Checklist voor een vergadering over beëindiging van de tewerkstelling

Medewerkers verlaten uw organisatie om goede redenen en slechte redenen. Aan de positieve kant vinden ze nieuwe kansen, gaan terug naar school, gaan met pensioen of landen hun droombaan.

Minder positief, ze worden ontslagen vanwege slechte prestaties of slechte opkomst of ervaren een ontslag vanwege een zakelijke neergang. In elk geval hebt u een controlelijst voor het beëindigen van het werk nodig om het exitproces van de werknemer vlot te laten verlopen. Hier is een voorbeeld van een checklist voor het beëindigen van het dienstverband.

Checklist arbeidsbeëindiging

Naam werknemer:

Datum:

Informeer Human Resources

_____ Meld HR: Zodra u op de hoogte bent van en / of een brief ontvangt van een werknemer die u op de hoogte brengt van de intentie van de werknemer om het dienstverband te beëindigen, moet u dit melden aan uw personeelscentrum.

_____ Officiële kennisgeving: Als een medewerker je vertelt over zijn voornemen om je baan te verlaten, vraag hem of haar om een ​​ontslagbrief te sturen waarin staat dat hij of zij vertrekt en op welke datum ze eindigen. (Bedrijven vragen om een ​​opzegtermijn van minimaal twee weken, indien mogelijk en wenselijk.)

Machtigingen / toegangsbeëindiging

____Notificeer je netwerkbeheerder: Zodra u weet dat een werknemer weggaat, moet u uw netwerkbeheerder of een andere geschikte medewerker op de hoogte brengen van de datum en het uur waarop de werknemer de toegang tot computer- en telefoonsystemen kan beëindigen. Maak afspraken over hoe deze accounts worden gerouteerd om zeker te stellen dat uw organisatie het contact met klanten en klanten niet verliest. Schakel bovendien de alarmcode van de alarmmelding van de medewerker uit, indien van toepassing.

_____Mogelijkheid voor het bouwen van een gebouw of eigendom: Met ingang van de beëindigingsdatum, of deze nu direct in een vuursituatie is of op een wederzijds overeengekomen einddatum, moet u de toegang van het gebouw tot de werknemer beëindigen. Afhankelijk van uw toegangsmethoden, moet u de toegangscode voor het gebouw van de medewerker uitschakelen, de kaart voor het invoeren van gegevens uitschakelen of de sleutels van de medewerker verzamelen. Het is in uw beste belang en die van de voormalige werknemer dat hij of zij geen toegang heeft tot een bedrijfseigendom.

Return of Property

_____ Teruggave van bedrijfseigendom: Uittredende werknemers moeten alle bedrijfsboeken en materialen, sleutels, ID-badges, computers, mobiele telefoons en andere items die eigendom zijn van het bedrijf inleveren.

_____ Wachtwoorden: Medewerkers moeten hun supervisors voorzien van wachtwoorden en andere informatie met betrekking tot de toegang tot computerbestanden en telefoonberichten. (Mogelijk wilt u e-mail- en telefoonaccounts een tijdje actief houden om klantencontacten te beheren.)

Status van voordelen

_____ Vakantietoeslag en ongebruikt ziekteverlof: Het beëindigen van werknemers wordt tot een maximum van 30 dagen betaald voor ongebruikte, opgebouwde vakantietijd. Als de werknemer de nog niet opgebouwde tijd heeft gebruikt, wordt de betaling aan het bedrijf voor deze periode afgetrokken van het laatste salaris. (Als uw bedrijf een bepaald aantal ziektedagen aanwijst en deze zijn opgebouwd, moet u de werknemer ook de opgebouwde tijd betalen.)

_____ statusletter van de voordelen: Na beëindiging ontvangen voormalige werknemers een brief van het Human Resources-kantoor dat de status van hun voordelen bij beëindiging schetst. Dit omvat levensverzekeringen, ziektekostenregelingen, pensioenregelingen en onkostenrekeningen. (In de Verenigde Staten houden organisaties zich aan de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act van 1980 (COBRA) en geven zij aan rechthebbende werknemers en hun ingeschreven gezinsleden het recht om de dekking van het zorgplan voor een bepaalde periode op eigen kosten en bij volledige kosten.)

_____ Terugbetaling van voorschotten: Niet-betaalde loonvoorschotten worden afgetrokken van de laatste controle van de werknemer.

_____ Betaling van geld verschuldigd aan de werknemer: Niet-betaalde onkosten voor bedrijfsdoeleinden (ingeleverd met een onkostenoverzicht), onbetaalde provisie en bonussen worden betaald in het laatste salaris.

Vertrouwelijkheid en niet-concurrentiebedingen

_____ Herziening van de vertrouwelijkheidsovereenkomst of niet-concurrentiebeding: Elke vertrouwelijkheidsovereenkomst of niet-concurrentiebeding die de uitstaande werknemer heeft ondertekend bij indiensttreding, moet worden herzien om er zeker van te zijn dat de werknemer begrijpt wat er van hem wordt verwacht.

Zelfs als de werknemer nooit zo'n document heeft ondertekend, hebben de meeste werknemershandboeken een clausule of gedragscode over het niet delen van bedrijfsgeheimen of handelsgeheimen. Bekijk dit en herinner de werknemer eraan dat elke schending van deze vertrouwelijkheid zal worden aangepakt.

Exitgesprek

_____ Vertrouwelijk exit-interview: Uittredende werknemers worden aangemoedigd om deel te nemen aan een vertrouwelijk exit-interview met de afdeling Human Resources. (Exit-interviews zijn een belangrijk proces dat u kunt gebruiken om informatie te verzamelen over de werkomgeving in uw organisatie.) Wanneer u op de hoogte wordt gesteld dat een werknemer zijn dienst beëindigt, plant uw HR-kantoor een exit-interview.Alle verzamelde informatie is vertrouwelijk en wordt periodiek samengevat. het formulier.

_____ Schriftelijke toestemming voor referentiecontrole: Uittredende werknemers die van plan zijn werk te zoeken, moeten een formulier ondertekenen dat het bedrijf toestemming geeft om referentie-informatie te verstrekken wanneer potentiële werkgevers bellen.

_____ Geef de medewerker een adresupdateformulier om in te vullen als ze verhuizen. Vooral voor grote bedrijven, of bedrijven met een hoge omzet, komen W-2's terug als niet-leverbaar als het adres is gewijzigd. Zonder nieuwe contactgegevens is het moeilijk om de benodigde informatie aan de voormalige werknemer te verstrekken. Controleer als back-up of de contactgegevens voor noodgevallen van de medewerker up-to-date zijn en dat u contact kunt opnemen met die persoon om ze te vinden als u problemen ondervindt om hun W2's bij hen te krijgen.