Elektronisch toezicht op werknemers is geen positief

Het elektronisch toezicht op werknemers neemt elk jaar toe, volgens de Electronic Monitoring and Surveillance Survey, uitgevoerd door de American Management Association (AMA) en The ePolicy Institute, elk jaar tussen 2001 en 2007.

In een eerder artikel is Surfen op het web op het werk, de status van werknemersmonitoring en enkele redenen waarom werkgevers mogelijk het e-mail- en internetgebruik van werknemers willen controleren, herzien. Het artikel ging ook in op de gevolgen die zowel werknemers als werkgevers op de werkplek ervaren als gevolg van onjuist gebruik van elektronische apparatuur, e-mail en internet.

Er zijn voor- en nadelen van de elektronische bewaking van werknemers op het werk. Deze beoordeling van de voors en tegens van elektronisch toezicht op werknemers op het werk zal werkgevers helpen beslissen wat het beste is voor hun organisatie. Niet elke beroepsbevolking, werkplek of werkcultuur en -omgeving is een kandidaat voor elektronisch toezicht op het werk.

In sommige werkomgevingen, afhankelijk van de gewenste cultuur en omgeving, zou elektronische bewaking van werknemers in feite het vertrouwen schaden, relaties verwonden en krachtig verkeerde berichten naar het personeel sturen.

Voordelen van elektronische surveillance van werknemers op het werk

Er zijn krachtige redenen om het online gedrag van werknemers op het werk te controleren. Deze redenen zijn voor veel werkgevers aantrekkelijk en begrijpelijk als organisaties worden waargenomen.

Organisaties proberen zichzelf en hun werknemers te beschermen tegen de illegale, immorele en problematische verspreiding van inhoud en het bezoeken van niet-werkende sites terwijl werknemers werken.

Een klein productiebedrijf, tijdens het gebruik van elektronische bewaking van werknemers, ontdekte dat een medewerker pornofilms op het werk had bekeken. Hij werd vanuit zijn cabine naar zijn auto gelopen, slechts dertig minuten nadat HR ontdekte dat hij zijn tijd op het werk had doorgebracht. (Het juiste beleid dat dit gedrag verbood, was aanwezig en hij was getraind.)

In een andere ervaring in een klein productiebedrijf klaagden werknemers dat hun supervisor het grootste deel van de werkdag op het internet aan het surfen was. De netwerkbeheerder bevestigde dat de supervisor de jobboard-sites bezocht, online bankierde, winkelde, chatte en op message boards plaatste, receptsites las en uren in persoonlijke e-mail doorbracht voor meer dan zes uur per dag.

Hoe moet een bedrijf reageren op problematisch online gedrag?

Op de dag dat het bedrijf bereid was om deze medewerker te ontslaan, gaf de medewerker een kennisgeving en bereikte met het bedrijf overeenstemming over een geordende, wederzijds voordelige overgang.

In nog een andere ervaring in een klein bedrijf, werd ontdekt dat een medewerker haar bijkomende boekhouding voor haar persoonlijke zaken had gedaan op het tijdstip van de onderneming en in haar door het bedrijf verstrekte computer. De medewerker heeft dit gemeld en is van het terrein geëscorteerd. De werknemer smeekte later om dit materiaal terug te krijgen en de werkgever leverde de records vriendelijk op.

Houd met deze voorbeelden in gedachten dat elektronische bewaking van werknemers op het werk resultaten kan opleveren die gunstig zijn voor de werkgever. Merk ook op dat in geen van deze drie bedrijven het elektronisch toezicht op werknemers werd uitgeoefend. Maar frequente IT-interventie werd toegepast.

Verdacht gedrag van de betrokken medewerkers leidde tot de herziening van elektronische archieven. Veel werkgevers kunnen dus gebruikmaken van elektronisch toezicht op werknemers, maar kiezen ervoor om geen elektronisch toezicht uit te oefenen.

Meer over het onder toezicht houden van werknemers

Er zijn extra redenen om werknemers elektronisch te bewaken op het werk. Dit zijn belangrijke redenen.

• Productiviteitsproblemen zijn een zorg van de werkgever.
• De aard van de sites die werknemers bezoeken, betreft werkgevers vanwege hun potentieel gezien te worden als het creëren van een vijandige werkomgeving. Hetzelfde probleem doet zich voor bij door medewerkers verzonden e-mails en moppen. Werkgevers willen hun werknemers vertrouwen in goed beoordelingsvermogen, maar uit hun ervaringen blijkt dat zij niet altijd een gezond oordeel vellen. Werkgevers maken zich zorgen over het creëren van een omgeving van intimidatie als werknemers naar ongepaste plaatsen surfen en de URL's delen.

• Werkgevers maken zich zorgen over hun vermogen om e-mail en webrecords te produceren om zich te verdedigen tegen rechtszaken. Ze hebben records nodig om zich te verdedigen tegen rechtszaken.

Geschillen zijn een ernstig probleem voor werkgevers, zei Nancy Flynn, uitvoerend directeur van "The ePolicy Institute" en auteur van "The ePolicy Handbook", 2e editie (AMACOM, 2008) en andere internetgerelateerde boeken. "Bezorgdheid ten opzichte van rechtszaken en de rol die elektronisch bewijs speelt in rechtszaken en regelgevingsonderzoeken heeft meer werkgevers aangespoord om online activiteiten te controleren," adviseerde Flynn:

"E-mail van werknemers en andere elektronisch opgeslagen informatie creëren geschreven bedrijfsdocumenten die het elektronische equivalent van DNA-bewijs vormen." Flynn merkte op dat 24% van de werkgevers een e-mail heeft ontvangen die is gedagvaard door rechtbanken en regelgevers en nog eens 15% heeft gevochten over rechtszaken tegen werknemers die zijn aangespoord door werknemersmail, volgens het 2006 AMA / ePolicy-onderzoek. "

Om het risico van rechtszaken, beveiligingsinbreuken en andere elektronische rampen te helpen beheersen, moeten werkgevers profiteren van bewakings- en blokkeringstechnologie om mensenproblemen te bestrijden, inclusief het onbedoelde en opzettelijke misbruik van computersystemen en andere elektronische bronnen. "

Nadelen van elektronische bewaking van werknemers op het werk

Er zijn krachtige redenen waarom een ​​werkgever misschien geen gebruik wil maken van elektronisch toezicht op werknemers. Manny Avramidis, senior vicepresident wereldwijde human resources voor de AMA, zegt dat deze beslissing afhangt van het bedrijf en de werkomgeving die een werkgever wil creëren:

"Afhankelijk van de mate van vrijheid die in een bedrijf of het type werkgever is toegestaan, is elektronisch toezicht op werknemers misschien niet wenselijk." Bedrijven die nieuwe colleges in dienst hebben, die absoluut wazige lijnen hebben en de hele dag online zijn, zijn daar een voorbeeld van., 99% van de bevolking zal het prima doen zonder elektronisch toezicht: minder dan een procent van de werknemers zorgt voor de schade die alle slechte dingen voor werkgevers toelaat. "

• Avramidis zei dat elektronisch toezicht op werknemers de werkrelatie tussen werkgever en werknemer kan beïnvloeden. "Voor de medewerker die het juiste doet en zich richt op werk en de technologie matig gebruikt voor persoonlijk gebruik, heeft elektronisch toezicht geen invloed.Voor slechte werknemers zal elektronisch toezicht de relatie met hun werkgever onder druk zetten."
• Een belangrijke zorg van sommige werkgevers is de potentiële schade aan een werkcultuur die vertrouwen en betrokkenheid en motivatie van medewerkers bevordert. Elektronisch toezicht op medewerkers lijkt incongruent met een dergelijke omgeving.
• Volgens Avramidis: "Medewerkers die op de resultaten van hun werk worden beoordeeld, besteden meer tijd online aan het doen van persoonlijke dingen om de persoonlijke zaken te beheren." Er is een kruisbestuiving tussen waar het werk ophoudt en het persoonlijke werk begint. wanneer een medewerker zijn doelstellingen niet haalt of niet aan de verwachtingen voldoet. "

Voor toegewijde werknemers is er zelfs zoveel oversteek tussen thuis en privé als op het werk. Dat is onderdeel van de discretionaire energie, de energie die werknemers vrijwillig bijdragen boven en boven verwachting, die werkgevers hopen te verdienen.

"Medewerkers spenderen gemiddeld 3,7 uur per week op internet voor persoonlijke activiteiten op het werk en 5,9 uur per week online thuis met werkgerelateerde taken, volgens een studie van de Smith School of Business van de University of Maryland en Rockbridge Associates., een marktonderzoeksbureau gevestigd in Great Falls, Virginia. "

De laatste reden waarom werkgevers mogelijk geen gebruik willen maken van elektronisch toezicht op werknemers is de privacy van werknemers. Volgens Eric J. Sinrod, een partner in het kantoor van Duane Morris in San Francisco, waar hij zich specialiseert in technologie en rechtszaken, zijn zorgen van medewerkers over elektronisch toezicht legitiem.

"Toch hebben werknemers legitieme zorgen dat hun privacyrechten kunnen worden binnengevallen." Het primaire federale statuut op dit gebied is de Electronic Communications Privacy Act van 1986 (ECPA).De ECPA, gecodificeerd bij 18 U.S.C.101 en volgende, blokkeert het opzettelijk onderscheppen van elke draad, mondelinge of elektronische communicatie, of de ongeoorloofde toegang van opgeslagen communicaties.

"De ECPA kent drie uitzonderingen en als een van deze van toepassing is, kan monitoring plaatsvinden onder de juiste omstandigheden." Uitzonderingen laten werkgevers over het algemeen toe om bedrijfsgerelateerde telefoongesprekken te monitoren, de communicatie te monitoren wanneer er toestemming van de werknemer is geweest en om terug te vorderen. en toegang krijgen tot opgeslagen e-mailberichten. "

Samenvatting van elektronische surveillance van werknemers op het werk

Zoals u ziet, zijn er veel voordelen en nadelen voor de elektronische bewaking van werknemers op de werkplek. Weeg al deze factoren af ​​wanneer u besluit hoe u verder gaat met de monitoring van werknemers op uw werkplek.

In mijn bedrijf, waar we software ontwikkelen, hebben we meestal universitair geschoolde, jonge medewerkers die doelgericht en technologisch geavanceerd zijn. We waarderen elk gram van discretionaire energie die ze op het werk en thuis bijdragen.

Een bepaalde hoeveelheid websurfen is noodzakelijk om op ons terrein op de hoogte te blijven en om informatie over concurrentie te verkrijgen. Elektronisch toezicht op onze medewerkers is nergens op onze radar. Ik zal verrast zijn als het ooit een probleem is.

In elke situatie echter:

• een computer-, internet- en e-mailbeleid ontwikkelen;
• train de werknemers regelmatig zodat ze bekend zijn met de verwachtingen van uw bedrijf;
• de werknemers vragen af ​​te tekenen bij het begrijpen van het beleid;
• haal dan diep adem en vertrouw ze.