Hoe u vragen van werknemers kunt beantwoorden - ontmoetingstips en -strategieën

Zakelijke vergaderingen kunnen eindeloos doorlopen als u het woord opent om vragen van werknemers te stellen als u vanaf het begin geen parameters vaststelt en de controle over de vloer behoudt. Het gezegde "er is er één in elke menigte" is goed van toepassing in de context van zakelijke bijeenkomsten, omdat ontevreden werknemers vaak bereid zijn om in groepssituaties te spreken. Het enige dat je hoeft te doen is een negatieve opmerking of vraag om anderen zover te krijgen dat ze instemmen. Maar het omgekeerde kan ook waar zijn: begin een positief gesprek en nodig anderen uit om mee te doen en de uitkomst kan een productieve ontmoeting zijn waarbij iedereen wegloopt met het gevoel dat de vergadering hun tijd waard was.

Een van de grootste klachten over zakelijke bijeenkomsten is dat ze vaak onnodig zijn en waardevolle werktijd verspillen. Zorg ervoor dat u duidelijk het doel van uw vergadering vermeldt, vooraf bepaalt hoeveel tijd u besteedt aan de vergadering (evenals aan open discussies) en houd vervolgens de vergaderonderwerpen en geplande duur vast. Misschien wilt u vergaderingen ook interessanter maken met een meeting-ijsbreker of warming-upactiviteit.

Hier volgen strategieën voor het omgaan met werknemers die vragen stellen tijdens vergaderingen die u niet meteen wilt beantwoorden of die u op geen enkel moment tijdens een vergadering wilt beantwoorden.

Wanneer onmiddellijk een vraag moet worden beantwoord

Als een vraag op het juiste moment komt en aan de orde is en u vindt dat deze moet worden aangepakt, beantwoord deze dan onmiddellijk - maar kort - en volg vervolgens door te stellen dat u aan het einde van de vergadering meer vragen zult stellen als u tijd heeft.

Onderbouw uw bewering dat u verder gaat met lichaamstaal. Kijk naar je aantekeningen of draai je naar een whiteboard, enz. Door kort oogcontact te maken, laat je zien dat je verder reist. Als je in het publiek kijkt (vooral met opgetrokken wenkbrauwen), zou je een signaal kunnen sturen dat je een opening verlaat voor meer vragen.

Als het publiek negatief of vijandig is, erken dan hun zorgen, maar slechts indirect. Neem even de tijd om uit te leggen dat u hun zorgen begrijpt en deelt, maar als u te ver van het onderwerp afstapt, zal niets worden bereikt. Stel voor dat mensen hun vragen voor later opschrijven, of dat ze je persoonlijk ontmoeten, zodat je hun zorgen in meer detail kunt bespreken.

Het beantwoorden van een enkele vraag is handig omdat het:

• Hiermee kan een vergaderhouder iets bespreken waar hij mogelijk niet aan heeft gedacht;
• Het stuurt een bericht dat je naar je publiek luistert;
• Door slechts één vraag te beantwoorden, verzendt u ook het bericht dat u nog steeds de leiding heeft over de vergadering, maar geeft u om wat de aanwezigen denken.

Hoe een vraag tactisch uit te stellen

Als de vraag die later wordt gesteld later zal worden besproken, zeg dan: "Dat is een goede vraag en die zullen we binnenkort behandelen."

Als de vraag niet-geadresseerd is en niet tijdens de vergadering aan de orde komt, geef dan een reeks specifieke instructies voor oplossing. Als je simpelweg weigert een vraag te beantwoorden of een oordeel velt, "dat is niet het doel van deze vergadering", zou het kunnen zijn dat je de verkeerde boodschap naar je werknemers stuurt: het management maakt zich niets uit.

Een andere manier om vragen uit te stellen waarover tijdens de vergadering niet wordt gesproken, is om de persoon te vragen om u persoonlijk (of een ander toepasselijk lid van het management) persoonlijk te ontmoeten om hun zorgen in meer detail te bespreken. U kunt zelfs voorstellen (indien van toepassing) dat de vraag belangrijk genoeg is om te overwegen in een toekomstig tijdstip in een afzonderlijke vergadering te worden behandeld.

Het uitstellen van een vraag is nuttig omdat:

• In een informele werkomgeving kunnen werknemers zich te vrij voelen om hun mening te uiten en de leiding te nemen over een vergadering;
• De meeste boze of ontevreden werknemers willen meer dan wat ook gehoord worden. Door hen op het juiste moment en op de juiste manier een klankbord te geven, kan worden voorkomen dat kleine problemen groter worden; en
• Medewerkers hebben behoefte aan en reageren op goed leiderschap.Als het management de controle op een eerlijke en evenwichtige manier handhaaft, stuurt het de boodschap naar de medewerkers die het management aan het luisteren is, maar moet het passende grenzen stellen.