Budgetmanagementtips voor nieuwe managers

De kans is groot dat wanneer iemand wordt gepromoveerd tot zijn eerste managementrol, dit de eerste keer is dat een afdelingsbudget wordt beheerd.

De meeste nieuwe managers krijgen weinig of geen formele training in het ontwikkelen van een budgetprognose, het bijhouden van hun uitgaven of het maken van aanpassingen halverwege het jaar. Ze krijgen vaak een spreadsheet of een rapport van hun manager of de financiële afdeling overhandigd en verwachten dat ze weten hoe ze het moeten doen, of leren met vallen en opstaan.

Hoewel 'vallen en opstaan' een effectieve manier kan zijn om een ​​nieuwe vaardigheid te leren, is het beter als een nieuwe manager niet te veel pijnlijke fouten hoeft te maken. Hier zijn een paar tips.

Investeer de tijd om van begin af aan te leren

Er is geen beter moment om "stomme" vragen te stellen dan wanneer je iets nieuws bent en het nog nooit gedaan hebt. Het is beter om te vragen en de tijd te besteden aan vooraf leren, in plaats van te wachten tot iemand je op fouten moet wijzen. Vraag tijd aan uw manager (of voorloper als dat mogelijk is) om de onderliggende filosofie, de overkoepelende doelen, het formaat en elk regelitem te bekijken. Als uw organisatie een financieel persoon heeft, vraag die persoon ook om tijd met u door te brengen. De meesten zullen gevleid zijn en bereid zijn hun expertise te delen.

Immers, als ze je kunnen trainen hoe je dingen volgens hun specificaties van tevoren moet doen, heb je later minder last van hun hoofdpijn.

Volg de cursus 'Financiën en budgetteren voor niet-financiële managers'

Neem contact op met uw plaatselijke universiteitsscholen, onder "Executive Education". De meeste business schools bieden cursussen van één tot drie dagen zonder creditering. Neem tijdens of na de cursus de tijd om het jaarverslag van uw bedrijf te beoordelen en inzicht te krijgen in de verschillende financiële ratio's en rapporten.

Beheer uw afdelingsbudget alsof het uw eigen bedrijf is

Wanneer we voor grote organisaties werken, behandelen we het geld van het bedrijf zoals het groeit op bomen. Dat is het niet, en het is nu uw taak als manager om persoonlijk eigenaar te worden van de middelen van uw afdeling.

Wees een teamspeler

Bekijk indien mogelijk het budget van uw manager. Hoewel het belangrijk is om eigenaar te worden van uw budget, maakt uw unit deel uit van een groter geheel. Vraag uw manager om u te laten zien waar uw budget past en het grote plaatje ondersteunt, evenals de onderlinge afhankelijkheden met uw leeftijdsgenoten. Er kunnen momenten zijn dat een andere afdeling geld nodig heeft voor doelen die een hogere prioriteit hebben dan de jouwe. Wacht niet om te worden gevraagd of laat het weghalen - wees proactief en bied aan om uw peer manager te helpen. Je wordt gezien als strategisch en collaboratief.

Speel geen stomme spellen

Alleen omdat 'iedereen het doet', wil nog niet zeggen dat het niet dom en slecht voor het bedrijf is. Een voorbeeld van een typisch dom budgetspel dat managers spelen, is 'het gebruiken of het uitgeven'. Het is wanneer u het einde van het jaar nadert en uw budget onder uw prognose loopt. In voorgaande jaren, toen u nog niet onder de dekking viel, werd het budget van uw volgende jaar vastgesteld op basis van de werkelijke periode van dat jaar. Dus om uw budget niet opnieuw te laten bezuinigen, koopt u spende-u-koopt-dingen die u niet nodig hebt of neemt u een voorraad op voor het geval u het nodig zou hebben.

Volg uw uitgaven maandelijks en maak proactieve correcties

Ga er niet vanuit dat "iemand" je zal vertellen wanneer je het budget overschrijdt. Misschien moet u zelfs maandelijkse rapporten vragen of zelf bijhouden. Wacht niet tot het einde van het jaar, wanneer het een verrassing is (voor jou en je baas). Tegen die tijd is het te laat om te onderzoeken en correcties aan te brengen. Wees verantwoordelijk, meet jezelf en rapporteer proactief aan je manager.

Wees transparant en betrek je team hierbij

Deel uw budget met uw team, misschien zelfs betrokken bij het opstellen van de prognose. Door uw team te betrekken en hen te helpen het budgetteringsproces te begrijpen, ontstaat er een gevoel van gedeeld eigendom en worden uw werknemers aangemoedigd creatieve manieren te vinden om hun uitgaven te beheren.

Wees strategisch

Neem niet alleen de werkelijke cijfers van vorig jaar en voeg tien procent toe aan de prognose van het volgende jaar. Begin met het ontwikkelen van een strategie en doelen en bepaal vervolgens de benodigde middelen om die doelen te bereiken. Als u meer dan vorig jaar nodig heeft, bereidt u dan een businesscase voor om uw verzoek om aanvullende financiering te rechtvaardigen.

Overtuig het niet

Terwijl het beheren van het budget een belangrijke rol voor een manager is, moet u nooit de belangrijkste troeven uit het oog verliezen: uw mensen! Zorg ervoor dat u ten minste vijf keer zoveel tijd aan het ontwikkelen van uw team spendeert dat u cijfers verknoeit.