Hoe een zakelijk voortgangsrapport te schrijven

Een voortgangsrapport bestaat uit een koptekst, een samenvatting, een beschrijving van de kleinere componenten, een indicatie wanneer het volgende rapport moet worden ingediend. U zou het rapport volgens deze sjabloon schrijven en het vervolgens naar uw baas of een andere rapporterende leidinggevende sturen, zoals aangewezen.

hoofd

De kop bevat identificerende informatie voor het rapport. U voert de titel in, de datum waarop het rapport is gepubliceerd, de stoplichtstatus van de rapporten waarover u rapporteert (rood, geelgroen) en de algehele statistiek, misschien procent voltooid, van plan versus feitelijk. Opmerking: een voortgangsrapport zoals dit wordt meestal gebruikt voor projecten, maar kan ook worden gebruikt om over andere dingen te rapporteren. Als u bijvoorbeeld de taak hebt gekregen om het aantal uren per tekening voor een ingenieursbureau te verminderen, gebruikt u een voortgangsrapport om uw voortgang te tonen bij het verminderen van het aantal uren per tekening.

• Titel: voortgangsrapport project X.
• Datum: 30 mei 20xx
• Status: groen
• Percentage voltooid: 63 daadwerkelijk, 59 plan

Managementsamenvatting

U schrijft de samenvatting als laatste. Dit is de samenvatting van alle belangrijke punten die hieronder worden vermeld in de hoofdtekst van het rapport. Afhankelijk van uw doelgroep is de samenvatting soms beperkt. Dat hangt af van uw doelgroep, het aantal mensen dat het rapport ontvangt en hun niveaus binnen de organisatie. Een samenvatting is bedoeld voor die senior managers die mogelijk niet de tijd hebben om het volledige rapport te lezen. Als uw rapport is gericht aan uw directe leidinggevende, wordt verwacht dat hij of zij het rapport zal lezen en de samenvatting mogelijk niet nodig is.

Als dit echter een rapport is dat breed wordt verspreid onder vele leidinggevenden in de hele organisatie, kan het nodig zijn om een ​​samenvatting op te nemen voor personen die niet de tijd hebben om het volledige rapport te lezen.

Voortgang van de componenten

Dit is de hoofdtekst van het rapport. In dit gedeelte van het rapport geef je informatie over je voortgang in alle deelgebieden van het project. U geeft een lijst van uw voortgang en prestaties met betrekking tot alle statistieken in deze periode. U laat zien wat uw plan is voor de volgende periode. En dan vermeld je niet alleen de blokkers, maar ook welke inspanningen je neemt om ze op te ruimen. Tot slot laat de sectie zien welke extra assistentie nodig is van uw baas of een andere ontvanger van het voortgangsrapport.

Samenvatting

De hoofdtekst van het rapport wordt gevolgd door in de samenvattingsectie. Het bevat minder details dan de voortgang die in het vorige gedeelte is gerapporteerd. U zou dezelfde informatie, statistieken, prestaties, plan voor de volgende periode en eventuele blokkers opnemen, maar minder details voor elke categorie opgeven. De samenvatting kan bijvoorbeeld een enkele zin zijn, zoals "alle deliverables zijn op tijd", terwijl de voortgangsupdate in de vorige sectie zou kunnen zeggen "Deliverable A, op xx / xx / xx zal drie dagen eerder worden geleverd.

Rapport Y wordt op xx / xx / xx op tijd afgeleverd. En rapport C, twee weken uitgesteld in afwachting van de grafische weergave, zal naar verwachting nu worden geleverd op de herziene vervaldatum van xx / xx / xx."

Vervaldatum van volgend rapport

Hier geeft u aan wanneer het volgende rapport wordt verzonden. Als dit een wekelijks rapport is, zou u bijvoorbeeld de volgende vervaldag van het rapport als een week erna laten zien. Voor een maandelijks rapport zou u de datum van volgende maand laten zien wanneer het rapport zou worden verzonden. Mensen die het rapport ontvangen, verwachten dat deze gegevens even nauwkeurig zijn als de gegevens in de rapporten.

Bottom Line

Uw voortgangsrapport bestaat uit de optionele samenvatting, de rapportage van de voortgang van alle componenten van het project, de gedetailleerde samenvatting en de tijdlijn. Maak ze zo nauwkeurig mogelijk.