Het belang van schriftelijke omschrijvingen van opdrachten

Voordat u begint met een gesprek, is het van cruciaal belang dat u een geschreven functiebeschrijving hebt voor elke unieke positie. Het hebben van een geschreven beschrijving volbrengt veel belangrijke dingen die uw bedrijf en uw werknemers beschermen.

Een goede functieomschrijving

• Dient als naslagwerk voor het bepalen van vergelijkbare salarissen in de industrie.
• Helpt bij het maximaliseren van het geld dat wordt uitgegeven aan werknemerscompensatie voor de functie door ervaring en vaardigheden te garanderen die nodig zijn voor het werk, gedetailleerd zijn en worden afgestemd op potentiële aanvragers.
• Functies als basis voor het ontwikkelen van interviewvragen.
• Gedetailleerde informatie over de positie die kan worden opgenomen in 'Help wanted'-advertenties.
• Ontmoedigt werknemers om te weigeren iets te doen omdat "het niet mijn taak is".
• Biedt een basis voor beoordelingen door medewerkers, salarisverhogingen, doelen stellen en groeipaden.

• Dient als juridische documentatie die nuttig kan zijn in het geval een werknemer een proces wegens beëindiging of discriminatie tegen het bedrijf indient.

Wat op te nemen in een taakbeschrijving

Een effectieve functiebeschrijving beschrijft de primaire functies van de taak, hoe de taken zullen worden uitgevoerd en de nodige vaardigheden die nodig zijn om de klus te klaren. Het moet anticiperen op de groei van medewerkers en mogelijke problemen met misverstanden. Dat wil zeggen, een functiebeschrijving is niet alleen een analyse van de positie; het moet ook potentiële vragen over de positie in de toekomst behandelen.

Een taakbeschrijving moet het volgende bevatten:

Functietitel: verduidelijkt de positie, functietitel en rang of niveau (indien van toepassing).

Salaris schaal: lijst beginsalaris, middenklasse en hoog (maximum) salaris voor de functie. U moet ook informatie opnemen over hoe werknemers in aanmerking komen voor aanvullende compensatie (d.w.z. verkoopcommissies, prestatiebonussen, jaarlijkse verhogingen, enz.)

Verklaring van doel en doelstellingen: een algemene verklaring, samengevat in drie of vier zinnen, het doel of het doel van de functie.

Functieomschrijving: een gedetailleerde lijst van specifieke taken en taken in volgorde van belangrijkheid (de belangrijkste taken moeten boven aan de lijst worden weergegeven). Deze lijst moet betrekking hebben op alle activiteiten die 5% of meer van de tijd van de werknemer in beslag nemen en omvatten alle aansprakelijkheid die de werknemer kan hebben om bepaalde doelen te bereiken.

Beschrijving van de rapportagestructuur: deze sectie biedt een gedetailleerde beschrijving van alle rollen die de werknemer zal houden. Het moet hun eigen toezichthoudende rollen omvatten (indien aanwezig) en ook aan wie zij direct of indirect ondergeschikt zijn. Als de werknemer met andere werknemers of afdelingen moet werken, moet u die informatie ook opnemen.

Het is handig om een ​​stroomschema voor de bedrijfsorganisatie op te nemen dat alle posities in het bedrijf en hun hiërarchie weergeeft.

Ervaring en vaardigheden: wees zo specifiek mogelijk wanneer je de ervaring en vaardigheden beschrijft die nodig zijn om de klus te klaren. Als de positie bijvoorbeeld het gebruik van een computer vereist, geeft u een lijst met het type software of hardware die is gebruikt om de taak uit te voeren.

Beschrijving van Ideal Candidate: detailleer andere sterke punten die nodig zijn om de klus te klaren, zoals "het vermogen om met strakke deadlines en meerdere bazen te werken."

Werklocatie en planning: een lijst maken van de fysieke locatie van de taak, de dagen en uren van de positie en eventuele overuren opnemen die nodig kunnen zijn om de taak uit te voeren.

Een belangrijke functie om in elke functiebeschrijving te plaatsen: "En andere taken zoals toegewezen"

De ideale situatie voor een werkgever bestaat uit het inhuren van zeer gemotiveerde en bekwame medewerkers die graag meer willen doen dan alleen hun toegewezen taken. Medewerkers die vragen om meer werk wanneer ze vrije tijd in handen krijgen of die geïnteresseerd zijn in het leren van nieuwe vaardigheden, kunnen van onschatbare waarde zijn voor kleine bedrijven.

Maar niet alle werknemers zijn toegewijd aan hun baan of de bedrijven die hun salaris schrijven. Medewerkers die weigeren meer te doen dan hun functieomschrijving specifiek vermeldt, kunnen vermijdbare kopzorgen voor hun werkgever creëren.

Door "en andere taken als toegewezen" op te nemen in een functiebeschrijving, kan de werkgever nieuwe taken toevoegen aan de functie die nodig zijn. In sommige gevallen kan het nuttig zijn meer te verduidelijken dan de generieke "andere taken" en meer beschrijvend te zijn. Bijvoorbeeld 'andere administratieve taken' of 'andere taken toegewezen door (een bepaalde afdelingsfunctie)'.

Het betalen van hogere salarissen komt niet altijd overeen met betere prestaties op het werk. Werkgevers en hun werknemers kunnen altijd beter opschieten wanneer wat wordt verwacht in de werkprestaties van een werknemer schriftelijk wordt vastgelegd.