Uitgebreid overzicht van een projectmanagementopdracht

Het Project Management Institute (PMI) definieert projectmanagement als "het voldoen aan de projectvereisten door het toepassen van kennis, vaardigheden, hulpmiddelen en technieken om activiteiten te projecteren, dit wordt bereikt door het gebruik van het initiëren, plannen, uitvoeren, besturen en afsluiten van een project.."

Hoewel deze definitie ingewikkeld lijkt, zijn projectleiders in feite geworteld in gezond verstand en praktisch gedrag. Of u nu projectmanagement aan uw klanten wilt geven of uw doel is om een ​​projectmanager te worden, overweeg stap voor stap de grondslagen van projectbeheer. Bepaal voordat u begint of de service die u gaat aanbieden (of de opdracht die u uitvoert) echt een project is.

Algemeen management versus projectmanagement

Hoe beslis je of iets wel of geen project is? Om dit te doorbreken, scheidt u de twee verschillende managementgebieden in functioneel (of algemeen) management en projectbeheer.

Functioneel of algemeen beheer is de continue werking van een taak. Een voorbeeld zou zijn als u een technologiebedrijf bezit en een klant hebt waarvoor u back-upondersteuning biedt en u voortdurend hun jaarlijkse account beheert door een back-up van hun servers te maken en hen een wekelijks activiteitenverslag te bezorgen. Als u dit vijf jaar doet en een verlengbaar contract hebt met de klant, is uw werk continu en daarom algemeen of functioneel.

Als uw klant echter een nieuw contentbeheersysteem wil implementeren en zij hebben een jaar de tijd om het nieuwe systeem te ontwikkelen en u te vragen om de ontwikkeling ervan te leiden, heeft uw klant u bij een project betrokken.

Evenzo, als u met menselijke hulpbronnen werkt en het uw taak is om het afdelingsbudget te beheren en leiding te geven aan junior-medewerkers, hebt u een functionele taak omdat het een doorlopende taak is zonder gedefinieerde afwerking.

Aan de andere kant, als u dezelfde HR-functie hebt en de directeur van uw afdeling u vraagt ​​om een ​​nieuw wervingsprogramma (en geeft u een deadline en een budget) en maakt u de projectmanager, dan is dit een project omdat het heeft een start- en einddatum en de taak gebeurt maar één keer.

Visualiseer uw project in drie delen

Nu u de essentie begrijpt van wat een project is, kunt u het projectbeheer van naderbij bekijken. Gebruikmakend van het rekruteringsprogramma als een voorbeeld, nu dat u weet dat er behoefte is aan een project, schetst de volgende stap de benodigde reikwijdte, tijd en budget.

Projectmanagement is het plannen, organiseren en controleren van de omvang, het budget en de tijd van het rekruteringsprogramma. Maak een eenvoudige piramide om het project te helpen visualiseren. Elke regel van de piramide vertegenwoordigt een van de drie hoofdonderdelen van een project (zoals scope, tijd en budget). De lege ruimte in het midden van de piramide is de kwaliteit van het geleverde product. De piramide is een belangrijk hulpmiddel om in gedachten te houden wanneer u uw project plant, omdat als uw drie hoofdonderdelen groeien of krimpen, de kwaliteit van het product wordt beïnvloed.

De omvang van het project

Het definiëren van de scope is vaak het moeilijkste en meest complexe onderdeel van projectmanagement. Details van een project zijn in het begin over het algemeen onbekend, dus het schatten van welke activiteiten en taken nodig zijn om het project uit te voeren, is doordacht. De scope bestaat uit alle verschillende activiteiten en taken die zullen worden ondernomen om het eindproduct te produceren dat u zult leveren. Als u de projectomvang definieert, kunt u bepalen hoeveel tijd en budget u nodig hebt om het project te voltooien.

Een goede manier om te beginnen is om gewoon op te schrijven wat je denkt dat nodig is om de taak te voltooien. Bespreek vervolgens met anderen om een ​​uitgebreid beeld te krijgen van alle betrokken activiteiten.

De tijd van het project

Als u eenmaal een beginbereik hebt vastgesteld, kunt u beginnen met het toewijzen van een tijd aan elke activiteit en taak en bovendien kunt u naar het grotere geheel van projecten kijken. Vraag jezelf af welke activiteiten er tegelijkertijd zullen gebeuren en welke er na elkaar zullen gebeuren. Let ook goed op hoeveel mensen de projectactiviteiten zullen beoordelen, omdat dit van invloed zal zijn op de tijd die nodig is om een ​​stap te voltooien. Het is verrassend hoe lang een eenvoudige taak kan duren als drie mensen deze moeten beoordelen. Nadat u de tijd hebt berekend die nodig is om de cumulatieve activiteiten en taken te voltooien, bent u klaar om een ​​projectplanning voor het projectteam te maken.

Het projectbudget

Op dit punt hebt u vastgesteld wat (scope) en de lengte (tijd) van een project. Nu is het tijd om het budget te bepalen. Net zoals het berekenen van de hoeveelheid tijd voor een project, moet je vaak anderen raadplegen, inclusief afdelingsleads om een ​​nauwkeurig budget te bepalen. Een budget bestaat uit meerdere overwegingen, waaronder het gebruik van mensen en materialen die betrokken zijn bij de ondernomen activiteiten en voor hoelang deze (d.w.z. de mensen) nodig zijn en welke materialen worden gebruikt.

Communicatie is de sleutel

Vaak wil een klant (of baas) dat een project wordt voltooid binnen een vooraf bepaalde tijd en budget zonder rekening te houden met de reikwijdte van het project. Het probleem hiermee is dat bijna altijd de reikwijdte van het project redelijkerwijs niet kan worden voltooid gezien de tijd en budgetbeperkingen. Bijgevolg onderhandelt een deel van projectmanagement de voorwaarden van de projectomvang met een klant of baas. Tijdens het hele onderhandelingsproces en tijdens de hele duur van het project is goede duidelijke communicatie de belangrijkste vaardigheid die je nodig hebt.

Hoe duidelijker je onderweg uitdagingen communiceert, hoe gelukkiger je klant of baas zal zijn.