij elkaar en start een dialoogvenster. Zij zijn de technische experts. Daarom heeft hun functionele supervisor hen aan het project toegewezen. Jouw taak is om het team te beheren.
2. Detail van het werk, deel 1:Wat zijn de belangrijkste stukken of componenten die moeten worden gemaakt om het project te voltooien? Een huwelijksreceptie vereist bijvoorbeeld op een hoog niveau: een receptie, eten, drinken, een cake, gasten en entertainment. Natuurlijk kan elk van die grotere items worden opgesplitst in vele extra items. Dat is de volgende stap.

1. Detail van het werk, deel 2: In ons bovenstaande voorbeeld van een huwelijksreceptie heb je waarschijnlijk een team of persoon die de leiding heeft over verschillende componenten. Werk samen met uw teamleden om de details te beschrijven die nodig zijn om elk belangrijk item te bereiken. De persoon die verantwoordelijk is voor voedsel moet de opties, de kostenbeperkingen begrijpen en selecties maken die het bereik ondersteunen. Maak een lijst van de kleinere stappen in elk van de grotere stappen. Hoeveel niveaus diep u ingaat in meer en meer gedetailleerde stappen, is afhankelijk van de grootte en complexiteit van uw project.

1. Een voorlopig plan ontwikkelen:Zet al je stappen in een plan. Een goede manier om dit te doen, is door een voorrangstabel te gebruiken die aangeeft welke items aan andere items moeten voorafgaan. Formele projectmanagementpraktijken vragen om het ontwikkelen van wat een netwerkdiagram wordt genoemd en het identificeren van het kritieke pad. Hoewel dit mogelijk uw behoeften of kennisniveau te boven gaat, is het belangrijkste probleem om de activiteiten in de juiste volgorde te plaatsen en vervolgens middelen aan de activiteiten toe te wijzen. Te stellen vragen zijn: wat gebeurt er als eerste? Wat is de volgende stap? Welke stappen kunnen tegelijkertijd met verschillende bronnen worden uitgevoerd? Wie gaat elke stap doen? Hoelang zal het duren? Er zijn vele uitstekende softwarepakketten beschikbaar die veel van dit detail voor u kunnen automatiseren. Vraag anderen in vergelijkbare posities wat ze gebruiken.

1. Creëer uw basisplan:Krijg feedback over uw voorlopige plan van uw team en van andere belanghebbenden. Pas uw tijdlijnen en werkschema's aan het project aan de beschikbare tijd aan. Voer eventuele noodzakelijke aanpassingen aan het voorlopige plan uit om een ​​basisplan te maken.
2. Projectaanpassingen aanvragen:Er is bijna nooit genoeg tijd, geld of talent voor een project.Jouw taak is om meer te doen met de beperkte middelen dan mensen verwachten. Er zijn echter vaak grenzen aan een project die simpelweg onrealistisch zijn. U moet uw zaak naar voren brengen en deze aan uw baas presenteren en vragen om deze onrealistische limieten te veranderen. Vraag naar de wijzigingen aan het begin van het project. Wacht niet tot het in moeilijkheden is om te vragen naar de wijzigingen die u nodig hebt. Als je project echter een bruiloft betreft, verwacht dan niet dat je succesvol zult zijn en vraag om veel belangrijke veranderingen!

1. Werk aan je plan, maar doe er niet voor weg:Het maken van het plan is belangrijk, maar het plan kan worden gewijzigd. Je hebt een plan om elke ochtend naar je werk te rijden. Als een kruispunt wordt geblokkeerd door een ongeval, wijzigt u uw plan en gaat u op een andere manier. Doe hetzelfde met uw projectplannen. Wijzig ze waar nodig, maar houd altijd rekening met de omvang en middelen.
2. Volg de voortgang van uw team:Je zult weinig vooruitgang boeken aan het begin van het project, maar begin dan om te volgen wat iedereen toch doet. Dat maakt het gemakkelijker om problemen op te vangen voordat ze problemen worden.
3. Document alles:Houd records bij. Telkens als u uw basislijnplan wijzigt, noteert u wat de verandering was en waarom dit noodzakelijk was. Telkens wanneer een nieuwe vereiste wordt toegevoegd aan het project, noteert u waar de vereiste vandaan kwam en hoe de tijdlijn of het budget daardoor werd aangepast. Je kunt niet alles onthouden, dus schrijf ze op zodat je ze kunt opzoeken aan het einde van de projectbeoordeling en van hen kunt leren.
4. Houd iedereen op de hoogte:Houd alle belanghebbenden van het project altijd op de hoogte van de voortgang. Laat ze weten hoe succesvol u bent als u elke mijlpaal voltooit, maar informeer hen ook over problemen zodra ze zich voordoen. Houd ook je team op de hoogte. Als er wijzigingen worden overwogen, vertel het team dan zo snel mogelijk. Zorg ervoor dat iedereen in het team weet wat de rest doet.

Het komt neer op

U hoeft geen formele projectmanager te zijn om een ​​projectinitiatief te leiden. U moet echter de hulpmiddelen en logica van projectbeheer toepassen om uw doelstellingen te verduidelijken, het werk gedetailleerd uit te werken, een team op te bouwen en het werk uit te voeren en te controleren. Het beste van het succes!