De vijf stadia van een project

Hoewel sommige projectmethodologieën zoals agile benaderingen de volgende fasen in snellere, iteratieve cycli comprimeren of herhalen, is het werk van elke fase zichtbaar en te onderscheiden in elk project.

Formele projecten volgen een proces in vijf fasen als volgt

1. initiatie: vorming van projectteams, projectbevrachting en aftrap.
2. Planning: het finaliseren van de projectscope, het definiëren van de gedetailleerde uitsplitsing van werk, het beoordelen van risico's, het identificeren van resource-eisen, het finaliseren van het schema en het voorbereiden op het eigenlijke werk.
3. Uitvoering: het uitvoeren van het daadwerkelijke werk dat vereist is door de projectdefinitie en reikwijdte.
4. Monitor en controle: het feitelijke beheer, de rapportage en de controle van de middelen en budgetten tijdens de uitvoeringsfase.
5. Project sluiten: levering van het project, beoordeling van geleerde lessen, verdaging van het projectteam.

Traditionele projectstroom

Ongeacht de grootte van het project, de beweging door de fasen is hetzelfde. Het project wordt geïnitieerd of gestart met een charter dat de projectmanager identificeert en beschrijft het belang van het project.

Nadat het project is gestart, gaat het over naar de planningsfase. Hier bepalen de kern- en werkteams welke werkzaamheden moeten worden voltooid om de projectomvang te bereiken en schattingen en beoordelingen te ontwikkelen voor tijd, kosten, middelen en risico's.

Na de planningsfase begint het werk en vindt het plaats in een gedefinieerde volgorde die nodig is om van een voorganger of voorgaande activiteiten over te gaan naar vervolgactiviteiten. Projectafhankelijkheden spelen in deze fase een belangrijke rol.

Terwijl de uitvoering aan de gang is, monitoren, rapporteren en controleren de projectmanager en teamleden het totale project, met de nadruk op kritieke padactiviteiten. Dit werk gaat door totdat de uitvoeringsfase is voltooid en het project aan de klant is afgeleverd.

De laatste fase, project in de buurt, omvat het inpakken van de bezorging, het beoordelen van geleerde lessen en het verdagen van het projectteam, zodat leden kunnen doorstromen naar hun volgende initiatief.

Voor agile of iteratieve ontwikkelingstypeprojecten vinden planning en uitvoering plaats in korte spurts of sprints, waarbij de fasen zich herhalen totdat het project naar tevredenheid van de klant is voltooid.

inwijding

Een solide projectinitiatie zal niet alleen uw project tot een succes maken, maar het zal ook de basis leggen voor alle toekomstige fasen. Tijdens de initiatie krijgt u de projectteamleden toegewezen, licht hen in over de algemene projectdoelen en vraagt ​​de klant of projecteigenaar zoveel mogelijk vragen zodat u het project efficiënt kunt plannen. Het is ook een goed moment om het enthousiasme van het team over het project op te bouwen en alle last-minute details te verzamelen die van invloed kunnen zijn op de projectplanning. Aanvullende stappen zijn onder meer:

• Stakeholder analyse
• Toewijzing van een uitvoerende sponsor
• Ontwikkeling van charterdocumenten en communicatie
• Formele startvergadering

Planning

Nadat u het project hebt gestart en alle relevante informatie hebt verzameld, begint u met het plannen van uw project. De planningsfase hangt af van de grootte van uw project, hoeveel informatie u moet organiseren en hoe groot uw team is. Het resultaat van planning moet een duidelijk projectplan of schema zijn, waaruit iedereen zijn toegewezen taken zal volgen. Het gebruik van een projectplanningprogramma zoals Microsoft Project of Basecamp is uiterst nuttig bij het plannen van een project. Als u geen toegang hebt tot een van deze programma's, doe dan een algemene zoekopdracht online voor gratis projectplanningssoftware.

Hoewel het nuttig is om een ​​projectplanningsprogramma te gebruiken, is dit niet altijd nodig. Het gebruik van Excel en Word om uw plan te maken en aan het team te communiceren, is even effectief. Specifieke taken in de planningsfase zijn onder meer:

• Een communicatieplan opstellen voor de verschillende betrokken stakeholders.
• Het ontwikkelen van een gedetailleerde werkverdelingsstructuur.
• Het kritieke pad identificeren.
• Plotting van resources op het projectplan en verfijnen van de sequencing van het werk op basis van projectafhankelijkheden en resourcebeperkingen.
• Het ontwikkelen van een gedetailleerd schema.
• Risico's inschatten en een risicoprioriserings- en mitigatieplan ontwikkelen.

Uitvoering

Nu u een degelijk projectplan hebt, kan het team beginnen met het uitvoeren van het project tegen de toegewezen taken. Het is de fase waarin iedereen het werk gaat doen. U wilt de uitvoerende fase officieel beginnen met persoonlijk overleg om ervoor te zorgen dat iedereen heeft wat ze nodig hebben om te beginnen met het uitvoeren van hun deel van het project. Het team op de goede weg helpen starten is een integraal onderdeel van het succes van een project, dus maak duidelijk wat het schema en het communicatieplan zijn.

Monitor en controle

Terwijl het project zich in de uitvoeringsfase bevindt, begint u het te bewaken en te beheren om ervoor te zorgen dat het zich verplaatst zoals gepland. Er zijn verschillende manieren waarop u een project kunt controleren en besturen. Casual check-ins met teamleiders, dagelijks georganiseerde "stand-ups" of meer formele wekelijkse statusbijeenkomsten zijn effectief. De informatie die uit deze vergaderingen of communicatiekanalen komt, zal de feedbackloop en uiteindelijk eventuele herplanning en aanpassingen die nodig zijn voor het project, informeren. Bijkomende belangrijke activiteiten in deze fase zijn onder meer:

• Vasthouden aan uw vooraf vastgesteld communicatieplan om ervoor te zorgen dat belanghebbenden zich bewust zijn van de status van het project.
• Werkteams en werkactiviteiten bewaken op het kritieke pad.
• Kansen identificeren om de planningsprestaties te verbeteren door activiteiten parallel of waar nodig snel te volgen of te voltooien, waarbij het schema crasht door bronnen toe te voegen.
• Bewaking van werkelijke versus geplande kosten.
• In sommige gevallen bewaken, berekenen en rapporteren over de verdiende waarde voor het projectplan.
• Risico's bewaken en mitigeren en het risicoplan zo nodig verfijnen.

Project Sluiten

Zodra alle details en taken van uw project compleet zijn en goedgekeurd door de klant of projecteigenaar; je kunt eindelijk je project sluiten. Het sluiten van een project is net zo belangrijk als de initiatie, planning en uitvoering ervan. U wilt alle informatie uit het project documenteren en netjes ordenen, zodat u daar indien nodig naar terug kunt gaan. Het is ook een goed moment om een ​​post-mortem over het project te houden, zodat alle teamleden kunnen nadenken over wat goed of fout is gegaan tijdens het project. Het moet ook worden gedocumenteerd, zodat de uitkomst kan worden gedeeld met andere projectleden en opgeslagen in een map met projectgeschiedenis.

Ten slotte is het belangrijk om het projectteam formeel te verdagen en feedback en prestatie-evaluaties te geven, zoals aangegeven door het beleid van uw bedrijf.