Hoe u uw contactgegevens kunt opmaken in een begeleidende brief

Wanneer u een begeleidende brief schrijft of een e-mail stuurt met een begeleidende brief, moet u uw contactgegevens in een duidelijke en gemakkelijk leesbare indeling opgeven. Het lijkt eenvoudig, maar het is belangrijk om het goed te doen.

Geef de beste manier aan om u te bereiken

Uw contactgegevens bevatten uw adres, telefoonnummer en e-mailadres, maar uw brief moet de snelste manier zijn om contact met u op te nemen. Als u bijvoorbeeld een papieren begeleidende brief verzendt, kunt u schrijven: "U kunt mij tijdens kantooruren bereiken op het bovenstaande telefoonnummer." Of voeg in een e-mailbericht deze laatste zin toe: "Ik kijk er naar uit om te horen van u. Mijn e-mailadres en telefoonnummer zijn met mijn handtekening hieronder. " U hebt het de ontvanger zojuist gemakkelijker gemaakt om u te bereiken.

In Print: leg contactinformatie bovenaan

Wanneer u een sollicitatiebrief voor afdrukken en mail schrijft of op een vacaturebord plaatst, moet het bovenste gedeelte informatie bevatten over hoe de potentiële werkgever contact met u kan opnemen.

Noteer uw contactgegevens links bovenaan. Gebruik enkele spatiëring en een consistent lettertype en formatteer het als een blok met informatie. Vermeld uw volledige postadres, uw telefoonnummer en uw e-mailadres.

Laat een spatie achter, voeg de datum toe en voer de naam en het adres van de ontvanger in, enkele regelafstand. Vermeld de naam en titel van de persoon naar wie u de brief stuurt en de naam van de organisatie.

Het is slim om de naam te gebruiken van de persoon die de brief ontvangt. Als dat nodig is, kijk dan op de bedrijfswebsite of LinkedIn om de naam van de afdelingsmanager te achterhalen. Neem bij twijfel contact op met de hoofdlijn van het bedrijf en vraag het aan de receptioniste.

Als u de naam van de contactpersoon niet kunt bepalen, gebruikt u de naam van de afdeling in de contactgegevens.

Hier volgt een voorbeeldindeling van contactgegevens voor een aanvrager en het adres van het bedrijf.

Contactinformatie voor een geadresseerde en het bedrijf

Uw naam

Jouw adres

Uw stad, provincie en postcode

Jouw telefoon nummer

Jouw e-mailadres

Datum

Naam van ontvanger

Titel van ontvanger

Bedrijf

Adres

Plaats, provincie en postcode

Als u uw e-mailgegevens opneemt, moet u uw Postvak IN vaak controleren, zodat u snel kunt reageren op alle contacten.

In e-mail: contacten gaan onderaan

De standaard zakelijke stijl voor e-mailcommunicatie is anders, omdat het schermformaat mogelijk niet zorgt voor een snelle oogscan van de volledige tekst op de manier waarop een stuk papier doet. In plaats van je contactgegevens bovenaan te plaatsen, voeg je deze toe aan je handtekening. Neem de contactgegevens van de werkgever niet op.

Uw handtekening kan uw straatnaam weglaten als u dat verkiest. Anders geeft u gewoon uw naam, e-mailadres en telefoonnummer op. U kunt ook relevante links naar uw sociale voetafdruk toevoegen, zoals uw LinkedIn-profiel of zakelijke website. Deze kunnen aanvullende informatie toevoegen en uw positie in uw beroep aangeven.

Hier zijn voorbeelden van e-mailhandtekeningen:

Email handtekening

Uw naam

Jouw e-mailadres

Jouw telefoon nummer

LinkedIn-profiel (of ander relevant webadres)

Een kleine afbeelding kan acceptabel zijn in uw handtekening, zoals een geschreven handtekening onder de tekst. Maar laat je niet meeslepen. Houd het eenvoudig en professioneel.

Bewaar de sjablonen

Het is het beste om elke keer hetzelfde basisformaat te gebruiken om uw contactgegevens in een brief of e-mail te delen. Door een voorbeeld van elk te bewaren en het zo nodig te knippen en plakken, zorgt u ervoor dat u nooit een typografische fout maakt of iets achterlaat uit een belangrijke boodschap.