Administratief medewerker Functieomschrijving: salaris, vaardigheden en meer

Administratieve assistenten, waaronder secretaresses, vormen de ruggengraat van kantoorfunctionaliteit. Ze typen en bereiden documenten voor, plannen afspraken en onderhouden bestanden. Ze beantwoorden telefoons en directe oproepen en helpen bij stafvergaderingen. In sommige kantoren kunnen ze fundamentele boekhoudtaken aan, en kunnen ze betalingen van klanten en klanten accepteren.

In 2016 werkten er in de Verenigde Staten ongeveer 4 miljoen administratieve assistenten en secretaresses.

Taken en verantwoordelijkheden administratieve assistent

De verantwoordelijkheden van de administratieve assistenten kunnen variëren afhankelijk van het type kantoor waarin ze werken, maar een aantal veel voorkomende taken zijn:

• Genereer documenten.
• Diapresentaties samenstellen
• Maak spreadsheets.
• Beheer databases.
• Creëer en / of onderhoud websites.
• Werk als officemanager en organiseer personeelsevenementen zoals prijsdiners en fondsenwervende evenementen, het plannen van klantvergaderingen en het regelen van planningen voor collega's.

Salaris voor administratieve assistenten

Het salaris kan afhankelijk zijn van de aard van het bedrijf waar een administratief medewerker werkzaam is, evenals de omvang van taken. Degenen die kaderleden dienen, ontvangen het hoogste salaris.

• Mediaan jaarinkomen: $ 38.880 ($ 18.69 / uur)
• Top 10% jaarlijks inkomen: Meer dan $ 64,230 ($ 30,88 / uur)
• Gemiddeld 10% jaarlijks inkomen: Minder dan $ 24.690 ($ 11.87 / uur)

Onderwijs, training en certificering

Deze bezetting vereist geen specifieke geavanceerde opleiding, maar kan nuttig zijn.

• Opleiding: Je hebt een middelbare schooldiploma of het equivalent daarvan nodig, en je kunt een voorsprong krijgen in het veld door je in te schrijven voor een associate-degreeprogramma of een secretariële trainingsprogramma te volgen na de middelbare school. Secretaresses beschikken nu over een bachelordiploma of verdienen specialiteitgerichte certificeringen zoals de geaccrediteerde juridische secretaresse of de gecertificeerde medische administratief assistent in een groeiend aantal sectoren. Uitvoerend assistenten en secretarissen moeten een aantal studiepunten hebben op een minimum, zo niet een bachelor's degree.

• Opleiding: Overweeg om te beginnen met een uitzendbureau. Deze bieden soms training aan nieuwe rekruten. Anders, als u over enige elementaire secretariële vaardigheden beschikt, kan training op de werkplek worden aangeboden terwijl u het vakgebied van een bepaald bedrijf leert kennen.

Administratief Assistent Vaardigheden & Competenties

Je zult verschillende essentiële eigenschappen nodig hebben om een ​​administratief assistent te worden.

• Computer- en softwarevaardigheden: U moet vertrouwd zijn met Microsoft Office, e-mail en internet. Mogelijk moet u bekend zijn met QuickBooks of andere boekhoudsoftware als u voor een klein bedrijf werkt.
• Multitasking vaardigheden: Dit kan vooral belangrijk zijn als u ook als manager fungeert. Je zou in één keer aan verschillende eisen moeten kunnen jongleren.
• Verbale en schriftelijke communicatievaardigheden: Deze zijn essentieel. Je moet een goede beheersing van de Engelse taal hebben en goede proefleesvaardigheden bezitten.

• Interpersoonlijke vaardigheden: Je zult met anderen werken, inclusief klanten en ander kantoorpersoneel. Goede manieren en een rustig gedrag kunnen erg belangrijk zijn.
• Organisatievaardigheden: U moet op details georiënteerd en georganiseerd zijn, in staat om een ​​document te lokaliseren of protocol op te roepen in een oogwenk.
• Beslissingsvermogen: U zult merken dat u vaak bijna gelijktijdig verschillende taken uitvoert, met name in drukke kantoren, dus u moet in staat zijn prioriteiten te stellen en tijdbesparende beslissingen te nemen. Een klant wil misschien meteen een afspraak, maar heeft hij echt een noodgeval of kan hij een paar dagen wachten?

Werkvooruitzicht

Helaas heeft deze functie geen bemoedigende kijk op het werk. Het Amerikaanse Bureau of Vital Statistics projecteert dat de technologische vooruitgang vanaf 2016 tot 2026 de taken van veel administratief assistenten zal gaan overnemen, resulterend in een daling van de banengroei met 5%.

Werkomgeving

Deze positie is vereist door zowat elke branche. U zou kunnen merken dat u werkt in een medisch kantoor, een advocatenkantoor, een overheidskantoor of voor een kleine buurtcontractant. In elk geval bevindt u zich waarschijnlijk in een kantooromgeving.

Virtuele assistenten worden steeds meer gevraagd, dus het is mogelijk dat u vanuit huis kunt werken.

Werkschema

Dit is bijna altijd een voltijdbaan tijdens normale kantooruren, maar de aard van het bedrijf kan wat weekendwerk vereisen, bijvoorbeeld als u in dienst bent van een medische kliniek. Bovendien kunnen juristen in de advocatuur verwachten dat ze lange uren moeten wachten voordat ze worden getest en hun deadlines halen.

Hoe de baan te krijgen

KRIJG GLOERE AANBEVELINGEN

Werkgevers die een secretaresse of een administratief medewerker inhuren, zijn op zoek naar een persoon met wie ze comfortabel kunnen werken, die zich goed kunnen mengen met andere medewerkers en die vertrouwd kunnen worden met vertrouwelijke informatie. Sterke aanbevelingsbrieven kunnen deze kwaliteiten aantonen.

GEBRUIK UW NETWERKEN

Maak gebruik van uw netwerken om leads te krijgen over vacatures. Neem contact op met Facebook en LinkedIn-contacten, familie vrienden, buren en voormalige werkgevers. Laat hen weten dat u introducties zou op prijs stellen aan iedereen die misschien inhuurt.

OPENING OPENEN

Zoek op Google naar vacatures met zoekwoorden zoals administratief medewerker, marketingassistent, redactieteam, medisch secretaresse, juridisch secretaresse en kantoorassistent om vacatures te genereren. Veel administratieve banen zullen ook worden geadverteerd op het gedeelte over tewerkstelling van de website voor uw lokale krant of Kamer van Koophandel.

Vergelijk vergelijkbare banen

Sommige vergelijkbare banen en hun mediane jaarlijkse beloning omvatten:

• Court Reporter: $57,150
• Informatie bediende: $34,520
• Medische transcriptionist: $34,770