Hoe u uw managementbijeenkomsten productieve evenementen kunt maken

Je hoeft niet ver te zoeken om artikelen te vinden van experts op het gebied van time management, ervaren leidinggevenden en andere goeroes en experts die vergaderingen afwijzen en suggereren dat je deze vaak moeizame bedrijfsverspillers vermijdt, vermindert of anderszins verliest.

Desondanks moeten we elkaar soms ontmoeten. En ja, er is een goed advies beschikbaar van experts over tijdmanagement, agendabeheer en ordehandhaving. De focus is hier een beetje anders en biedt een aantal beproefde en waarheidsgetrouwe richtlijnen die managers helpen vijf gebruikelijke soorten vergaderingen om te zetten in pijnloze en productieve evenementen.

Vijf gemeenschappelijke vergaderoplossingen

1. Elimineer de dood door updates van "Around the Table". Je kent deze ontmoeting. Cram achttien mensen in een kamer en vraag vervolgens van elke persoon een update te delen die typisch klinkt als een poging om hun bestaan ​​te rechtvaardigen en pleit voor hun enshrinement in de geweldige medewerkershal. CEO's en senior leiders zijn berucht voor het leiden van deze vergaderingen, naïef te geloven dat dit een geweldige manier is voor iedereen om te horen wat er in het bedrijf gebeurt. In werkelijkheid stemmen mensen af ​​en richten ze zich op het plannen van hun eigen update waar niemand naar zal luisteren.

In plaats daarvan: Kom in ieder geval samen met uw collega's, teamleden of belangrijke collega's, maar zwicht niet voor de "rond de tafel" -benadering. Bied informatie op uitzonderingsbasis aan. Deel relevant nieuws, waaronder financiële resultaten, grote klantwinsten of updates over organisatiebrede initiatieven. Verleng ook het aanbod voor particulieren om belangrijke problemen aan te kaarten. Als er iets opmerkelijks en niet algemeen bekend is gebeurd, moet iemand het delen. Als de ene groep hulp nodig heeft van een andere groep, vraag dan om een ​​verzoek.

Anders dwing je niet alle deelnemers om te delen.

2. Statusbijeenkomsten in het algemeen. Dit kunnen brute tijdmoordenaars zijn, met name wanneer ze als terugkerende gebeurtenissen worden vastgezet en slecht worden beheerd.

In plaats daarvan : Nooit een vergadering bellen voor iets dat je kunt opzoeken. Maak gebruik van de technologische hulpmiddelen van de dag om ervoor te zorgen dat uw werkteams een actuele en zichtbare statusupdate onderhouden, waar iedereen het met één muisklik kan zien. Als u moet voldoen, snijdt u de geplande vergadertijd in tweeën of gebruikt u agile benaderingen en voert u korte "stand-up" -sessies uit. Wees draconisch over de uitweidingen en afleidingen die deze sessies verlengen. Richt je op het delen van status en eis dat mensen problemen buiten dit forum aanpakken.

3. Ongestructureerde brainstormvergaderingen. De meeste brainstormvergaderingen zijn zo slecht gefaciliteerd dat we uiteindelijk ideeën onderdrukken, het idee van de baas ondersteunen of geweldige lijsten met coole dingen op post-its genereren die nooit worden gehoord of opnieuw worden gezien.

In plaats daarvan: Werk aan het definiëren van het brainstorm-onderwerp en deel het met genodigden voorafgaand aan de sessie. Verzamel hun inbreng en consolideer en plaats deze of deel deze zonder toewijzing aan de ideeën. Gebruik de livesessie om te springen en verder te bouwen op de ingediende ideeën, toe te voegen aan de lijst. Weersta de drang om ideeën in deze sessie te evalueren. Neem andere technieken op die de socialisatiedruk minimaliseren, zoals het schrijven van hersens. En bovenal, consolideer de ideeën en maak een proces om ze te evalueren en te archiveren voor eenvoudige groepsreferentie in toekomstige sessies en situaties.

4. Operations-reviews die de Inquisitie er tamelijk goed doen uitzien. Als je ooit een sessie hebt meegemaakt waarin de leider van de vergadering - meestal een leidinggevende - zich concentreert op een of andere worstelende functie of zoekt naar de zwakke plek in ieders presentatie en vervolgens de boodschappers genadeloos grilt, weet je hoe destructief dit formaat is. Bestendig dit proces niet.

In plaats daarvan: houd de diepe functionele duiken en zakelijke proctologietoetsen privé en focus op het delen van belangrijke operationele indicatoren, problemen en kansen. De groepsbijeenkomst is niet het moment of de plaats om een ​​slecht presterende regio of individu uit elkaar te halen. Stel ter plekke een vervolgvergadering samen, maar laat de anderen niet onderwerpen aan uw zichtbare kruisverhoor over dit onderwerp. Ga niet terug op verantwoordelijkheid voor verbetering, maar elimineer wreedheid en wat neerkomt op publieke shaming uit uw vergaderbeheerrepertoire.

5. Vergaderingen die kwesties oproepen die spontane beslissingen vereisen. Vreemd of ironisch genoeg is de vergaderruimte een van de slechtste plekken voor snelle beslissingen. Door voor de eerste keer een probleem aan te kaarten en om een ​​beslissing te vragen, komen mensen ter plaatse en zij zullen u kwalijk nemen dat u deze aanpak gebruikt.

In plaats daarvan: Werk onophoudelijk voor op groepsvergaderingen om belangrijke belanghebbenden te betrekken bij kwesties en opties. Vraag hun inbreng, bied uw perspectieven aan en werk om gedeelde interesses te bemiddelen. Gebruik het forum om de belangen van de stakeholders te valideren en hun aanbevelingen te identificeren. Hoewel je nog steeds niet de onmiddellijke beslissing kunt nemen zonder nog een stap verder te gaan, heb je je werkrelaties met je pre-sessiewerk versterkt.

De bottom-line voor nu

We zijn van nature gemeenschappelijke wezens en zelfs met een verscheidenheid aan technologische hulpmiddelen die ons in staat stellen om te verbinden zonder op dezelfde plaats te zijn, soms helpt het gewoon om face-to-face te zijn. Maak verstandig gebruik van deze tijd en toon uw respect voor de deelnemers door vergaderingen te organiseren die de tijdsinvestering minimaliseren en het delen van informatie van hoge kwaliteit maximaliseren in een niet-bedreigende omgeving.