10 gewoonten van succesvolle projectmanagers

Waarom brengen bepaalde projectmanagers hun projecten op tijd, binnen het budget en met tevreden klanten binnen terwijl anderen het moeilijk hebben? Laten we eens kijken naar de tien gewoonten die zeer succesvolle projectmanagers delen om erachter te komen.

Deze gewoonten worden keer op keer genoemd in functioneringsgesprekken en in eindevaluaties waarbij de klant, het team of de sponsor feedback geeft aan de projectmanager.

Je hoeft geen tien jaar ervaring te hebben om elke keer succesvol te kunnen presteren. Door je gewoonten te veranderen en je vaardigheden aan te scherpen, kun je de kansen dat je project een succes wordt drastisch verbeteren en geef je jezelf ook een minder stressvolle tijd op je werk.

Het juiste team gebruiken

De meest effectieve en succesvolle projectmanagers kennen de mogelijkheden van hun teamleden. Het betekent dat zij het juiste werk aan de juiste mensen kunnen toewijzen.

Het gebruik van de verkeerde resource voor een taak kan ertoe leiden dat het langer duurt of slecht wordt uitgevoerd. Het helpt om de sterke en zwakke punten te kennen van de personen die met u werken, zodat u ze het beste kunt toewijzen aan projecttaken.

Projectproblemen beheren

Alle projecten raken van tijd tot tijd problemen. Succesvolle projectmanagers laten het hen niet ongerust maken. Ze kennen de processen voor probleembeheer en ook hoe ze het best kunnen omgaan met problemen die zich voordoen.

Dat kan ook. Zodra u weet hoe u een projectkwestie kunt beoordelen, zult u merken dat probleembeheer een eenvoudige gewoonte wordt om in uw wekelijkse routine op te nemen. Neem even de tijd om uw uitgiftelog elke week door te nemen, en u zult snel merken dat het een eenvoudige klus is om problemen te beheren.

Omgaan met veranderingen

Projecten zijn ontworpen om dingen te veranderen, maar dat soort veranderingen gebeurt met andere mensen! Het is moeilijker om veranderingen te managen die volledig gericht zijn op het projectteam, waardoor het gedetailleerde projectschema wordt verstoord en nieuw werk en een hele reeks documentatie-updates worden gecreëerd.

Succesvolle projectmanagers hebben een verandermanagementproces dat ze volgen. Door gedefinieerde stappen te volgen, wordt het gemakkelijker om van elke actie een gewoonte te maken omdat deze gestructureerd en herhalend is.

Het verandermanagementproces ziet er als volgt uit:

• Ontvang informatie over de verandering.
• Beoordeel de verandering.
• Bepaal hoeveel werk het zou hebben om de verandering aan te brengen.
• Bereid een aanbeveling voor over de vraag of het de moeite waard is om vooruit te gaan.

Nadat u een aanbeveling hebt opgesteld, vraagt ​​u uw sponsor om een ​​beslissing te nemen over de vraag of u de wijziging moet opnemen of niet. U kunt zelf enkele kleine wijzigingen goedkeuren, zolang deze zich binnen uw bevoegdheids- en bevoegdheidsniveaus bevinden. Succesvolle projectmanagers weten dat het omgaan met veranderingen deel uitmaakt van het werk en ze hebben een plan om ermee om te gaan als ze zich voordoen.

Projectkosten beheren

Het is zeer waarschijnlijk dat uw project kosten gaat maken, zelfs als u zelf niet de volledige controle over de portemonnee heeft. Financiële elementen onder controle kunnen houden, moet een gewoonte zijn. Als u het niet regelmatig en routinematig benadert, zult u merken dat het werk zo groot wordt dat het onmogelijk is om het goed te doen.

Fantastische projectmanagers blijven op de hoogte van de uitgaven met archiveringssystemen die werken voor facturen, offertes en schattingen. Maak er een gewoonte van om uw budgetteringssoftware te gebruiken (zelfs als dat slechts een spreadsheet is).

U kunt uw projectkosten niet beheren tot u een plan hebt van wat u gaat uitgeven. Lees dit over het maken van een projectbudget zodat u aan de slag kunt.

teambuilding

Het projectteam werkt mogelijk niet direct voor u. Dus, waarom is teambuilding een onderdeel van de gewoonten van succesvolle projectmanagers? Het is omdat u uw team nodig heeft om effectief samen te werken en de personen die bij het project betrokken zijn, nodig hebben om snel tot een punt te komen waarop zij elkaar vertrouwen. U krijgt dat door het team op te bouwen. Pas op voor situaties waarin uw team uit elkaar valt. Met name pestgedrag is onaanvaardbaar.

Processen begrijpen

De zesde gewoonte van zeer succesvolle projectmanagers is dat ze de processen begrijpen die binnen hun controlegebied bestaan. Dat betekent dat ze weten welke werkprocedures moeten worden gevolgd. Ze verspillen geen tijd aan het proberen uit te werken hoe ze een businesscase moeten schrijven, omdat ze weten dat er een procedure voor is en dat ze de stappen kunnen volgen.

De meest succesvolle projectmanagers zijn geen slaaf om te verwerken. Ze weten wanneer het juiste is om het proces te volgen. Ze weten wanneer het beter is om het enigszins aan te passen om de taken over het algemeen voor iedereen gemakkelijker te maken. Een voorbeeld daarvan is het verwijderen van de bureaucratie van een klein project door de processen dienovereenkomstig aan te passen.

Het schema bijwerken

Projectschema's mogen niet aan het toeval worden overgelaten. De meest succesvolle projectmanagers maken er een gewoonte van om hun schema's regelmatig te controleren op juistheid en deze bij te werken.

Er zijn veel manieren om de voortgang van uw project te volgen. Het belangrijkste is dat je het doet. Als je moeite hebt om deze gewoonte je eigen te maken, boek dan een keer per week een korte vergadering in je dagboek met jezelf en je schema. Gebruik elke week dezelfde tijd en neem 30 minuten om te bekijken waar u zich bevindt en waar u moet zijn. Breng de nodige wijzigingen aan, vertel het aan het team en ga door met het project.

Als uw wijzigingen in de planning van invloed zijn op de einddatum van het project of op de leverdatum voor belangrijke mijlpalen, neemt u contact op met uw sponsor. U moet de fundamenten van uw baseline-plan niet veranderen zonder een formeel goedkeuringsproces te doorlopen.

Projectrisico beheren

Weten wat je moet opnemen in je risicoregister is één ding, maar het is iets anders om het regelmatig te herzien en te handelen naar de risico's die worden opgeworpen. Het is niet voldoende om het begin van uw project te gebruiken om risico's te identificeren en er vervolgens niet opnieuw aan te denken. Risicobeheer moet deel uitmaken van uw projectgewoonten, want zonder dat zult u merken dat risico's problemen worden en u problemen opleveren.

Het is een ander gebied waar standaardprocessen en het boeken van een regulier slot voor een risicobeoordeling kunnen helpen. U kunt het opnemen als onderdeel van uw teamvergaderingen. Maak er een gewoonte van om uw risico's met het team te evalueren, sluit ze af die niet langer een bedreiging vormen en plan acties voor diegenen die u wilt beperken.

Tracking tijd

Projectmanagers weten veel over projecttijdbeheer, maar dat heeft vaak te maken met planning en planning. Waar we het over hebben, is het bijhouden van de tijd op een meer regelmatige, dagelijkse basis. We hebben het over timesheets.

Projectteams zijn vaak niet zo happig op het gebruik van urenstaten als ze dat nog niet eerder hebben gedaan. Veel softwaretools voor projectbeheer hebben tijdregistratie die inherent is aan het product. Dat kan het gemakkelijker maken om de overstap naar tijdregistratie als een team te introduceren.

Of je de tijd van je team wel of niet bijhoudt (wat wordt aanbevolen), het is belangrijk dat je weet waar je eigen tijd op een dag gaat. Maak er een gewoonte van om een ​​notitie te maken van hoe u uw tijd doorbrengt. Het zal u helpen te begrijpen of u tijd besteedt aan de topprioriteit van projecttaken. Je zou kunnen denken dat je bent, maar jij ook? Urenregistratie of tijdregistratie van een of ander formulier zal helpen, zelfs als het slechts een uurlijkse aanmelding op een notitieblok is.

Zakelijke verandering realiseren

Ten slotte is de gewoonte die projectmanagers het meest succesvol maakt hun vermogen om projectoutputs gelijk te stellen aan bedrijfsresultaten. Als gebruikers uw product niet gebruiken of de software snel verouderd raakt of klanten niet zo verbaasd zijn als u, dan is uw project tijdverspilling geweest.

De meest succesvolle projectteams zorgen ervoor dat ze weten welke bedrijfsresultaten ze nastreven. Ze bouwen een oplossing die die bedrijfsverandering op een duurzame manier oplevert. Wat zij leveren wanneer het project afloopt, wordt volledig gebruikt en volledig door de klant overgenomen. Het is een succes omdat het vanaf het begin is gebouwd om een ​​succes te worden.

Het begrijpen van bedrijfsdoelstellingen is een belangrijk criterium voor elke projectmanager die impact wil hebben op klanten en belanghebbenden. Als u kunt laten zien dat u iets van waarde hebt geleverd, kunt u eenvoudig aantonen welke impact u heeft en welke waarde u aan het bedrijf geeft.

Maak er een gewoonte van om uw stakeholders te vragen welke bedrijfswaarde ze verwachten en hoe ze willen gebruiken wat het ook is dat uw project voor hen oplevert. Praat met hen over hoe zij succes definiëren. Je kunt dit aan het begin van elk project in een herhaalbaar proces inbouwen.