Wat doet het proces voor juridisch documentonderzoek?

Documentreview is vaak de meest arbeidsintensieve en dure fase van het proces van procesvoering, het e-discoveryproces en het Electronic Discovery Reference Model (EDRM). Tijdens deze fase wordt elke pagina met gegevens in een verzameling beoordeeld en geanalyseerd om te bepalen welke documenten van de productie moeten worden achtergehouden aan de tegenpartij.

Wie voert documentbeoordeling uit

Documentrevisoren zijn vaak advocaten die de juridische en feitelijke problemen in het proces begrijpen en de nodige oordeelsvraag kunnen doen over privileges en reactievermogen. Om de kosten te minimaliseren, worden vaak teams van contractadvocaten of paralegals ingezet.

Het beoordelingsproces bestaat vaak uit verschillende fasen. Het juridische team kan een beoordeling van een eerste beoordeling uitvoeren om documenten te analyseren op relevantie en code of ze te markeren voor een relevant onderwerp. Procedureel ondersteunend personeel laadt de gecodeerde gegevens vervolgens in een doorzoekbare database waarmee geschillen teams eenvoudig belangrijke documenten kunnen lokaliseren in elke fase van het proces.

Redenen Documenten kunnen worden achtergehouden

Nadat de informatie is verwerkt, voert het juridische team een ​​tweede, meer gedetailleerde beoordeling uit om te bepalen welke documenten van de productie moeten worden onthouden. Documenten kunnen om verschillende redenen worden onthouden, waaronder:

• Relevantie - Is de informatie relevant voor de problemen in de zaak? Als het niet relevant is voor de feiten en kwesties van de claim, rechtszaak of onderzoek, hoeft het niet te worden geproduceerd aan de tegenpartij.
• responsiviteit - Reageert de informatie op de detectieverzoeken van de wederpartijen of de onderzoeksverzoeken van regelgevende instanties? Zo ja, op welk verzoek om productie reageert de informatie? Documentrevisoren kunnen ook 'hete' documenten taggen, die cruciale informatie voor de zaak bevatten en bijzonder responsief zijn, tijdens de fase van het beoordelen van documenten.

• Voorrecht - Is de informatie onderworpen aan advocaat-client privilege, de advocaat-doctrine voor werkproducten en / of vertrouwelijkheidsregels en privacywetten? Als dat zo is, wordt het ook onthouden van productie.
• Vertrouwelijkheid - Als het document vertrouwelijk is, moet het van productie worden uitgesloten. Als een document bijvoorbeeld een handelsgeheim bespreekt, zoals het recept voor de kenmerkende chocoladereep van een snoepfabrikant, is het juridische team niet verplicht om het over te dragen aan andere partijen. De documentrevisor analyseert het document om te bepalen of het vertrouwelijke informatie bevat. Als dit het geval is, bepaalt de recensent of bepaalde delen van dat document moeten worden geredigeerd om het vertrouwelijke werkproduct van de klant te beschermen of dat het document volledig van de productie moet worden uitgesloten.

Als onderdeel van het documentbeoordelingsproces kan het beoordelingsteam documenten identificeren die geheel of gedeeltelijk moeten worden verwijderd of gemarkeerd als vertrouwelijk om de inhoud van die documenten te beschermen tegen openbaarmaking. Het team kan ook privilege- en / of redactielogboeken maken om dergelijke informatie bij te houden.

Naast beoordeling op relevantie, reactievermogen, privilege en vertrouwelijkheid, kan het beoordelingsteam ook de informatie analyseren om belangrijke documenten te relateren aan vermeende feiten of belangrijke juridische kwesties in de zaak. Documentrevisoren kunnen ook proberen belangrijke documenten te relateren aan belangrijke spelers die kunnen getuigen van de documenten of andere subjectieve informatie kunnen identificeren.

Doel van documentbeoordeling

Op basis van de beoordeling en analyse van de documenten in de collectie, kan het juridische team meer inzicht krijgen in de feitelijke kwesties in een zaak, wettelijke theorieën formuleren en sleutelgetuigen identificeren die moeten worden afgezet of worden opgeroepen tijdens een rechtszaak.

Door middel van ruiming, zoeken op trefwoord, eerst na beoordeling en andere technieken om het volume van de dataset te verkleinen, vertegenwoordigen de uiteindelijk door het juridische team beoordeelde documenten slechts een klein deel van de oorspronkelijke verzameling. Om kosten verder te verlagen, stroomt een groeiend aantal technologieën die het beoordelingsproces automatiseren naar de markt.