Hoe een beleid voor sociale media te ontwikkelen

Je toekomstige, huidige en voormalige werknemers, klanten en verkopers hangen allemaal samen op sociale mediasites zoals LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube en Flickr. U moet sociale media volgen om te leren wat al deze belanghebbenden delen en zeggen over uw bedrijf, uw werknemers en uw werkplek.

Gebruik sociale media om het voordeel van uw bedrijf te benutten. Shama (Hyder) Kabani, de auteur van de Zen of Social Media Marketing en de president van Click to Client, een full-service webmarketingbedrijf, vraagt: "Wat zeggen ze over u, uw bedrijf en uw praktijken? Beter nog - hoe reageert u?

Het hebben van een sociaal mediabeleid betekent niet dat je je beeld kunt dicteren. Maar je kunt wel verantwoord omgaan met het gesprek dat je beeld vormt. En u kunt uw medewerkers helpen hetzelfde te doen."

Waarom een ​​beleid voor sociale media en best practices van bedrijven nodig zijn

Kabani zegt: "De wereld verandert snel en onze manier van communiceren verandert nog sneller. Het is niet alleen Gen Y dat blogt en tweet - het is een groeiend fenomeen dat door alle generaties wordt omarmd. Er zijn grote voordelen aan de technologie van vandaag en zijn wijdverbreid gebruik, maar er zijn ook enkele risico's, zoals opgemerkt door Raj Malik van Netwerk oplossingen.”

Hij schrijft dat "ongeautoriseerde of ongepaste commentaren of berichten online kunnen:

• "Haal het bedrijf en u in juridische problemen met de VS en andere overheidsinstanties, andere bedrijven, klanten of het grote publiek.
• "Verminder de merknaam van het bedrijf door negatieve publiciteit te creëren voor het bedrijf, eigenaren en partners, evenals uzelf of uw team.
• "Veroorzaakt schade aan The Company door niet-openbare informatie of bedrijfseigen informatie vrij te geven.
• "Kost ons het vermogen om patenten te verkrijgen of ons concurrentievoordeel te ondermijnen.
• "Kost u uw werk bij het bedrijf."

Hij suggereert dat de meeste van deze bedrijven geen problemen zullen opleveren als werknemers hun gezond verstand en goed beoordelingsvermogen gebruiken bij hun online interactie.

10 stappen naar een beleid voor sociale media

Kabani, die een van de top 10 meest invloedrijke en krachtige vrouwen in sociale media is, suggereert deze tien stappen om uw bedrijf sociale media richtlijnen en strategie te creëren.

Bepaal waar uw bedrijf staat op sociale media

Bepaal waar uw bedrijf staat met betrekking tot de gewenste relatie met sociale media. U moet ook beslissen waar u staat ten opzichte van het monitoren van het gebruik van sociale media door medewerkers. U moet bepalen hoe ver uw bedrijf wil gaan met het gebruik van sociale media voor merkherkenning, uw klanten en werknemers in gesprek brengen en de verkoop stimuleren.

Kabani vraagt: "Kies je ervoor om alleen te communiceren in reactie op wat iemand anders zegt? Ben je proactief in het engageren van de gemeenschap (consumenten en bloggers)?

Zonder een algemene manier van denken over sociale media, kan het heel moeilijk zijn om een ​​beleid te maken."

Bepaal wat sociale media vormt

Kabani zegt dat elke organisatie voor eigen gebruik moet definiëren wat sociale media zijn. "Terwijl een blog en LinkedIn gemakkelijk kunnen worden gecategoriseerd als sociale media - hoe zit het met online video? Hoe zit het met Twitter?

Wat is echt sociale media? U moet uw eigen (bij voorkeur) geschreven definitie hebben. Dit geldt met name omdat er steeds nieuwe websites en hulpmiddelen verschijnen. Mijn persoonlijke definitie van sociale media is elke website of medium (inclusief video) die communicatie in de open lucht mogelijk maakt."

Bedrijfseigen elektronica geleverd aan werknemers

Zoals met alle offline of online inhoud die is geschreven, gebruikt, ontvangen, ontwikkeld of opgeslagen in bedrijfseigen elektronica die aan werknemers wordt verstrekt, verduidelijkt u wie wat bezit. Er is bijvoorbeeld geen sprake van een persoonlijke blog, geschreven door een medewerker, op zijn tijd. Als hij je baan verlaat, zijn de blog en de inhoud van hem.

Maar de inhoud van zijn eigen laptop en mobiele telefoon, en de inhoud die hij schreef voor de bedrijfswebsite, behoren waarschijnlijk, door geschreven beleid, bij het bedrijf.

In sociale media, heeft uw bedrijf een Twitter-account of een Facebook-pagina, als voorbeelden? Het bedrijf moet ervoor zorgen dat het eigendom van deze sociale-mediarekeningen toebehoort aan het bedrijf, niet aan de werknemer wiens huidige taakopdracht het plaatsen en controleren van deze accounts omvat. Je beleid moet betrekking hebben op wie wat bezit in de sociale media.

Respecteer privacyrechten

Houd vertrouwelijke en eigendomsinformatie privé. Respecteer de privacyrechten van andere werknemers en uw klanten. In het beleid voor sociale media moet aandacht worden besteed aan het vertrouwelijk behandelen van bedrijfseigen en persoonlijke informatie.

Kabani zegt: "Vanwege de toevallige aard van deze sites is het gemakkelijker om belangrijke informatie weg te geven zonder het te beseffen. Zelfs privé-berichten zijn niet altijd veilig. Elke site heeft zijn eigen zwakheden. Het is het beste dat werknemers nooit vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie delen via sociale media - publiekelijk of privé."

Wie is verantwoordelijk

Bepaal wie verantwoordelijk is voor het beheren en deelnemen aan sociale media. Het is belangrijk dat alle medewerkers het social media-beleid van het bedrijf begrijpen en zich eraan houden, terwijl ze netwerken op sociale media online. Maar één medewerker of een team moet de publieke persona van het bedrijf overnemen en de sociale media-inspanningen van het bedrijf beheren.

Waakzaam te volgen en reageren op openbare commentaar, lof of klachten over het bedrijf, de werknemer of het team heeft een officiële verantwoordelijkheid om te reageren op sociale media. Hoewel alle werknemers moeten worden aangemoedigd om te communiceren en het bedrijfsmerk te vertegenwoordigen, moeten deze werknemers op social media proactief ook vragen beantwoorden.

Kabani zegt: "De beste manier om een ​​voorstander van sociale media binnen het bedrijf te vinden, is om de persoon of het team van mensen te zoeken die het meest enthousiast zijn over het communiceren met klanten op sociale media. Ze doen dit misschien al zonder dat je het weet. Zoek die mensen op en train ze goed om je merk te vertegenwoordigen."

Stel grondregels vast

Stel basisregels vast voor werknemersparticipatie op sociale media. Je loopt een fijne lijn met werknemers. U moet werknemers de vrijheid geven om deel te nemen aan sociale media, maar tegelijkertijd het bedrijf beschermen. Kabani stelt voor om het social media-beleid van Intel eens volledig te bekijken. De Emerging Technology Department van de luchtmacht heeft dit stroomschema opgesteld van hun eigen richtlijnen voor sociale media en David Meerman Scott belicht hun sociale-mediastrategie in zijn blogpost. Er zijn dus voorbeelden online.

Adres van Taboo-onderwerpen

Hoewel uw werknemers waarschijnlijk al goed gezond verstand gebruiken tijdens online deelname, moet uw sociale mediabeleid specifiek betrekking hebben op voorbeelden van taboe-onderwerpen. Vertrouwelijke, bedrijfseigen, niet-vrijgegeven bedrijfsinformatie moet buiten de sociale media blijven. Persoonlijke en persoonlijke informatie over uw werk en uw collega's en klanten mogen nooit online verschijnen.

Het publieke imago van uw werknemers in sociale media, als ze kunnen worden geassocieerd met uw bedrijf, doet ertoe. Lusteloosheid, aanstootgevend gedrag, minachtende opmerkingen, leugenachtige verklaringen, vernederend gedrag en illegaal middelengebruik zijn allemaal voorbeelden van gedrag waaraan uw sociale-mediabeleid moet voldoen.

Monitor de Social Media Sphere

Creëer een systeem voor het monitoren van de sociale media. Kabani zegt: "Een beleid voor sociale media doet niet veel goed als je niet echt toezicht houdt op de ruimte waar het gesprek plaatsvindt. Er zijn tal van gratis en betaalde hulpmiddelen om sociale media te monitoren."

Train uw werknemers

Stel trainingen eenvoudig beschikbaar aan uw werknemers die willen deelnemen aan sociale media. Kabani suggereert: "Denk aan win-win. Niemand vindt het leuk om in de buurt te zijn - vooral als het gaat om hun eigen sociale netwerk. De meeste mensen staan ​​echter open voor meer informatie over hoe deze sociale mediasites beter kunnen worden gebruikt om hun eigen loopbaan en merk verder te ontwikkelen. De meeste mensen die online fouten maken, weten gewoon niet beter.

Als u van uw werknemers verwacht dat ze de sociale netwerktools op de juiste manier gebruiken, moet u een training aanbieden. Wat ze daar uitbrengen is niet alleen een weerspiegeling van het bedrijf; het is ook een weerspiegeling van hen. Maak het een win-win voor iedereen."

Sociale media breiden zich uit met miljoenen mensen over de hele wereld die op elkaar inwerken op manieren die maar weinigen droomden, slechts kort geleden. Uw werknemers communiceren op sociale media. Uw bedrijf zou ook op sociale media moeten communiceren.

En uw beleid en strategieën voor sociale media moeten nu worden ontwikkeld. Maak van de gelegenheid gebruik om het gesprek dat rondom uw bedrijf en uw merk plaatsvindt te beïnvloeden.

Geloof geen moment dat het gesprek niet plaatsvindt. Spring op de kans om de richting te beïnvloeden - nu.