Hoe werk van ondergeschikten te beoordelen

Wanneer u werk toewijst aan ondergeschikten, houdt u veel aspecten van hun voortgang bij, maar maakt u zich vooral zorgen of het werk goed wordt gedaan en op tijd gebeurt.

Werk op tijd klaar

Hun werk op tijd klaar krijgen, is het gemakkelijker voor de twee om te monitoren. Dat komt omdat de tijd eenvoudiger te meten is dan de kwaliteit. U moet duidelijke eisen stellen, waaronder mijlpalen en deadlines, maar u moet ook enige flexibiliteit toestaan. Plan hun schema's, of laat ze hun planningen plannen, om wat tijd te sparen. Er zullen altijd een aantal onvoorziene gebeurtenissen zijn, dus het is verstandig om op zijn minst een beetje speling te maken in een schema. De hoeveelheid speling die je in hun schema toestaat, verschilt van persoon tot persoon, waarbij senioren en getalenteerden minder speling nodig hebben.

Een voortgangsrapport gebruiken om schema te volgen

De meest gebruikelijke manier om bij te houden of werk op tijd wordt uitgevoerd, is het periodieke rapport, meestal wekelijks voor kleine projecten en maandelijks voor grotere projecten. Wanneer u uw ondergeschikten schriftelijke voortgangsrapporten voorlegt, is een van de items waarop zij rapporteren de naleving van het schema. Een veelgebruikte methode om snel status aan te geven is stoplichtkleuren. Als het project op schema ligt, wordt er een groen symbool weergegeven. Als het project te laat is, zouden ze dat als een rood symbool laten zien.

Soms wordt geel ook gebruikt om aan te geven wanneer er een klein probleem is dat niet ernstig genoeg is om de rode kleur te rechtvaardigen.

Je wilt ook dat ze alles melden dat hun voortgang blokkeert. Dit gedeelte moet bevatten wat ze hebben geprobeerd om de blokkering en de resultaten van die inspanningen te verwijderen. Als ze om hulp van u vragen of van iemand buiten hun sfeer, moet dat duidelijk worden aangegeven.

Vergeet niet om ze ook hun prestaties te laten opnemen. Als ze iets hebben gedaan dat een blokkering heeft verholpen, het probleem heeft voorkomen of op een andere manier heeft bijgedragen aan het intact houden van het schema dat moet worden genoteerd in hun voortgangsrapport.

Ten slotte moet in het voortgangsrapport het percentage voltooid zijn. De meeste projecten maken aanvankelijk heel weinig vorderingen, daarna stijgen ze steil op en aan het einde van het project gaan ze weer langzaam vooruit. Het projectschema dat u en uw medewerker hebben ontwikkeld, moet hiervan rekenschap geven. Of u dit al dan niet in het schema hebt verwerkt, u moet de voortgang evalueren die door de werknemer wordt gemeld. Het geplande percentage voltooid moet in het algemeen weergeven hoeveel van de aan het project toegewezen tijd is verstreken.

In een project met een schema van drie maanden moet de werknemer het geplande volledige percentage van ongeveer 1/3 aan het einde van de eerste maand rapporteren. Als ze een getal hebben gerapporteerd dat veel kleiner of veel groter is, zou het verstandig zijn om er iets dieper op te lijken. Ook moet u een oordeel vellen over de juistheid van wat zij melden voor een werkelijk percentage voltooid. Op basis van uw kennis van het project en zijn algehele status moet u in staat zijn om bij benadering te beoordelen of het percentage voltooid door de werknemer gerapporteerd juist is of niet.

Als ze bijvoorbeeld een gepland volledig cijfer van 60% en een werkelijk volledig percentage van 65% rapporteren, maar je weet dat het project met problemen is geplaagd, zou je het rapport gedetailleerder moeten onderzoeken.

Krijg werk goed gedaan

Het is moeilijker om te meten en te controleren of uw medewerker het werk goed doet. Dat komt omdat het moeilijker is om te definiëren en te kwantificeren wat 'goed gedaan' betekent. Ook hier, net als bij planningen, moet je duidelijke en specifieke verwachtingen en doelen stellen. En terwijl u met planningen wat flexibiliteit en speling toelaat, moet u minder flexibel zijn met betrekking tot kwaliteit. Goed is goed.

Verlies je doel niet uit het oog. Wanneer we het hebben over "goed gedaan", onthoud dan dat je gaat voor "uitstekend" en niet "perfect". En vergeet niet om te focussen op resultaten in plaats van op het proces.

Evaluatie van de prestaties

De beste manier om de voortgang van uw medewerkers bij te houden met betrekking tot het correct laten werken van het werk, is frequente vergaderingen en het liberale gebruik van 'show and tell'. Wanneer een medewerker meldt dat hij aanzienlijke vooruitgang heeft geboekt, laat hem dan zien wat hij heeft gedaan. Aan het begin van het project kan het werk een beetje ruw zijn en slechts gedeeltelijk voltooid. Het is te verwachten. Echter, naarmate de tijd verstrijkt, moeten de demonstraties van de werknemer een vooruitgang laten zien waarbij het werk vloeiender en completer wordt.

De sleutel tijdens deze kwaliteitscontroles is om ervoor te zorgen dat de schatting van de werknemer van de kwaliteit van het werk tot nu toe overeenkomt met de uwe. Als het u van mening is dat de kwaliteit van het werk dat u tot nu toe hebt gedaan nog steeds zwaar en voorlopig is, moet u het verschil met de werknemer bespreken en hun verwachtingen opnieuw instellen. Als u dat niet doet, zult u waarschijnlijk vaststellen dat het werk slechts matig is voltooid als ze denken dat ze een voltooide kwaliteit hebben bereikt.

Bottom Line

Wanneer u werk bekijkt dat u hebt gedelegeerd aan ondergeschikten, onthoud dan dat u nog steeds verantwoordelijk bent voor hun werk. Zorg er dus voor dat het werk op tijd klaar is en goed wordt gedaan zoals hierboven besproken. Bij het eerste teken van moeilijkheden moet u instappen en de normen van de werknemer aanpassen aan uw eigen normen.