Hoe u uw show of concert annuleert

Niemand wil een concert of show annuleren. Het annuleren van een optreden is om veel redenen nooit een prettige ervaring, maar soms moet het uitschrijven van de show worden gedaan.

Over het "hoeveel drama, hoofdpijn en kosten zal dit mij veroorzaken?" schaal, het annuleren van een optreden kan teleurstelling, wat negatieve feedback en gematigde kosten voor een indie of andere kleine artiest betekenen, en kan helemaal oplopen tot multi-miljoen dollar rechtszaken op het niveau van de rondleiding door de arena (hoewel, hopelijk is er enige verzekering in de plaats om te helpen omgaan met dat alles als je arena's in de lucht hangt).

Tips voor het annuleren van een show

Laten we voor onze doeleinden aannemen dat we het hebben over het annuleren van een klein clubfeestje dat je zelf hebt geboekt of dat je hebt geboekt bij een promotor, met of zonder de hulp van een agent. Dit is wat u moet doen om het beste uit een slechte situatie te halen. Deze stappen moeten allemaal gebeuren zodra je weet dat je de show niet kunt maken:

Bel uw agent

Als een agent de show voor je heeft geboekt, willen ze vrijwel zeker alle communicatie met alle relevante partijen over het afroepen van de show afhandelen. Ze kunnen de rest van de rest van deze stappen voor u aan.

Kijk naar het contract

Als er een contract is voor de show, is de kans groot dat het iets zegt over annuleringen. Het kan uitwijzen hoe u de locatie of promotor op de hoogte moet stellen van de annulering en welke financiële aansprakelijkheid u nog hebt. Als je het hebt ondertekend, ben je eraan gebonden. Je kijkt misschien naar promotie-uitbetalingen en huurkosten van locaties. Ideaal voor jou? Welnee. Maar u moet er rekening mee houden dat uw annulering sommige mensen die de tas in handen hebben, mag achterlaten die ze eigenlijk niet zou moeten zijn. Let wel, het ontbreken van een contract laat je niet afhouden van deze uitgaven, maar een contactpersoon kan je een voorgeschreven methode geven om met een afroep om te gaan.

Roep de locatie of de promotor op

Zodra je weet, moet je het optreden annuleren, de locatie en / of de promotor bellen, contract of niet. Dit is belangrijke informatie voor hen, maar dit is ook uw kans om de gevolgen van de annulering te verzachten. Of je nu wel of niet een contract hebt dat je verantwoordelijkheden specificeert na een annulering, de locatie of promotor is misschien bereid om met je samen te werken als je een datum kunt aanbieden om de show opnieuw te plannen - zoals in, misschien hoef je niet te betalen voor de volledige promo / venue-kosten als u de hele shebang naar een andere nacht kunt verplaatsen.

Evenzo, als uw reden voor annulering een legitieme noodsituatie is, kunt u mogelijk een beroep doen op de goede aard van de locatie / promotor om begrip te tonen, vooral als uw annulering niet zo duur voor hen is.

Hoe dan ook, je snijdt het, wees kalm, beleefd en verontschuldig je als je het nieuws bezorgt. Verwacht geen goede reactie. Een annulering, vooral een last-minute annulering, is een klap voor de locatie en / of een promotor. Het kan gevolgen hebben die je misschien niet eens hebt overwogen, zoals personeel bij een club die rekende op een avond op de klok die zonder loon naar huis gestuurd werd omdat er geen show is.

Als je een grote paniekaanval krijgt, doe dan je best om je hoofd koel te houden. Als de communicatie niet werkt, verontschuldig je je en zeg je dat je morgen terugbelt om de details glad te strijken. Benadruk je bereidheid om alles te doen wat je kunt om de situatie goed te maken.

Waarschuw de media

Als je weet dat de show op tijd moet worden afgelast voor het lokale papier of radiostation om het nieuws te verspreiden, goed. Als dat niet het geval is, moet je elk mediabedrijf dat informatie over de show heeft verzonden, toch laten weten dat het niet gebeurt.

Besteed aandacht aan iedereen die een gastlijst ter plaatse heeft aangevraagd; het laatste wat je wilt is iemand die ermee akkoord is gegaan naar beneden te komen en je show te bekijken om naar de locatie te gaan en erachter te komen dat de show is geannuleerd. Een waarschuwing: als de promotor alle PR heeft afgehandeld, willen ze misschien degenen zijn die de pers opvolgen.

Zoek uit bij de promotor en als ze het willen doen, moet je niet op hun hoede zijn.

Praat met de fans

Gebruik uw website, sociale netwerkplatforms en mailinglijst om uw fans te laten weten dat de show is geannuleerd. Als tickets vooraf zijn verkocht, maak dan bekend hoe ze een terugbetaling kunnen krijgen of dat hun kaarten goed zijn voor een opnieuw geplande show. Merk op dat het belangrijk is om die aankondiging te coördineren met de promotor en de locatie. Beloof uw fans niet dat u niet zeker weet of u ze kunt houden.

Neem contact op met je collega-muzikanten

Als je een of meerdere voorprogramma's hebt gearrangeerd, laat hem dan weten dat het optreden is afgelopen. Als de promotor of locatie de openers heeft geboekt, willen ze deze stap misschien zelf doen.

Evenzo, als je sessiemuzikanten had die met jou het podium zouden gaan spelen, laat het hen dan zo snel mogelijk weten. Onthoud dat al deze muzikanten, van je opener tot je live klavierspeler, misschien uit de pocket zijn vanwege hun betrokkenheid bij de show. Overweeg om hun uitgaven te dekken of een compensatie te bieden voor hun tijd en bereidheid om u te helpen het publiek een goede nachtrust te bezorgen. In aanvulling op financiële compensatie, overweeg om het een punt te maken om deze zelfde muzikanten bij een toekomstige show te betrekken.

Wat te doen nadat je je show hebt geannuleerd

Dat zijn de stappen die u moet nemen op korte termijn. Wat kun je op de lange termijn doen? Om te beginnen, eer je elke overeenkomst die je had met de promotor en locatie om hen te compenseren voor de annulering of om de show opnieuw te plannen. Buiten dat, zet het evenement in perspectief.

Als je actief bent op het live-circuit, is het niet de eerste of laatste keer dat iemands leven in de weg zit. Mensen worden ziek; mensen hebben familie-noodsituaties, banden breken uiteen, vliegtuigen worden vertraagd - het gebeurt. Zolang je annuleringen geen gewoonte maakt, nadat je je hebt verontschuldigd en alles hebt gedaan om het goed te doen met de promotor, de locatie en de fans, kun je niet veel meer doen dan ervoor zorgen dat je het volgende optreden is goed.