Administrative Assistant Interview Questions and Answers

Wanneer u voor een baan als administratief medewerker een sollicitatiegesprek voert, zal de interviewer willen weten hoe relevant uw kwalificaties zijn voor de functie en hoe u bij het bedrijf en de afdeling zou passen.

Omdat de functie zowel administratieve als interpersoonlijke vaardigheden vereist, zullen wervingsmanagers vaak vragen naar de specifieke kenmerken die u hebt die u kwalificeren voor de functie, evenals naar uw minder meetbare vaardigheden voor mensen.

Tips voor het afhandelen van het interview

Het is belangrijk om je ervan bewust te zijn dat de discussie waarschijnlijk verder gaat dan soft skills, zoals je communicatievaardigheden, organisatorische vaardigheden of tijdigheid. Je moet ook klaar zijn om over harde vaardigheden te praten.

1:14

Nu kijken: 4 veelgestelde vragen beantwoorden voor administratieve taken

Wees voorbereid om softwareprogramma's te bespreken

Omdat veel administratieve assistentposities veelvuldig gebruik van specifieke software vereisen, moet u mogelijk de verschillende programma's bespreken waarmee u hebt gewerkt, hoe u deze programma's hebt gebruikt en uw deskundigheidsniveau.

• Voorbeeldantwoord:Ik ben dol op het gebruik van technologie en het leren van nieuwe programma's. Ik heb ook een talent voor het onderwijzen van collega's die misschien niet zo handig zijn in het gebruik van systemen. In mijn laatste baan bij Kent Associates heb ik aangeboden om projectbeheersystemen te herzien voor het team van professionals dat ik ondersteunde. Mijn baas heeft mijn aanbeveling goedgekeurd en we hebben een webgebaseerd systeem, Asana, geïntroduceerd waarmee we projecten kunnen volgen en informatie kunnen delen op een webplatform.
• Voorbeeldantwoord: Ik ben de go-to-person op kantoor voor PowerPoint-dia's en geniet ervan onze verkopers te helpen hun klanten te imponeren met hun presentaties. Ik ben ook een ervaren gebruiker van Excel en maak complexe macro's om budgetvoorspellingen voor projectvoorstellen op te stellen.

Wees klaar om administratieve processen te bespreken

U moet voorbereid zijn om uw workflow en administratieve processen in eerdere functies te bespreken. Als een administratieve professional, zou er geen moeten zijn twijfel dat je georganiseerd en gedetailleerd bent. Je interviewer wil het weten hoe je manifesteert deze kwaliteiten in je dagelijkse workflow.

• Voorbeeldantwoord:Organisatorische vaardigheden en aandacht voor detail behoren tot mijn sterkste troeven. Ik heb gedijen in situaties waarin ik orde kan scheppen in complexe projecten. Ik heb bijvoorbeeld eerder acht professionals ondersteund die promotionele evenementen voor klanten hadden gepland. Ik heb een sjabloon ontwikkeld voor het bijhouden van doelen en voortgang voor elk project en het instellen op een gedeelde schijf zodat alle betrokken personeelsleden hun voortgang met betrekking tot de projecten en evenementen van het team kunnen bijhouden.
• Voorbeeldantwoord:Toen ik voor de Alfred Group werkte, maakte ik een procedureshandleiding die de stappen uiteenzette die nodig waren om leningaanvragen te verwerken, en deze vervolgens online uploadde zodat alle leningfunctionarissen dezelfde procedures konden volgen.

Reageer altijd positief

Houd rekening met je gedrag tijdens het interview.

Omdat administratieve assistenten vaak zeer nauw samenwerken met de personen voor wie ze werken, is het essentieel om te allen tijde positief, professioneel en beleefd te zijn.

Je zult willen dat de interviewer er geen twijfel over heeft dat samenwerken met jou een prettige ervaring zou zijn.

• Voorbeeldantwoord:Ik werkte bij de receptie in ons bureau en het was van cruciaal belang dat ik een positieve eerste indruk maakte voor zowel huidige als potentiële klanten. Ik ben een natuurlijke "kan doen" persoon, en mijn beoordelingen hebben regelmatig geprezen mijn klantenservice oriëntatie.
• Voorbeeldantwoord:Het bedrijf onderzoekt klanten na interacties en mijn naam komt consequent naar voren als stafmedewerker die behulpzaam, aangenaam en professioneel is. Mijn baas heeft gereageerd op hoe vaak klanten mij om hulp vragen bij het bellen van het kantoor.

Voorbereiding op het interview

Een van de manieren om je voor te bereiden is om de functieomschrijving te analyseren om te proberen een idee te krijgen of er een bepaalde vaardigheden zijn waarop de positie focust. Is er bijvoorbeeld een nadruk op reisplanning, projectcoördinatie, dagelijkse vergaderplanning, persoonlijke assistentie of iets anders? Als dat het geval is, zorg er dan voor dat u uw meest relevante ervaring benadrukt bij het beantwoorden van sollicitaties op sollicitatiegesprekken.

Maak een lijst van de vaardigheden die worden vermeld in de vacature en voeg gerust een aantal toe waarvan je denkt dat ze ook van toepassing zijn. Bekijk dan uw eigen administratieve en kantoorvaardigheden en stem uw kwalificaties af op uw werk.

Op deze manier kunt u uw antwoorden op de meest relevante manier afstemmen op de specifieke functie.

Administrative Assistant Interview Questions and Answers

Tijdens de voorbereiding kan het nuttig zijn om vragen die u mogelijk worden gesteld, te bekijken en erover na te denken hoe u een reactie kunt kaderen, met specifieke ervaringen en successen uit eerdere taken.

• Welke computervaardigheden heb je en welke programma's gebruik je comfortabel? - Beste antwoorden
• Ben je comfortabel in het gebruik van een telefoon met meerdere lijnen en een groot aantal telefoontjes? - Beste antwoorden
• Bij dit bedrijf beschouwen we onszelf graag als een team dat samen werkt aan dezelfde doelen. Hoe denk je over werken in een teamomgeving? - Beste antwoorden
• Hoe zou u het vinden om twee of drie andere werknemers te controleren? - Beste antwoorden
• Wat is je grootste sterkte, en hoe zou het je prestaties in deze positie helpen? - Beste antwoorden

• Wat is je grootste zwakte? - Beste antwoorden
• Hoe ga je om met stress en druk? - Beste antwoorden
• Hoe was het om voor je leidinggevende te werken? - Beste antwoorden
• Wat verwacht u van een supervisor? - Beste antwoorden
• Werk je het liefst zelfstandig of in een team? - Beste antwoorden
• Werkt u goed met mensen? - Beste antwoorden
• Geef enkele persoonlijke voorbeelden van teamwork. - Beste antwoorden
• Interviewvragen receptionist: - Lijst met vragen

Vragen om de interviewer te stellen

Je moet ook wat onderzoek doen naar het bedrijf en bereid zijn om relevante vragen te stellen wanneer de gelegenheid zich voordoet. Het kan handig zijn om van tevoren een paar vragen te stellen die je misschien zou kunnen stellen, of verder te bespreken, als je eerder in het interview niet de kans hebt gekregen.

Vaak is dit bijna aan het einde van het interview, dus het is belangrijk om de interviewer (s) een goede indruk te geven. Een geweldige manier om dat te doen, is door je interesse en voorbereiding op het sollicitatiegesprek aan te tonen door vragen te koppelen aan je vragen met enkele eigen vragen.

• Wat zijn de verantwoordelijkheden van deze functie?
• Kun je een typische dag (week) op deze afdeling beschrijven?
• Wat zijn de sterke punten op deze afdeling? Wat zijn de zwakke punten?
• Wat zouden volgens uw vroegere assistenten het beste zijn om voor u te werken? Wat zouden volgens hen het ergste zijn?
• In welke richting ziet u het bedrijf in de komende vijf jaar? Heb je het gevoel dat er bedreigingen zijn voor het succes?
• Waarom verliet je laatste assistent de positie? Wat waren zijn / haar sterke punten? Wat waren zijn / haar zwakheden? Wat doet hij / zij nu?
• Welke attributen heeft je beste assistent gehad? Hoe zit het met je slechtste assistent?
• Hoe vaak worden prestatiebeoordelingen uitgevoerd? Wie dirigeert ze?
• Welke vaardigheden zijn het belangrijkst voor u in een administratief medewerker?
• Hoe beloon en moedig je de mensen aan die op je afdeling werken?
• Zijn er lopende productieproblemen op deze afdeling?
• Hoe bent u in het verleden met personeelsproblemen omgegaan?
• Wat zijn enkele van de grootste uitdagingen voor een persoon in deze positie?
• Wat is volgens jou het meest lonende aspect van deze functie?
• Ondersteunt u (ondersteunt het bedrijf / de afdeling) lidmaatschappen van beroepsverenigingen en voortdurende professionele ontwikkeling?
• Wat zou u omschrijven als de rol van het administratief personeel in dit kantoor?
• Worden overuren of weekenduren verwacht?
• Wat vind je het leukste aan werken voor dit bedrijf? Zijn er wijzigingen die u zou aanbrengen?
• Wat vind je het minst leuk aan hier werken?
• Moedigt u de afdeling aan om in teamverband te werken of zich meer te concentreren op individuele bijdragen?

Wees voorbereid op meer sollicitatiegesprekken

Naast sollicitaties op sollicitatiegesprekken, worden er ook meer algemene vragen gesteld over uw arbeidsverleden, opleiding, sterke punten, zwakke punten, prestaties, doelen en plannen. Hier is een lijst met de meest voorkomende interviewvragen en voorbeeldantwoorden.