Hoe gewone gewone bedrijfskosten te bepalen

De Internal Revenue Service (IRS) verklaart niet fiscaal aftrekbare bedrijfskosten in eenvoudige bewoordingen. Het is echter nog steeds de beste plaats om uitgebreide belastinginformatie te vinden. De IRS schrijft tenslotte belastingpublicaties, maakt belastingformulieren en handhaaft belastingwetten. Maar de IRS schrijft met de veronderstelling dat mensen die hun informatie lezen al een basiskennis hebben van belastingvoorwaarden.

In het geval van gewone en noodzakelijke zakelijke uitgaven, zijn de IRS-definities een beetje troebel.

Wat zijn bedrijfskosten?

Zakelijke uitgaven zijn kosten in verband met het runnen van een bestaand bedrijf. De kosten die gepaard gaan met het opstarten van een bedrijf worden afgetrokken als 'kapitaaluitgaven'. Veel bedrijfskosten zijn fiscaal aftrekbaar als u met winstoogmerk actief bent.

Zakelijke uitgaven omvatten geen kapitaaluitgaven, persoonlijke uitgaven of uitgaven die worden gebruikt om de kosten van verkochte goederen te berekenen. Deze kosten worden afzonderlijk vermeld op uw belastingen.

Uitgaven voor zakelijk gebruik van uw huis zijn gedeelde kosten (d.w.z. verzekering, hypotheek of huur en rekeningen van nutsbedrijven), omdat kosten ten goede komen aan zowel het bedrijf als de huiseigenaar. Deze kosten worden beschouwd als zakelijke uitgaven, maar worden afzonderlijk van andere bedrijfskosten vermeld in IRS Schedule C (Form 1040): Winst of Verlies van Bedrijven.

Per definitie moeten bedrijfskosten 'gewoon' zijn en Noodzakelijk'

Om aftrekbaar te zijn als bedrijfskosten moeten de kosten zijn beide gewoon en noodzakelijk. Gewone en noodzakelijke uitgaven, zoals hieronder gedefinieerd, moeten ook "redelijk" zijn, of de IRS kan de uitgave weigeren:

• Gewone uitgaven: Uitgaven die algemeen worden gebruikt en geaccepteerd door algemene industriestandaarden. Dit betekent uitgaven die typisch zijn voor uw bedrijf of bedrijf en die nodig zijn om uw bedrijf te runnen. Normale uitgaven moeten ook noodzakelijk zijn om ze af te trekken van uw bedrijfsbelastingen.
• Noodzakelijke uitgaven: Uitgaven die nuttig en geschikt zijn voor het runnen van uw beroep of bedrijf. Noodzakelijke uitgaven zijn niet fiscaal aftrekbaar, tenzij het ook gewone uitgaven betreft.

Een voorbeeld van een redelijke gewone en noodzakelijke bedrijfskosten zijn de kosten in verband met het versturen van nieuwsbrieven, vakantiekaarten of andere promotieliteratuur die worden verspreid om klantrelaties te bevorderen of nieuwe klanten te genereren.

Een voorbeeld van onredelijke bedrijfskosten is het betalen van een groot bedrag voor designerkleden voor uw thuiskantoor. Deze uitgave zou niet als gewoon of noodzakelijk worden beschouwd.

Hoe te bepalen of een bedrijfskosten gewoon en noodzakelijk zijn

Als u niet zeker weet of een uitgave gewoon en noodzakelijk is, stel dan twee vragen:

1. Betreft de kosten rechtstreeks het runnen van de onderneming? Als de kosten voor persoonlijk gewin zijn, alleen om uw werk gemakkelijker of comfortabeler te maken (d.w.z. u rijdt veel, dus u koopt een zitkussen voor uw auto), is deze niet aftrekbaar.
2. Kunnen de kosten worden afgetrokken onder "kosten van verkochte goederen" of "kapitaaluitgaven?" Als dat het geval is, kunt u het artikel niet als een "gewone en noodzakelijke" bedrijfskosten aftrekken.

Het is belangrijk om ontvangsten te bewaren voor elke uitgave die u aftrekt van uw belastingen, inclusief hypotheek, huur, verzekering, rekeningen voor nutsvoorzieningen en verplichte contributie van de huiseigenaar. (Merk op dat optionele contributies, zoals club- of zwembadlidmaatschappen, niet aftrekbaar zijn omdat ze niet verplicht zijn om thuis te wonen en te werken.)

Audit Alert Opmerking: Thuiswerkende bedrijven die kosten voor zakelijk gebruik van een huis melden, hebben meer kans om te worden gecontroleerd door de IRS dan andere vergelijkbare bedrijven.

_{Bron: Ministerie van de Schatkist; Internal Revenue Service. "Bedrijfskosten." 5 april 2008}