Hoe effectieve vergaderingen te leiden die resultaten opleveren

Mensen brengen zoveel tijd door in zakelijke bijeenkomsten dat het veranderen van ontmoetingstijd in duurzame resultaten een prioriteit is voor succesvolle organisaties. Acties die zakelijke vergaderingen succesvol maken, vereisen management door de leider van de vergadering vóór, tijdens en na de vergadering.

Als u gebruikmaakt van deze twaalf tips voor zakelijk vergaderbeheer, zullen uw vergaderingen en teams beter functioneren en betere resultaten opleveren.

Acties die moeten worden ondernomen vóór de zakelijke bijeenkomst

Acties vóór de zakelijke bijeenkomst vormen de basis voor het behalen van vergaderresultaten. U kunt alle noodzakelijke follow-up doen, maar zonder het voorwerk zult u niet succesvol zijn.

Plan de zakelijke bijeenkomst

Effectieve zakelijke vergaderingen die resultaten opleveren, beginnen met slimme planning. Stel allereerst vast of u andere werknemers nodig heeft om u te helpen met het plannen van de vergadering (d.w.z. mensen van een paar afdelingen aan te trekken). Bepaal vervolgens wat u wilt bereiken door de vergadering te houden en haalbare doelen voor uw vergadering vast te stellen.

De doelen die u stelt voor uw zakelijke bijeenkomst, zullen het kader vormen voor een effectief vergaderplan. Zoals Stephen Covey zegt in de 'Zeven gewoonten van zeer effectieve mensen', 'Begin met het einde in gedachten'. Uw doel voor de vergadering bepaalt de focus van de vergadering, de agenda van de vergadering en de deelnemers die u nodig hebt om de vergadering bij te wonen.

Zorg ervoor dat u een vergadering nodig heeft

Het klinkt misschien achterlijk, maar als je eenmaal je zakelijke ontmoetingsplan hebt ontwikkeld, zorg er dan voor dat een vergadering een geschikt middel is om de doelen te bereiken die je hebt vastgesteld. Vergaderingen houden is een dure onderneming als je kijkt naar de factureerbare kosten van de deelnemers. Doe er alles aan om te bepalen of een vergadering de beste manier is om het probleem op te lossen, het proces te verbeteren of een strategie op lange of korte termijn voor uw team of afdeling te maken.

Zorg voor een juiste deelname aan de vergadering

Als een zakelijke bijeenkomst het juiste middel is om uw doelen te bereiken, neemt u contact op met de deelnemers wiens aanwezigheid noodzakelijk is om de vergadering te laten slagen. Dit klinkt misschien als een goed idee, maar het brengt de meest bekwame leider naar boven - de belangrijkste aanwezigen moeten beschikbaar zijn om de vergadering bij te wonen.

Soms sturen mensen afgevaardigden tijdens hun afwezigheid. Als een afgevaardigde aanwezig is in de plaats van een cruciale beslisser, moet het aangewezen personeelslid de autoriteit hebben om definitieve beslissingen te nemen die kunnen worden afgetekend. Anders de vergadering uitstellen.

Verspreid en bekijk Pre-Work voorafgaand aan de vergadering

Hoeveel vergaderingen heb je bijgewoond die begonnen met de vergaderfacilitator die een stapel papier uitdeelde of een PowerPoint-presentatie maakte om voor discussie te lanceren? Het is frustrerend vanwege de tactiek van messing; de vergadering wordt een lees-in-groep die nauwelijks productief is voor uw bedrijf.

U kunt zakelijke vergaderingen het meest productief maken en resultaten garanderen door vooraf aan de vergadering het nodige voorwerk te doen. Voorafgaande werkzaamheden, grafieken, grafieken en leesmateriaal 48 uur voordat een vergadering begint, betekent dat iedereen bereid is om er meteen in te springen.

Documentatie die u kan helpen bij het bereiken van de vergaderdoelen kan het volgende omvatten:

• rapporten en gegevens
• grafieken en links naar concurrerende informatie
• maandelijkse verkoop
• productieplannen
• Microsoft PowerPoint-dia's die belangrijke discussiepunten illustreren
• vergadernotulen, notities en follow-up van eerdere vergaderingen of gerelateerde vergaderingen en projecten

Acties om te nemen tijdens de zakelijke bijeenkomst

Tijdens de zakelijke bijeenkomst, als u de tijd effectief gebruikt, bouwt u enthousiasme op voor het onderwerp en genereert u betrokkenheid van de deelnemers. Mensen zullen deel voelen van iets dat groter is dan hun dagelijkse uitdagingen. Daarom zal een goed gefaciliteerde, actieve vergadering die het stadium voor follow-up vormt, vergaderresultaten opleveren.

Effectieve zakelijke bijeenkomst facilitering

De leider van de vergadering bepaalt een positieve, productieve toon voor de interactie tussen de deelnemers aan de vergadering. Effectieve vergaderfacilitering begint met een beoordeling van de doelen, of verwachte resultaten van de vergadering, en de agenda. De facilitator helpt groepsleden geconcentreerd en productief te blijven.

Ontmoeting en de agenda vormden het raamwerk voor de bijeenkomst. Een effectieve facilitator, die deelnemers op het goede spoor houdt, zorgt ervoor dat de verwachte, gewenste resultaten als resultaat van de bijeenkomst worden behaald.

Betrek elke deelnemer bij uitvoerbare acties

Elke werkgroep heeft verschillende persoonlijkheden die op vergaderingen verschijnen. Je hebt rustige collega's en mensen die elk discussiepunt proberen te domineren. Of u nu de vergadering faciliteert of bijwoont, u moet elke deelnemer betrekken bij het proces van de vergaderdoelen.

Dit zorgt ervoor dat elke deelnemer wordt geïnvesteerd in het onderwerp van de vergadering en zal opvolgen. Je zult niet één lid - of jezelf - hebben dat de hele lading probeert te dragen.

Maak een effectief follow-upplan voor zakelijke bijeenkomsten

Maak tijdens de zakelijke bijeenkomst een vervolgplan met actie-items. Effectieve plannen omvatten het volgende:

• Het specifieke actie-item
• De naam van de persoon die eigenaar is geworden om het actie-item te voltooien
• De vervaldatum van het actie-item
• Consensus over wat de voltooiing van het actiepunt is

Bespreek real-life scenario's en succesbelemmeringen die teamleden kunnen ervaren als ze proberen de items te bereiken die nodig zijn om resultaten te produceren. Als u een vervolgvergadering nodig hebt, stelt u de tijd in voordat de deelnemers vertrekken, zodat deze in ieders agenda staan.

Acties om te nemen na de zakelijke bijeenkomst

Acties en planning vóór en tijdens de vergadering spelen een grote rol bij het helpen bereiken van verwachte, positieve en constructieve resultaten. Uw acties na de vergadering zijn net zo cruciaal. Follow-up op de volgende geplande vergadering is nooit voldoende om te zorgen voor resultaten.

Vergaderminuten publiceren

Publiceer uw notulen en actieplan binnen 24 uur. Mensen zullen het meest effectief bijdragen aan resultaten als ze meteen aan actie-items beginnen. Ze hebben nog steeds een nieuwe herinnering aan de vergadering, de verschillende discussiepunten en de beweegredenen voor elk vergaderitem.

Ook zal een vertraging in de verdeling van minuten invloed hebben op uw resultaten, omdat de meeste mensen wachten op het aankomen van de minuten voordat ze hun verplichtingen aanpakken.

Effectieve follow-up van zakelijke bijeenkomsten

Het respecteren en observeren van deadlines en follow-up zal u helpen resultaten te behalen uit uw vergaderingen. Na de vergadering moet elke persoon met een actie-item een ​​actieplan maken om aan al zijn verplichtingen te voldoen.

Of ze nu de stappen in hun planner schrijven, de taken delegeren aan een ander personeelslid of de taak onmiddellijk voltooien, het individu is verantwoordelijk voor de follow-up.

En u kunt de vergaderresultaten verbeteren door elke persoon op te volgen die halverwege tussen de vergaderingen zit. Uw doel is om de voortgang te controleren en ervoor te zorgen dat taken aan de gang zijn.

Verantwoording voor de follow-up tijdens de volgende vergadering

Heb je ooit in een vervolgvergadering gezeten die bestond uit het feit dat elke deelnemer de groep vertelde waarom ze hun engagement niet konden volbrengen? Het vaststellen van de norm of gewoonte van verantwoording voor resultaten begint al vroeg in uw vergadercyclus.

Follow-up door de facilitator halverwege ontmoetingen helpt, maar de groep moet nalaten om de toezeggingen onaanvaardbaar te houden. Laat de deelnemers verslag uitbrengen over de voortgang en resultaten op de volgende vergadering met de verwachting dat alle deelnemers hun toegekende doelen hebben bereikt. Als een taak vastligt, kijk je tijdens de volgende vergadering of er een legitieme wegversperring is om verder te gaan en te bepalen hoe verder te gaan.

Verslag het zakelijke vergaderproces voor continue verbetering

De praktijk van het debriefen van elke zakelijke bijeenkomst is een krachtig hulpmiddel voor continue verbetering. Deelnemers bespreken om de beurt wat effectief of ineffectief is met betrekking tot het huidige zakelijke vergaderproces. Ze bespreken ook de voortgang die ze volgens de groep over het onderwerp aan het maken zijn.