Hoe een plan voor outsourcing te ontwikkelen

Veel discussies over outsourcing in de media maken het complex, maar het is vrij eenvoudig. Zelfs in onze huizen 'outsourcen' we veel taken: koken, onderhouden van onze gazons en kinderopvang, om er maar een paar te noemen. Als we niet de tijd, de focus of de vaardigheden hebben om het werk zelf te doen, zoeken we iemand die dat kan en iemand die het werk zal doen voor een prijs die we ons kunnen veroorloven om te betalen. Bedrijven werken op dezelfde manier, ook al kunnen hun beslissingen meer factoren en besluitvormers inhouden.

Ontwikkelingsproces

Maar net zoals gezinnen verschillende beslissingen nemen, kunnen bedrijven tot verrassend verschillende beslissingen komen over outsourcing.Er is geen sjabloon dat voor alle bedrijven werkt, maar er is een proces dat alle bedrijven moeten overwegen:

Realisatie

In het verleden wisten veel bedrijven misschien niet eens wat outsourcing was. Tegenwoordig weten ze wat outsourcing is, maar realiseren ze zich misschien niet hoeveel outsourcing (en outsourcing-achtige) programma's ze al gebruiken: kopieercentra, postkamers, facility management, IT en zelfs delen van een juridische afdeling van een bedrijf. Uitbesteding lost mogelijk niet elk probleem op, maar het leren van de vorige generatie contracten zal nieuwe projecten identificeren en waardevolle inzichten opleveren.

Doel instellen

Als u succesvol wilt zijn in het maken van een uitbestedingsprogramma, moet u specifieke doelen definiëren, zoals de algemene bedrijfskosten met vijf procent verlagen, de nadruk leggen op efficiëntie voor één locatie of alleen kijken naar functies die in één bedrijfseenheid worden uitgevoerd. Doelen hebben geen enorme details nodig. Naarmate uw outsourcing-ervaring toeneemt, zullen definities veranderen.

Deelname

U hebt deelnemers uit vele expertisegebieden nodig om input te leveren voor het plan, veronderstellingen te verifiëren en deskundig oordeel te vellen. Wanneer u van een algemeen plan naar specifieke projecten gaat, herhaalt u dit proces en maakt u subgroepen met nog meer specifieke kennis.

Identificatie

Nu u doelen en experts hebt om informatie te identificeren en te interpreteren, is het tijd om specifieke projecten voor uw outsourcingprogramma te identificeren. Elk bedrijf ontwikkelt verschillende criteria en wordt zowel door cultuur als door financiële of operationele analyse gedreven, maar er zijn gemeenschappelijke criteria waar u naar moet kijken:

• Eerdere beslissingen: Uw bedrijf heeft waarschijnlijk eerder beslissingen genomen over het gebruik van niet-werknemers, zoals tijdelijke werknemers of servicecontracten. Werk met inkoop en uw PMO (Project Management Office) voor meer informatie. Bekijk hoe zij de problemen op deze lijst hebben aangepakt en verzamel lessen.
• Expertise: Voert u functies uit of produceert u producten zonder voldoende expertise, of heeft u problemen om managers te behouden? Heeft het huidige management een plan om deze problemen aan te pakken? Zo niet, dan zou dit een goed outsourcingproject kunnen zijn.

• Kwaliteit: Zelfs als een functie mensen heeft met de juiste vaardigheden en ervaren managers, krijgt u mogelijk niet het niveau van service dat u nodig hebt. Voert de manager klantonderzoeken uit? Wat zeggen klanten over producten of diensten? Een tekort aan kwaliteit of een gebrek aan interesse in klantenservice is een andere vlag voor outsourcing.
• Kosten: Een service van uitzonderlijk hoge kwaliteit is niet noodzakelijk een goede waarde. Hoe verhouden uw kosten zich tot concurrenten? Levert de functie maandelijkse rapporten: eenheidskosten, bedrijfskosten, meerjarige kostentrends? Als deze functie deze rapporten niet kan produceren, kan een uitbestede service uw werkzaamheden transparanter maken.

• Schaal: Wanneer u uw hele bedrijf onderzoekt, zult u veel onverwachte ontdekkingen doen. Blijf gefocust! Een groot project is een betere kandidaat voor outsourcing dan een aantal kleinere projecten. Voor dat ene grote project zijn veel minder administratieve en beheersmiddelen nodig. Houd een uitgebreide lijst bij, maar selecteer alleen kandidaten die een grote impact hebben op uw eerste projectgolf.
• Veiligheid: U hebt nu een goed idee van potentiële projecten. Het is tijd om ze te filteren volgens beveiligingsstandaarden. Beveiliging is een complex en controversieel onderwerp. Verschillende normen zijn van toepassing op verschillende industrieën en sommige bedrijven zijn meer beveiligingsbewust dan hun concurrenten. Begrijp interne en industriële normen en beperk outsourcingprojecten dienovereenkomstig. Neem juridische, IT-, bedrijfsbeveiliging, compliance (indien van toepassing) en eventuele 'risico'-afdelingen op in uw discussies.

• prioritering: Elk item hierboven (en misschien andere kenmerken) moet worden gescoord, en vervolgens moet aan elk project een totale "outsourcingwaarde" worden toegekend. Ongetwijfeld zal er veel discussie zijn over welke kenmerken het belangrijkst zijn, of hun scores accuraat zijn en of andere kenmerken moeten worden overwogen. Wees niet verbaasd als dit proces maanden of zelfs jaren duurt.
• Communicatie: Tegen de tijd dat je voorrang hebt gegeven aan potentiële projecten, heb je veel vergaderingen gehouden en met veel mensen gesproken. Verwacht dat deze discussies publieke informatie zijn in de afdelingen die u hebt uitbesteed voor outsourcing. Ga er altijd vanuit dat deze discussies bij uw werknemerspopulatie terechtkomen, vaak in realtime. Zorgvuldig doordachte zakelijke communicatie moet voorbereid en klaar zijn. Laat geruchten nooit een betere bron van informatie worden dan feiten.

uitvoeren

Aan het einde van dit proces heeft u uw eerste outsourcingplan. Er zijn veel meer stappen bij het uitvoeren van dit plan: gegevens bevestigen, subcommissies voor specifieke projecten maken, leveranciers identificeren, pilots uitvoeren, contracten gunnen, enzovoort. Het ontwikkelen van uw plan biedt u echter de eerste en belangrijkste stappen.