Hoe te reageren op een verzoek om een ​​referentiecontrole

Reageren op een referentiecheck is een lastige zaak. Angst voor represailles en rechtszaken zorgen ervoor dat veel werkgevers überhaupt niet reageren. Deze aanbevelingen helpen u om op een redelijke manier te reageren op verzoeken om referentie te controleren en tegelijkertijd de legitieme belangen van uw bedrijf en uw huidige werknemers te beschermen.

Volg het vastgestelde verwijzingscontrolebeleid van uw bedrijf

Ten eerste vragen veel bedrijven dat managers schriftelijke referentieverzoeken sturen naar Human Resources. Als de referentie van de manager echter positief is, kunt u ermee instemmen dat de manager een verbale verwijzing rechtstreeks aan een werkgever verstrekt.

Alles dat in een geschreven vorm wordt verzonden, moet afkomstig zijn van Human Resources, of HR-personeel moet de respons beoordelen op consistentie en de belangen van het bedrijf beschermen. Een gemeenschappelijk referentiecontroleformaat vraagt ​​u om deze informatie over de voormalige werknemer te verstrekken.

• Functietitel en zo nu en dan, functie verantwoordelijkheden,
• Laatste salaris,
• Data van tewerkstelling,
• Biedt een checklist die de voormalige werkgever vraagt ​​om kenmerken als "teamwerk" en "betrouwbaarheid" te rangschikken.

Dit papierwerk kunt u het beste overlaten aan Human Resources - vraag de HR-medewerkers ten minste om een ​​schriftelijke reactie die u misschien overweegt te verzenden. Beantwoord geen vragen die u vragen om een ​​voormalige werknemer een cijfer te geven in een aspect van hun werk- of werkkenmerken.

Numerieke classificaties zijn niet vergelijkbaar op basis van een gedeelde betekenis van de definitie van de term, noch is de betekenis van de getallen op een numerieke schaal gedefinieerd op deze formulieren. Daarom is het op zijn best gebrekkige communicatie. In het slechtste geval kan dit de kansen op werk van uw voormalige werknemer schaden.

Zorg ervoor dat de werknemer een geregistreerde autorisatie op bestand heeft

Controleer in de tweede plaats of de handtekening van de voormalige werknemer, die de referentiecontrole autoriseert, overeenkomt met het papierwerk dat door het verzoekende bedrijf is verzonden. Zonder de handtekening van de voormalige werknemer om toestemming te verlenen, moet u geen informatie over de werknemer verstrekken.

Reageren op een referentiecheckverzoek met een positieve referentie

Als de manager, met weinig voorbehoud, de voormalige werknemer kan aanbevelen, kan de manager in overleg met de HR-medewerkers de oproep terugsturen naar de werkgever die het verzoek indient. Bij het beantwoorden van een telefoongesprek moet de manager ervoor zorgen dat de handtekening van de werknemer die de referentiecontrole autoriseert, bij Human Resources staat voordat hij het telefoongesprek beantwoordt.

Wanneer een voormalig werknemer een goede werknemer was en uw bedrijf op goede voorwaarden achterliet (misschien verhuisde een echtgenoot en was de afstand niet commutabel), dan wilt u de voormalige medewerker assisteren bij het vinden van een nieuwe functie.

Of misschien ben je als referentie gebruikt door een medewerker die je ooit heeft gerapporteerd, hoewel niet het laatst. Als u positieve opmerkingen over de werknemer maakt, kunt u de potentiële werkgever antwoorden met de positieve opmerkingen die u kunt bijdragen.

Referentiecontrole vragen die u niet wilt aanraken

Beantwoord alleen de vragen die u geruststellend beantwoordt als u een telefoontje of document met referentieverzoek ontvangt. Een manager moet alleen spreken over de gebieden van de vaardigheden en ervaring van de werknemer waarover hij directe kennis heeft. Er zijn verschillende vragen die een manager niet zou moeten beantwoorden:

• Voorbeeldvraag: voorspel of uw voormalige werknemer succesvol zal zijn in de positie waarvoor zij worden overwogen. (Heb je een kristallen bol, iemand?) Je kunt deze vraag onmogelijk beantwoorden. Zelfs als de positie vergelijkbaar klinkt, kun je de collega's, de cultuur van de werkgever, hun relatie met klanten of de talloze factoren die een werknemer helpen slagen, niet voorspellen.

  Goed antwoord: toen de medewerker voor mij werkte, in haar functie bij mijn bedrijf, was zij een sterke bijdrager wiens werk op prijs werd gesteld.

• Voorbeeldvraag: Wat waren de zwakke punten van de werknemer?

  Goed antwoord: ze had geen zwakke punten die het vermelden waard waren en beïnvloedde haar vermogen om haar werk goed uit te voeren toen ze voor me werkte.

• Voorbeeldvraag: Waarom heeft de medewerker de functie verlaten waarin hij u heeft gerapporteerd?

  Goed antwoord: ze zocht meer verantwoordelijkheid en sloot haar kennis van ons bedrijf en onze producten aan.

  Goed antwoord: ze verliet onze organisatie vanwege persoonlijke redenen die belangrijk voor haar waren.

Dit zijn de soorten vragen over referentiecheck die een potentiële werkgever zal stellen als u een telefoongesprek met referentiecontrole retourneert.

Reageren op een verzoek om referentietest: niet positief

Als de werknemer uw bedrijf onder een cloud heeft achtergelaten, of de medewerker slecht geschikt was voor zijn of haar baan, een niet-bijdragende medewerker om andere redenen of onbehandelbaar, verwijs de oproep of het formulier door naar Human Resources-personeel voor een standaardantwoord.

Soms zijn er ongebruikelijke omstandigheden waarin een medewerker uw bedrijf verlaat. Misschien bekeek een medewerker pornografie op zijn computer - ja, hij vroeg zijn HR-directeur om als een van zijn referenties te dienen. Een andere voormalige werknemer heeft mogelijk geweld gedreigd of een gewelddadige daad gepleegd terwijl hij in dienst was van uw bedrijf.

Hoewel deze voormalige werknemers uw bedrijf zelden als referentie zullen vermelden, wees dan voorbereid. Deze oproepen moeten voor HR-standaard naar het HR-personeel worden gestuurd.

Er is echter een voorbehoud hier. Praat met uw advocaat voordat u reageert op een referentiecheck over een mogelijk gewelddadige werknemer. Als u geen gewelddadig gedrag laat zien aan een potentiële werkgever en de voormalige werknemer een gewelddadige daad pleegt terwijl deze in dienst is van de nieuwe werkgever, kan uw bedrijf aansprakelijk worden gesteld voor het niet onthullen van deze informatie. Neem dus contact op met uw advocaat in buitengewone omstandigheden waarin u van een werknemer bent afgestapt.

Wanneer een voormalige werknemer vraagt ​​om een ​​generieke referentiebrief

Het geven van een algemene referentiebrief aan voormalige werknemers wordt niet aanbevolen. Zodra een document bestaat, leeft het voor altijd. Toekomstige werknemers hebben HR-kantoren voorzien van kopieën van brieven die 10 en 20 jaar oud waren, soms nauwelijks leesbaar door meerdere fotokopiesessies.

Na een bepaalde tijd verstreken is, heb je geen idee wat voor soort werknemer je voormalige werknemer is geworden, tenzij hij of zij de zeldzame uitzondering is die contact houdt. En u weet nooit hoe de werknemer uw brief zal gebruiken of hoe uw woorden zullen worden geïnterpreteerd door potentiële werkgevers. Een beleid aannemen dat stelt dat managers nooit geschreven, generieke referentiebrieven mogen geven.

Informeer de voormalige werknemer dat uw bedrijf graag werkbevestiging van Human Resources zal verstrekken aan specifieke werkgevers die rechtstreeks navraag doen.

Laatste gedachten over het reageren op een referentieaanvraag

Weinig werknemers stellen een doel vast van falen op het werk. Toch falen werknemers en nemen bedrijven en werknemers deel. Houd er rekening mee wanneer u om een ​​verwijzing wordt gevraagd dat elke voormalige werknemer de mogelijkheid verdient om opnieuw te beginnen, ongeacht de voorwaarden waaraan deze zijn onttrokken uit uw organisatie.

Misschien was de voormalige werknemer niet geschikt voor de functie die hij in uw bedrijf had. Uw bedrijfscultuur was mogelijk een complete mismatch met de behoeften van de werknemer. De werknemer heeft mogelijk een andere visie op de vereisten van zijn baan gehad dan die van zijn baas. Misschien ontrafelden zijn persoonlijke leven en huwelijk tijdens zijn ambtstermijn bij jouw bedrijf.

U weet nooit alle details en redenen waarom een ​​werknemer faalt of verder gaat. Het is gemakkelijk met de goed presterende medewerker die je spijt van het verlies van een betere baan, een gezinsbeweging of een droomkans. Het is moeilijker met de marginale uitvoerder.

Wees eerlijk of verstrek minimale informatie. Doe geen voorspellingen van succes met de kristallen bol en geef geen numerieke beoordelingen en ranglijsten voor onbepaalde termen. Geef indien nodig de minimale informatie op die de prestaties van de voormalige werknemer beschrijft. Geef de medewerker waar mogelijk een pauze en praat met de potentiële werkgever.

Recente cijfers met betrekking tot referentiecontrole gaven aan dat werkgevers tegenwoordig zeer serieus verwijzingen nemen. Meer dan 90 procent van de werkgevers controleert de referenties. Geef uw voormalige werknemers waar mogelijk een pauze - wanneer u dit op een gewetensvolle manier kunt doen.