Een voorbeeldbrief schrijven

Dit voorbeeld bevat de formele componenten van volledige zakelijke brieven. Sommige van deze componenten zijn optioneel voor typische, werkgerelateerde zakelijke brieven. U kunt voorbeelden, voorbeelden of sjablonen voor werkgerelateerde zakelijke brieven downloaden of kopiëren door op de onderstaande links te klikken. Zie zakelijke briefafbeelding voor richtlijnen over elke stap van het proces.

• Ontslagbrieven
• Bedankt brieven
• Aanbeveling (referentie) letters
• Salarisgeschiedenis en brieven
• Doorvul brieven

Dit formaat is slechts een richtlijn. Variaties en aanpassingen zijn normaal. Wil je dit voorbeeld downloaden zonder de afbeeldingen? Klik hier op Download voorbeelden of in het onderstaande menu.

Volledige bloklettercomponenten

Retouradres: Als uw briefpapier een briefhoofd heeft, sla dit dan over. Anders typ je je naam, adres en eventueel telefoonnummer. Tegenwoordig is het gebruikelijk om ook een e-mailadres op te nemen.

Datum: Typ de datum van uw brief twee tot zes regels onder het briefhoofd. Drie zijn standaard. Als er geen briefhoofdpapier is, typt u het zoals getoond.

Referentielijn: Als de ontvanger specifiek om informatie vraagt, zoals een taakverwijzing of factuurnummer, typt u deze in een of twee regels, direct onder de datum (2). Als u een brief beantwoordt, kunt u deze hier raadplegen. Bijvoorbeeld:

• Re: Job # 625-01
• Re: Uw brief gedateerd 1/1 / 200x.

Speciale mailings: Typ indien nodig alle hoofdletters in. Voorbeelden zijn:

• SPECIALE BEZORGING
• AANGETEKENDE POST
• LUCHTPOST

Aanmeldingen: Typ indien nodig alle hoofdletters in. Misschien wilt u een notatie opnemen voor privécorrespondentie, zoals een ontslagbrief. Voeg hetzelfde toe aan de envelop. Voorbeelden zijn:

• PERSONAL
• VERTROUWELIJK

Inside Address: Typ de naam en het adres van de persoon en / of het bedrijf aan wie u de brief verzendt, drie tot acht regels onder het laatste onderdeel dat u hebt getypt. Vier regels zijn standaard. Als u een waarschuwingslijn typt, sla dan de naam van de persoon hier over. Doe hetzelfde op de envelop.

Waarschuwingslijn: Typ de naam van de persoon naar wie u de brief verzendt. Als u de naam van de persoon in het binnenste adres typt, sla dit dan over. Doe hetzelfde op de envelop.

Begroeting: Typ hier de naam van de ontvanger. Typ Mr of Ms. Last Name om respect te tonen, maar ga niet uit van spelling of geslacht. Enkele veel voorkomende begroetingen zijn:

• Dames:
• Mijne heren:
• Geachte heer:
• Geachte meneer of mevrouw:
• Beste Volledige naam:
• Voor wie het aangaat:

Onderwerpregel: Typ de kern van je brief in hoofdletters, of links of gecentreerd spoelen. Wees bondig op één regel. Als u een referentielijn typt, kunt u overwegen of u deze regel echt nodig heeft. Hoewel het niet echt nodig is voor de meeste werkgerelateerde brieven, zijn onderstaande voorbeelden te vinden.

• ONDERWERP: ONTSLAG
• REFERENTIE BRIEF
• BAAN ONDERZOEK

Lichaam: Typ twee spaties tussen zinnen. Houd het kort en to the point.

Gratis sluiten: Wat u hier typt, hangt af van de toon en mate van formaliteit. Bijvoorbeeld:

• Hoogachtend (zeer formeel)
• Met vriendelijke groet (typisch, minder formeel)
• Heel erg de uwe (beleefd, neutraal)
• Van harte (vriendelijk, informeel)

Handtekening vak: Laat vier lege regels na de Gratis sluiten om je naam te ondertekenen. Onderteken uw naam precies zoals u hem onder uw handtekening typt. De titel is optioneel, afhankelijk van relevantie en mate van formaliteit. Voorbeelden zijn:

• John Doe, manager
• P. Smith

  Directeur, technische ondersteuning

• R. T. Jones - Sr. Field Engineer

Identificatie initialen: Als iemand de brief voor je heeft getypt, bevat hij of zij meestal drie van je initialen in hoofdletters en vervolgens twee van zijn of haar letters in kleine letters. Als je je eigen letter hebt getypt, sla hem dan over, want je naam staat al in de Handtekening vak. Gemeenschappelijke stijlen zijn hieronder.

• JAD / cm
• JAD: cm
• clm

Bijlage notatie: Deze regel vertelt de lezer om in de envelop te kijken voor meer informatie. Typ het enkelvoud voor slechts één behuizing, meervoud voor meer. Als u niets insluit, sla het dan over. Gemeenschappelijke stijlen zijn hieronder.

• omheining
• Behuizingen: 3
• Behuizingen (3)

cc: Betekent hoffelijkheid exemplaren (voorheen carbon exemplaren). Vermeld de namen van mensen aan wie u kopieën verspreidt, in alfabetische volgorde. Als adressen nuttig zijn voor de ontvanger van de brief, neemt u deze op. Als u uw brief niet naar iemand kopieert, sla hem dan over.

Algemene tips

• Vervang de tekst tussen haakjes door het aangegeven onderdeel. Typ geen haakjes.
• Probeer uw brieven op één pagina te houden, maar zie pagina 2 van dit voorbeeld als u vervolgpagina's nodig heeft.
• Hoeveel lege regels u toevoegt tussen regels die meer dan één nodig hebben, hangt af van hoeveel ruimte er op de pagina beschikbaar is.
• Hetzelfde geldt voor marges. Een en een halve inch (108 punten) voor korte letters en één inch (72 punten) voor langere letters zijn standaard. Als er een briefhoofd is, bepaalt de positie de bovenmarge op pagina 1.
• Als u geen van de meer formele componenten typt, laat er dan geen ruimte voor. Als u bijvoorbeeld de Referentielijn, Speciale frankeermeldingen en Aanmeldingsnotities niet typt, typt u het Voorwoord vier regels onder de Datum.