Hoe effectieve teambijeenkomsten te leiden

Effectieve vergaderingen zijn interessante, energieke evenementen waarbij teamleden samenwerken om beslissingen te nemen of problemen op te lossen. Helaas lijken teveel van de vergaderingen die we bijwonen precies het tegenovergestelde. De slechtste vergaderingen brengen de tijd om te kruipen waardoor iedereen mentaal en emotioneel uitgeput en meer dan een beetje gefrustreerd raakt. Het verschil zit in de manier waarop de vergaderingen worden gepland en uitgevoerd.

De beste managers begrijpen het belang van deze evenementen en ze begrijpen dat het produceren van een geweldige vergadering planning en doelbewuste inspanning vergt. Dit artikel biedt tien tips om u te helpen profiteren van deze waardevolle samenwerkingstijd met uw team. Hier zijn tips voor het versterken van uw teamvergaderingen.

Heb een positieve houding ten aanzien van vergaderingen

Het is het allerbelangrijkste dat een manager als leider kan doen om teamvergaderingen te verbeteren. Het is verrassend hoeveel managers trots zijn om hun afkeer van vergaderingen te verkondigen, maar om significante resultaten te bereiken, problemen op te lossen, beslissingen te nemen, te informeren, te inspireren, samen te werken en te motiveren, moeten managers met mensen werken.

Dat betekent af en toe die mensen samenbrengen in een kamer of tijdens een telefonische vergadering en met hen praten. Managing is niet om op kantoor te zitten terwijl de deur dicht is met het verzenden van e-mails. Als een leider, kijk naar vergaderingen als de manifestatie van leiderschap. Het is leiderschapsshow-tijd, niet iets om bang voor te zijn als een reisje naar de tandarts.

Vergeet niet dat u de eigenaar bent

De agendaplanning niet overdragen aan een administratief assistent of een ander teamlid. Als de leider, het is jouw vergadering om te plannen en uit te voeren. Om jezelf in de juiste stemming te stellen, kun je de volgende vraag stellen en beantwoorden: "Wat zal ik na deze vergadering willen dat mensen hebben geleerd, bereikt of opgelost?"

Bereid altijd een agenda voor

Alles wat u ooit zult lezen over effectieve werkvergaderingen, bevat advies over het voorbereiden van een agenda. Maar toch hebben we allemaal een bijeenkomst laten zien waar geen agenda te vinden is. De planning van de agenda helpt bij het focussen en identificeren van de prioritaire onderwerpen voor de vergadering.

Vraag om input op de agenda

Hoewel het de primaire verantwoordelijkheid van de manager is om de agenda te ontwikkelen, kunnen teamleden worden uitgenodigd om agendapunten bij te dragen. Stuur een oproep voor ideeën een paar dagen voor de vergadering.

Het spannender maken

Zet een beetje variatie in het formaat. Hier zijn een paar dingen die u kunt doen om uw teambijeenkomsten te verbeteren:

• Nodig gastsprekers uit
• Vier iets
• Voer een "learning roundtable" uit - laat teamleden een beurt nemen om elkaar iets te leren
• Bekijk een Ted Talk die relevant is voor de agenda van de vergadering
• Voer een teambuildingsactiviteit uit
• Van locatie veranderen (overweeg om de vergadering off-site te nemen)
• Neem wat leuk of interessant eten mee
• Een vergadering met één itemagenda houden
• Vraag om updates van het bliksemschicht
• Betrek het team bij het brainstormen
• Wissel van stoel of wissel van stoel iets om de monotonie te verbreken

Sta wat "witte ruimte" toe voor spontane creativiteit en betrokkenheid

Stop niet zoveel items op de agenda die je moeilijk vindt om het te voltooien. Laat in plaats daarvan aan het eind wat ruimte over voor een spontane discussie. Als de vergadering voortijdig afloopt, laat iedereen dan vroeg gaan. Iedereen waardeert ook dat er tijd is gevonden.

Gebruik Teambijeenkomsten om samen te werken

In plaats van alleen informatie te delen, probeer dan een probleem op te lossen of werk samen met de groep om tot een beslissing te komen. Ja, het is uitdagend en kan rommelig zijn, maar dat is waar we het meeste waarde aan hebben van vergaderingen.

Licht op

Leiding geven aan een bijeenkomst gaat niet over het laten zien van gezag of machtsmisbruik. Het is een voorbeeld om dit te doen door iemand te laten zeggen dat hij te laat is voor het team. Blijf een gevoel voor humor en je nederigheid.

Opvolgen

Houd actiepunten in de gaten en zorg ervoor dat mensen doen wat ze zeggen dat ze gaan doen. Het is frustrerend om op de volgende vergadering te verschijnen en te ontdekken dat de helft van het team niet de moeite nam om te doen waar ze zich in de vorige vergadering toe verbonden hadden. Follow-up voor de vergadering en houd individuen verantwoordelijk voor hun toezeggingen.

Wees een rolmodelleider

Teamvergaderingen zijn geen tijd om je hoede te laten zijn en terug te schoppen met je team. Houd jezelf en je team aan de hoogste gedragsnormen, wat betekent dat je geen grapjes tegen de kleuren, teamleden, cynisme en sarcasme, of bashing van andere afdelingen of management. Denk aan de vriendelijke leider waar je bekend om wilt staan ​​en laat je dan zien aan elke vergadering wezen die leider.

Het komt neer op

Een mogelijkheid om met uw team samen te werken en te werken is een vreselijke zaak om te verspillen. Het is noodzakelijk dat je de discipline ontwikkelt om vergaderingen te plannen en te leiden die mensen waarderen en initiatieven vooruit helpen.