Schrijfvaardigheden - Communiceren met woorden

Mooie proza ​​en poëzie schrijven is een talent. Effectief schrijven is echter een vaardigheid die kan worden geleerd.

Organiseer uw schrijven

Of u nu een memo voor uw collega samenstelt of een rapport voor uw baas, u moet beslissen welke informatie u wilt overbrengen. Hier is hoe dit te doen:

1. Vermeld elk item dat je nodig hebt om te bespreken in je memo of rapport.
2. Leg ze op volgorde, van meest tot minst belangrijk.
3. Schrijf een korte samenvatting van je hele memo - dit is je eerste alinea.
4. Vouw op elk item dat in stap 1 wordt vermeld.
5. Als er een actie moet worden ondernomen door de ontvanger, vermeld dat dan in uw afsluitende alinea.

Een aantal tips

Schrijf voor uw publiek. Gebruik eenvoudige taal. Je wilt niet dat de lezer een woordenboek nodig heeft om te ontcijferen wat je probeert te zeggen. Je moet niet proberen je lezer te imponeren met je enorme vocabulaire. De kans bestaat dat u uw lezer in de plaats frustreert. De meeste mensen zijn tegelijkertijd aan het jongleren en zijn geïnteresseerd in het ontvangen van alleen de nodige informatie. Jij bent verantwoordelijk om dit te laten gebeuren. In plaats van te zeggen: "Zijn gezelligheid betekent dat hij een overtreffende trap is voor het werk," zeg "Zijn vriendelijkheid maakt hem een ​​topkandidaat voor de baan."

Blijf uit de buurt van het jargon dat uw lezer misschien niet begrijpt. Als je werk heel technisch is, maar de persoon naar wie je schrijft niet goed op de hoogte is, blijf je bij woorden die die persoon zal begrijpen. Als u bijvoorbeeld een websiteontwerper bent, heeft deze zin in een memo aan uw klant, een psycholoog, geen zin: "Wat zou u mij als BGCOLOR voor uw site willen gebruiken: # ADD8E6 of #FFFFFF?" Iedereen die bekwaam is in het ontwerp van webpagina's weet dat deze vraag kan worden vertaald naar "Wat zou u willen dat de achtergrondkleur van uw site is: lichtblauw of wit?" Verwacht echter niet dat uw cliënt meer bekend is met dit technische jargon dan met haar bespreking van een psychologische term zoals trichotillomanie.

Een cliché per dag houdt de lezer weg - althans het maakt hem of haar niet meer onthouden wat je zegt. U wilt dat uw schrijven memorabel is. Omdat we vaak clichés horen, raken we ongevoelig voor hen. De woorden zijn dus niet uniek geassocieerd met je schrijven. In plaats van te zeggen "Stel je morgen niet uit wat je vandaag kunt doen" in een notitie aan een ondergeschikte die je probeert te motiveren. Zeg gewoon: "Stop met uitstellen. Doe het werk nu."

Gebruik waar mogelijk de actieve stem. De actieve stem maakt je zin sterker en meestal korter. Laten we deze voorbeelden proberen. Passieve stem: "De omzet is toegenomen door het netwerken dat ik heb gedaan." Actieve stem: "Mijn netwerken verhoogden de verkoop."

Wees niet overbodig. Het is niet nodig om 's middags om 14.00 uur' of 'de aanstaande zwangere vrouw' te zeggen. "14.00 uur" zeggen of "2 in de middag" of "de aanstaande vrouw" of "de zwangere vrouw" dragen allemaal over wat u wilt zeggen en zijn minder omslachtig.

Let natuurlijk op de grammatica. Gebruik Strunk en White's Elementen van stijl, beschikbaar op internet. Een goed woordenboek moet in de buurt zijn, samen met een thesaurus. Met een thesaurus kunt u uw tekst vers houden door u te helpen een verscheidenheid aan woorden te vinden die u kunt gebruiken. Veel van deze bronnen zijn online beschikbaar.

Proofreading is een van de belangrijkste dingen die u kunt doen. Aangezien u waarschijnlijk het grootste deel van uw schrijven op een computer doet, heeft u toegang tot geautomatiseerde spelling- en grammaticacontroles. Pas echter op: sommige woorden die in de verkeerde context worden gebruikt, kunnen worden overgeslagen door geautomatiseerde spellingcontrole. Bijvoorbeeld, de zin "Aan medewerkers die te gast waren bij vergaderingen, twee leren over de GNU-software", zou de spellingscontrole passeren zonder dat er spelfouten worden gedetecteerd. Laat iemand anders uw document opnieuw lezen, indien mogelijk.

Als de tijd het toelaat, zet je je compositie weg en proef je de compositie later, of beter nog, de volgende dag.