Manieren om hulp te vragen bij een projectsponsor

De relatie tussen een projectmanager en een projectsponsor lijkt veel op een traditionele relatie tussen werknemer en manager. De projectsponsor is misschien niet de directe manager van de projectmanager of zelfs niet in de commandostructuur van de projectmanager. Toch ondersteunt de projectsponsor de projectmanager terwijl het projectteam werkt aan de voltooiing van een project.

Net als een supervisor is een van de grootste manieren waarop een projectsponsor een projectmanager ondersteunt, door middel van afhandelingsproblemen, alleen iemand met de organisatorische slagkracht van de projectsponsor aankan. Wanneer projectmanagers problemen tegenkomen die alleen projectsponsors kunnen oplossen, zijn dit de dingen die projectmanagers moeten doen.

Uitlaat alle andere opties

Projectsponsors zijn meestal op organisatieniveau waar de meeste beslissingen moeilijk zijn, omdat als een beslissing gemakkelijk is, deze op een lager niveau wordt gemaakt. Ze moeten soms snel moeilijke beslissingen nemen met beperkte informatie.

Als projectmanager moet je ervoor zorgen dat je alle andere opties voor het oplossen van je probleem hebt opgebruikt voordat je naar de projectsponsor gaat. Stel bijvoorbeeld dat u een projectteamlid heeft dat zijn verplichtingen niet nakomt. Voordat u het probleem aan de projectsponsor overlaat, moet u proberen het probleem één op één met het lid van het projectteam op te lossen. Als dat niet werkt, moet je naar de supervisor van het teamlid gaan. Zodra het probleem niet is opgelost, kunt u het probleem naar de projectsponsor brengen.

U hebt uw opties voor het oplossen van de problemen volledig benut. Nu kan de projectsponsor van bovenaf aan het probleem werken. De projectsponsor moet het probleem met zijn of haar collega bespreken en u op de hoogte stellen van hun overeengekomen gedragslijn.

Het laatste dat u wilt, is dat de projectsponsor met een oplossing komt die u zonder hulp zelf had kunnen implementeren. Soms gebeurt dit. Iedereen maakt fouten. Leer van deze situaties wanneer ze zich voordoen, en u zult er een betere projectmanager voor zijn. De volgende keer dat een soortgelijke situatie zich voordoet, gaat u er beter mee om dan u eerder deed.

Wees specifiek over wat je nodig hebt

Hoewel projectsponsors gewend zijn om te werken met onvolledige informatie, moet een projectmanager relevante informatie niet weglaten. Het is belangrijk voor de projectsponsor om context te hebben voor de situatie die zijn of haar aandacht nodig heeft.

Zodra de projectsponsor een geschikte context voor de beslissing heeft, geef dan specifiek aan wat u van de sponsor nodig hebt. Heeft u aanwijzingen nodig over hoe te werk te gaan? Heeft u de machtiging nodig om een ​​bepaalde actie te ondernemen? Heeft u een probleem opgelost? Heeft u middelen nodig die u zelf niet kunt krijgen?

Als je niet precies hebt bedacht wat je nodig hebt, kun je een beslissing nemen over wat je nodig hebt, maar ontdek later dat je je vergist hebt. Bedenk het probleem voordat u het naar de sponsor brengt om het risico te verkleinen dat u elkaars tijd verspilt.

Houd uw aanvraag gericht

Projectsponsors zijn drukke mensen. Talloze problemen trekken hun tijdschema aan en zuigen hun tijd weg.

Wanneer een projectmanager echt behoefte heeft aan de tijd van de projectsponsor, is dit geen slechte zaak of een inbreuk op de tijd van de sponsor. De tijd die met de projectmanager en projectsponsor wordt doorgebracht, moet zeer productief zijn. Houd je verzoek gericht, zodat je zo veel mogelijk gebruik maakt van de tijd van je sponsor.

Naarmate uw sponsor één-op-één productief product met u ervaart, kijkt hij of zij uit naar uw vergaderingen. Mensen op hoge niveaus van organisaties brengen vaak hun tijd door in onproductieve vergaderingen die ze moeten bijwonen. Deelnemen aan een productieve vergadering kan een stimulerende verandering van tempo zijn voor uw projectsponsor.