Medewerkersrecords Werkgevers moeten in stand houden

Wilt u weten welke werknemersregistraties moeten worden bijgehouden als werkgever? De werkgever onderhoudt vier personeelsdossiers voor elke werknemer. Bovendien onderhoudt de werkgever andere werknemersdossiers voor alle werknemers.

Personeelsbestanden van werknemersrecords

Voor elke medewerker wordt een personeelsdossier bijgehouden. Deze personeelsdossiers bevatten vertrouwelijke documenten en worden beheerd en onderhouden door personeelszaken. Personeelsbestanden zijn de belangrijkste personeelsdossiers die door de werkgever, de werknemer en de manager van de werknemer worden gebruikt in sommige bedrijven.

In andere - en dit is de aanbevolen aanpak - is de toegang tot het personeelsdossier beperkt tot HR en de werknemer onder toezicht.

Typische documenten in een personeelsdossier zijn onder andere de sollicitatie, een contactformulier voor de familie bij noodgevallen, een gedocumenteerde geschiedenis van disciplinaire actie, een CV, de werknemer die de werknemer tekent, zich aftekenen, de door de werkgever ondertekende fiches, de periodieke beoordeling, functiewaardering of prestaties ontwikkelingsplan, opleidingsbewijzen en aanwezigheidsgegevens en actuele persoonlijke contactgegevens van elke medewerker.

Niet alle personeelsbestanden bevatten dezelfde documenten, maar elk personeelsbestand heeft enkele documenten die hetzelfde zijn. Documentatie over de prestaties van een medewerker hoort niet thuis in het personeelsdossier tenzij het disciplinaire actie, een beloning of een ander teken van uitzonderlijke prestaties rechtvaardigt. Dergelijke alledaagse prestatienotities horen in het bestand dat managers bijhouden om de prestaties, doelen en bijdragen van hun werknemers te volgen.

Payroll-bestanden van werknemersrecords

Payroll-bestanden houden ook personeelsdossiers bij. Payroll-bestanden bevatten een geschiedenis van de banen, afdelingen, compensatiewijzigingen, garanties, leningen en andere informatie die essentieel is voor het betalen van een werknemer en het bijhouden van een kopie van de compensatiegeschiedenis van de werknemer.

Het loonbestand bevat ook de geschiedenis van overheidsformulieren zoals de W-2, W-4 en inhouding van de sociale zekerheid door de werknemer. Het bestand bevat ook informatie over de personeelsbeloningen en de toestemming om betalingen van de loonstrook van de werknemer op te nemen.

Medische dossiers van werknemersrecords

Een medisch dossier voor werknemers wordt ook bijgehouden door de werkgever. De personeelsdossiers in het medische dossier zijn niet voor iedereen beschikbaar behalve voor personeel dat door Human Resources is aangewezen en voor de medewerker van wie de administratie in het bestand wordt bewaard. Medische dossiers bevatten doktersaantekeningen, FMLA-aanvraag papierwerk, informatie over drugtesten, vereiste fysieke informatie en andere dergelijke documentatie die betrekking heeft op de medische gezondheid van een werknemer of familielid.

Medische dossiers ontvangen vanwege de vertrouwelijkheid van de personeelsdossiers de hoogste mate van veilige opslag en vertrouwelijkheid. Het wordt aanbevolen dat de medische bestanden worden bewaard in vergrendelde laden die zijn vergrendeld in een ruimte die niet toegankelijk is voor andere werknemers dan personeelsleden van HR.

I-9 bestanden van werknemersrecords

I-9-bestanden bevatten personeelsrecords die worden bijgehouden voor alle werknemers in één bestand dat gescheiden is van andere werknemersrecords. Werkgevers houden dit werknemersrecord gescheiden van andere werknemersrecords om de vertrouwelijkheid van werknemers te behouden voor overheidsfunctionarissen en andere entiteiten die gemachtigd zijn werknemers-I-9's te beoordelen.

Als u de I-9's op een andere locatie bewaart, zorgt u ervoor dat overheidsmedewerkers geen toegang hebben tot andere gegevens over de werknemer of haar dienstverband bij uw organisatie als u bent geselecteerd voor een federale I-9-bestandscontrole, met uitzondering van de daadwerkelijke I-9-formulier. Deze onderzoeken nemen elk jaar toe, dus zorg ervoor dat uw werknemers de I-9-formulieren correct hebben ingevuld of dat u onderhevig kunt zijn aan boetes en mogelijk gevangenisstraf.

Toegang tot werknemersrecords door werknemers

Medewerkers kunnen hun personeelsdossiers bekijken door tijdens de kantooruren contact op te nemen met een personeelslid van Human Resources. Geen enkele medewerker mag enig document in zijn of haar administratie wijzigen of verwijderen dat moet worden bekeken in aanwezigheid van een personeelslid van HR.

U moet een personeelsbestand hebben voor het bekijken van werknemers in uw werknemershandboek en het klakkeloos volgen met betrekking tot verzoeken van werknemers om hun bestanden te bekijken.

Als een medewerker een schriftelijk verzoek om een ​​kopie van zijn personeelsdossier stuurt nadat hij zijn dienstverband heeft verlaten, moet je hem een ​​kopie sturen.

Af en toe stuit u op een werknemer die achterdochtig is over wat voor soort personeelsdossiers worden bewaard door zijn afdeling Personeelszaken. Dit zijn de werknemers die de meeste kans hebben om een ​​kopie van hun werknemersbestanden aan te vragen. Maak opnieuw, zonder discriminatie, een kopie van het bestand en verzend het. (U krijgt waarschijnlijk feedback dat de medewerker verrast was door de kleine documentatie die de HR-medewerkers hadden achtergehouden.)

In sommige rechtsgebieden is het geoorloofd de werknemer kosten in rekening te brengen voor het dupliceren en verzenden van het bestand.