• 2024-11-21

Project Governance Structuren

What is Project Governance? Project Management in Under 5

What is Project Governance? Project Management in Under 5

Inhoudsopgave:

Anonim

Weet jij wat projectbestuur is en hoe het eruit ziet? Of wat te doen als je in een omgeving werkt waar het niet bestaat? Laten we beginnen met een definitie.

Projectbeheer: een definitie

'Governance' in termen van projectbeheer verwijst naar het beleid, de processen, standaarden, procedures en richtlijnen die bepalen hoe projecten worden geleid, uitgevoerd en beheerd door uw organisatie.

Bestuur kan uitgebreid en 'zwaar' zijn met veel bureaucratie, of vaag en 'licht' (in dat geval is het waarschijnlijk inefficiënt). Managers moeten streven naar het juiste niveau van governance voor hun omgeving en cultuur. Ervoor zorgen dat uw beheersbeleid geschikt is voor het beoogde doel, is een belangrijke factor om ervoor te zorgen dat ze effectief zijn.

Governance begint bovenaan. De ondernemingsraad moet zich inzetten voor het idee van goed bestuur en het feit dat projecten op de juiste manier moeten worden beheerd, binnen specifieke richtlijnen. Deze houding en de normen die worden verwacht, zullen worden teruggevoerd naar projectbesturen en projectleiders (en programmateams, waar deze bestaan).

Waarom projectbeheer van belang is

Uw projectsponsor en andere belangrijke belanghebbenden willen weten dat u het projectbudget op de juiste manier besteedt. Ze willen zien dat u de voortgang van uw project effectief bijhoudt en binnenstapt om zonodig projectrisico's te beheersen.

Maar de reden voor goed bestuur over projecten gaat verder dan dat.

Governance wordt geëist door klanten, vooral die in de publieke sector. Regeringen en regelgevers vragen (en in sommige gevallen, handhaven) bepaalde normen voor bepaalde projecten. Governance is niet alleen een interne kwestie: veel bedrijven die op gereguleerde markten actief zijn, moeten de richtlijnen volgen van externe wetgeving, zoals Sarbanes-Oxley. Projectbeheer maakt een klein deel uit van het kunnen aantonen dat uw bedrijf effectief werkt en binnen de gespecificeerde richtlijnen en voorschriften voor uw branche.

Projectbeheer helpt je ook:

  • Verbeter uw rendement op investering en volg die investeringen effectief
  • Krijg buy-in voor projecten
  • Vermijd de veelvoorkomende redenen waarom projecten falen
  • Communiceer effectiever
  • Introduceer standaardisatie in projecten, waardoor het eenvoudiger wordt om de prestaties te vergelijken
  • Minimaliseer het risico
  • Ontwikkel en motiveer medewerkers in een gestructureerde omgeving

Hoe projectbeheer eruit ziet

Dus nu weten we wat projectgovernance is, hoe ziet het eruit in een project? Dit zijn de soorten activiteiten die governance in een projectomgeving demonstreren:

  • Er is een gedisciplineerde levenscyclus van projectmanagement met gedefinieerde punten voor goedkeuring. Dit zijn punten waarop de levensvatbaarheid van het project wordt besproken en een beslissing wordt genomen over het al dan niet doorgaan van het werk.
  • Projecten hebben een duidelijke business case en business cases hebben voldoende informatie om managementteams in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen.
  • Die beslissingen worden adequaat gedocumenteerd en gecommuniceerd.
  • Mensen die aan projecten werken hebben gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden.
  • Er is een cultuur van continu leren die projectteams in staat stelt om onophoudelijk te verbeteren en om lessen te bespreken die zijn geleerd in een schuldvrije omgeving.
  • Er zijn processen en procedures die projectteams in staat stellen om hun project te herzien en indien nodig om onafhankelijke ondersteuning te vragen.
  • Stakeholders zijn verloofd en zij vertrouwen het proces.
  • Projectteams bestaan ​​uit individuen die ervaren en gekwalificeerd zijn in de relevante rollen.

Het besturen van projecten hangt samen met de governancestructuren in de organisatie in het algemeen. Als u denkt dat het belangrijkste doel van projectbeheer is om ervoor te zorgen dat projecten op de juiste manier worden uitgevoerd, kunt u zien hoe dit verband houdt met financieel bestuur op bedrijfsniveau, bedrijfsrisicobeheer en meer.

Projectbeheer moet naadloos aansluiten op uw huidige organisatieprocessen. Met andere woorden: maak geen splinternieuw financieel managementproces wanneer u er al een heeft die op andere gebieden werkt! Gebruik wat er momenteel bestaat en pas bedrijfsprocessen aan om ze geschikt te maken voor gebruik in een projectomgeving.

5 aandachtsgebieden voor projectbeheer

Wanneer u er naar gaat kijken, zult u zich realiseren dat projectbeheer doordringt door alle elementen van projectbeheer. Er zijn echter enkele belangrijke aandachtsgebieden waar governance bijzonder relevant is.

  1. Methodologieën en processen: deze helpen u om betrouwbaar en duurzaam werk te leveren.
  2. Kennisbeheer: dit is cruciaal voor de geleerde lessen en ervoor te zorgen dat de organisatie leert van projectervaring. Kennismanagement is essentieel als u meerdere keren wilt stoppen met het maken van dezelfde fouten.
  3. Project Management Maturity: Naarmate uw organisatie-projectmanagement volwassener wordt, neemt ook uw vermogen om succesvol te leveren toe.
  4. Buy-in op senior niveau: de inzet voor projectbeheer begint bovenaan. Als u managementondersteuning hebt, zal dit in alle niveaus van het bedrijf naar beneden komen en zal de aanpak van governance duurzamer zijn.
  1. Ondersteunende cultuur: een cultuur van ondersteuning, niet de schuld, zorgt ervoor dat projectmanagers de juiste omgeving hebben om te gedijen. Een ondersteunende cultuur, geleid door het Project Management Office of Project Director, zal projectmanagers helpen om hun doelen en die van het project te bereiken.

Wat te doen als er geen huisstijl is

Veel projectmanagers in kleinere organisaties moeten projecten uitvoeren in een omgeving die ondersteunend is en waar sprake is van een buy-in voor het concept van projectbeheer, maar zonder de formele organisatiestructuren waarbinnen ze zich kunnen voeden.

In die situatie - en het is niet exclusief voor kleine organisaties - zult u uw projectbeheermodel helemaal opnieuw ontwerpen. Als er geen benadering voor projectbeheer is die u van de plank kunt halen en bij uw project kunt passen, moet u uw eigen project bouwen.

Dat is niet zo moeilijk als het lijkt!

Begin met het instellen van de basis:

  • Maak een document met rollen en verantwoordelijkheden
  • Zorg dat je een projectsponsor hebt
  • Zorg ervoor dat je een Project Board of stuurgroep hebt en organiseer regelmatig vergaderingen waarvoor je notulen neemt en verspreidt
  • Stel een risicobeheerproces op
  • Een verandermanagementproces opzetten
  • Bouw punten op in uw projectplanning waarbij u de levensvatbaarheid van het project afzet tegen de oorspronkelijke doelstellingen van de businesscase (het einde van elke fase van de fase is het natuurlijke punt om deze controles uit te voeren).

Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van de projectsponsor om te zorgen voor voldoende governance, maar projectmanagers kunnen hier ook een actieve rol in spelen.

Governance is misschien wel een van de drogere onderwerpen in projectmanagement, maar het is een van de belangrijkste. Het is de manier waarop senior managementteams weten dat je goed werk verricht en het verzekert hen ervan dat het project zich zoals het zou moeten ontvouwen. Het biedt ook de checks and balances die managers nodig hebben om te weten dat geld wordt besteed op een manier die passend is en aansluit op de businesscase.


Interessante artikelen

Wanneer moeten werkgevers een advocaat voor arbeidsrecht inhuren?

Wanneer moeten werkgevers een advocaat voor arbeidsrecht inhuren?

Hoewel een doorlopende relatie met een arbeidsrechtadvocaat wordt geadviseerd, stuit u op zes situaties als manager of HR wanneer u een advocaat moet bellen.

Moet u een sollicitatie volgen?

Moet u een sollicitatie volgen?

Moet u die recent ingediende sollicitatie opvolgen? Ontdek of je door follow-up al dan niet lijkt op een proactieve professional of een plaag.

Wanneer werkgevers kredietbeoordelingsrapporten kunnen uitvoeren

Wanneer werkgevers kredietbeoordelingsrapporten kunnen uitvoeren

Informatie over wanneer een werkgever een kredietrapport voor een sollicitant kan uitvoeren, hoe dit van invloed kan zijn op het ingehuurd worden en hoe u uw kredietrapportrechten kunt beschermen.

Wat gebeurt er met mijn invaliditeitsuitkeringen als ik met pensioen ga?

Wat gebeurt er met mijn invaliditeitsuitkeringen als ik met pensioen ga?

Lees wat er gebeurt met sociale zekerheid wanneer een gehandicapte in aanmerking komt voor pensioenuitkeringen.

Is het oké om een ​​modelleringsopdracht om te zetten?

Is het oké om een ​​modelleringsopdracht om te zetten?

Slimme en geïnformeerde modellen begrijpen dat het af en toe weigeren van een modelbaan de beste carrièrestap kan zijn.

Calling It Quits at Your Internship

Calling It Quits at Your Internship

Als je besluit je stage te beëindigen, wil je dit misschien eerst lezen. Blijven voor de ervaring en verbindingen kan een betere optie zijn.