Wie moet een aanbiedingsbrief ondertekenen voor een sollicitant?

Welk niveau van Human Resources-medewerker of -manager wordt verwacht een aanbiedingsbrief te beoordelen en ondertekenen die is opgesteld door een HR-assistent? Voor hoeveel maanden zou dit beoordelingsproces moeten doorgaan als de HR-assistent een nieuwe werknemer is, vroeg een lezer? Wat als de HR-assistent een ervaren medewerker is?

Bij de ondertekening, moet het de HR-assistent zijn die de aanbiedingsbrief voorbereidt of de medewerker of manager van hoger niveau die de aanbiedingsbrief beoordeelt (als een beoordeling naar verwachting zal plaatsvinden?)

HR-reactie op wie een aanbiedingsbrief aan een sollicitant moet beoordelen en ondertekenen

De antwoorden op deze twee vragen zijn uitsluitend meningen, omdat er geen juridische problemen zijn bij de antwoorden. Op een keer, als interim HR-directeur voor een klein productiebedrijf, tussen het vertrek van de voormalige HR-persoon en een nieuwe directeur, stuurde de HR-assistent een aanbiedingsbrief met het verkeerde salarisaanbod.

Deze fout was meteen herkenbaar toen de brief uit de stapel met documenten werd getrokken in afwachting van de definitieve beoordeling. Het salaris aangeboden aan de kandidaat was veel te laag voor de baan.

Praten over een onmiddellijk leerpunt.

In sommige organisaties ondertekent de HR-manager, directeur of VP - nooit een HR-assistent - de sollicitatiebrieven die naar kandidaten gaan, dit is een slechte gewoonte in de privésector. Het is niet de HR-persoon die het aanbod doet. De HR-persoon overlegt met de inlenende manager die de uiteindelijke beslissing over een kandidaat moet nemen en de brief met werkaanbiedingen moet ondertekenen.

De aanbiedingsbrief is het engagement van de manager voor de nieuwe medewerker. Door het aanbod te doen bevestigt hij of zij zijn of haar inzet voor het succes van de nieuwe werknemer. Het verwelkomen van een nieuwe medewerker maakt deel uit van het hele wervings-, selectie- en wervingsproces. Ze zijn allemaal componenten van het onboarding-proces.

Het werkaanbod is een ander onderdeel van het verwelkomen van de nieuwe werknemer in uw organisatie en het laten voelen van de gewenste nieuwe werknemer. Het stuurt een krachtiger bericht als het afkomstig is van de nieuwe baas van de potentiële werknemer. Het draagt ​​meer gewicht en wordt meer gewaardeerd wanneer de sollicitatiebrief afkomstig is van de manager van de nieuwe persoon. Het is het begin van een langetermijnobligatie.

Uitzonderingen op aanbevolen werkwijzen bij het beoordelen en ondertekenen van een jobaanbieding

In de publieke sector, in Fortune 500-bedrijven en op vakbonden vertegenwoordigde werkplekken kan deze praktijk verschillen. Wanneer een organisatie groot is en de werknemers verspreid over verschillende locaties zijn, logistiek gezien, voegt dit tijd en verwarring toe aan het proces van het doen van werkaanbiedingen.

Grotere organisaties hebben de extra uitdaging van consistentie op meerdere locaties, dus een groot deel van de systematisering van arbeidsvoorwaarden ligt bij HR. Om de selectie van kandidaten juridisch verdedigbaar te maken, hebben wervings- en wervingspraktijken consistentie nodig op alle locaties.

In een vakbond-vertegenwoordigde werkplaats, vooral in de publieke sector, heeft de manager mogelijk niet het laatste woord in wie de baan krijgt. Het kan contractueel worden bepaald door factoren zoals anciënniteit en onderwijs. In deze gevallen is het ook logisch dat het papierwerk afkomstig is van de HR-medewerkers. Zij zijn ervoor verantwoordelijk dat de arbeidsomstandigheden en -praktijken in overeenstemming zijn met het contract.

In al deze gevallen dient HR hun advocaat te vragen het aanbiedingsbriefformaat en -proces te herzien om ervoor te zorgen dat deze correct, wettelijk en door de werkgever beschermd zijn. Tenzij de aanbiedingsbrief afwijkt van het standaardformaat, is het meestal niet nodig om een ​​advocaat te vragen om elke afzonderlijke brief te controleren.

Moet een HR-manager of -directeur alle vacatures beoordelen?

Elk document van een manager of HR-leider dat het bedrijf juridisch of financieel verplicht, moet worden beoordeeld door een HR-manager of directeur of hoger. Dit is waarom.

• Een aanbiedingsbrief en veel andere documenten die door HR-medewerkers worden verzonden, verplichten het bedrijf wettelijk. Natuurlijk, wanneer een fout van $ 10.000 wordt gevonden, kunt u de aanbieding intrekken en uitleggen dat het een typefout was van een onervaren werknemer. Maar waarom zou u het bedrijf openstellen voor een situatie waarin een gewijzigd salarisaanbod moet worden verlengd? Een ongelukkige nieuwe werknemer kan de baan misschien nog aannemen, of u kunt een perfect geschikte kandidaat verliezen die wordt leeggelopen en gewond door een fout. Bovendien zou dit uw onderneming kunnen openen voor mogelijke juridische stappen.

• Het honoreren van de onjuiste jobaanbieding, gebruikmakend van hetzelfde voorbeeld, is even onaantrekkelijk. Voordat het bedrijf het aanbod uitbreidde, onderzocht iemand in HR de markt, onderzocht wat andere werknemers in soortgelijke banen maken en sloot af met een passende jobaanbieding. Dus de consequenties reiken verder als andere werknemers leren over het salarisverschil.
• Ongeacht het ervaringsniveau van een HR-assistent die, in een HR-kantoor, het aanbod voor verzending moet voorbereiden, een tweede paar ogen die alles bekijken dat het bedrijf mogelijk financieel zou kunnen verplichten of de deur openzetten voor juridische stappen, is slim.Organisaties verwachten meer waakzaamheid en toezicht van werknemers die de titel manager of directeur hebben.

• Niet-communiceren kan leiden tot onjuiste arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden die niet zijn onderhandeld of die zijn beloofd aan een kandidaat. De HR-assistent weet bijvoorbeeld dat de baan $ 40.000 zou betalen, maar tijdens het onderhandelen kreeg de kandidaat meer plus een ondertekeningsbonus en in de dagelijkse drukte gaf de manager de HR-assistent geen antwoord. Wanneer een sollicitant een onjuist aanbod ontvangt, evalueert hij of zij de integriteit van uw bedrijf opnieuw. Je creëert een barrière voor acceptatie die onnodig was omdat de kandidaat zich zorgen maakt over hoe de situatie moet worden aangepakt.
• Documenten die naar mensen gaan die u probeert te rekruteren voor uw bedrijf, moeten onberispelijk zijn. Ze geven een signaal aan de potentiële medewerker over de cultuur van uw bedrijf. Zelfs een typefout kan een kandidaat een pauze geven. Een kopie van het document zal ook jarenlang in uw bedrijfsbestanden staan. In de meeste gevallen is het tweede paar ogen dat het document bekijkt een slimme praktijk.

De beoordeling en het toezicht op documenten die het bedrijf wettelijk of financieel verplichten, is geen kritiek op de kennis, ervaring of zorgvuldigheid van een HR-assistent. Het is een slimme zakelijke praktijk om al deze redenen.

Opmerking over vacatures: HR moet zijn advocaat vragen het format van de aanbiedingsbrief en het proces te herzien om ervoor te zorgen dat ze naar behoren en legaal zijn en de werkgever wettelijke bescherming bieden. Tenzij de aanbiedingsbrief afwijkt van het standaardformaat, is het meestal niet nodig om een ​​advocaat te vragen om elke afzonderlijke aanbiedingsbrief te controleren.

: Human Resources, Management en aan werk gerelateerde vragen en antwoorden

Disclaimer: Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische hulp of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is voor begeleiding, ideeën en hulp.