Factureerbare uren in Consulting

Factureerbare uren vertegenwoordigen werkuren die een medewerker meldt als verschuldigd voor een klant. Het concept is niet uniek voor consulting, omdat verschillende professionele dienstverlenende bedrijven per uur rekening houden met de klant. Publieke accountants en advocatenkantoren rekenen bijvoorbeeld traditioneel ook op uren personeelstijd.

Het begrijpen van het concept van factureerbare uren, inclusief de toepassing en de vertakkingen, is goed voor degenen die een loopbaan op deze gebieden overwegen.

Tracking tijd en activiteiten

Als consultant zou u bijvoorbeeld factureerbare uren volgen voor elke specifieke opdracht. Bovendien heeft elk personeelslid een uurtarief dat overeenkomt met zijn of haar functie en ervaringsniveau.

Elk personeelslid moet een gedetailleerd tijdschema bijhouden waarin zijn of haar werkuren worden vermeld per type activiteit, klant en betrokkenheid. Op elk gewenst moment kan een professioneel dienstverlenend bedrijf meerdere opdrachten uitvoeren bij een bepaalde klant.

Factureringsactiviteiten

Op zijn meest elementaire niveau, een adviesbureau, een accountantskantoor, een juridische dienstverlener of een ander professioneel dienstverlenend bedrijf, kunnen medewerkers hun tijd verdelen over verschillende soorten activiteiten. Drie van de meest voorkomende interne factureringscategorieën zijn:

• Factureerbare werkuren op klantbetrokkenheid
• Administratieve werkzaamheden
• Niet-toegewezen, vakantie of ziekt tijd

Afhankelijk van het bedrijf heeft het mogelijk nog meer specifieke categorieën, maar dit zijn de meest voorkomende en essentiële.

Billing-tarieven voor klanten

Een doorsnee adviesbureau heeft mogelijk een taakhiërarchie als volgt, waarbij de tarieven per uur sterk stijgen van onder naar boven:

• Partner
• Manager
• Senior consultant
• Consultant

Bovendien kunnen er binnen elke trede van de hiërarchie meerdere factureringspercentages zijn. Van een tweedejaars consultant kan daarom worden verwacht dat hij een iets hogere factureringsratio heeft dan een eerstejaars consultant. Een senior partner die wordt herkend als een soort goeroe met specifieke expertise, scherpzinnigheid of bekendheid, kan een premiumtarief opleggen tegenover zijn medepartners.

Het is niet ongebruikelijk dat de toppartner in een bepaald adviesbureau het uurtarief voor de diensten van een eerstejaars consultant op 3 keer of meer factureert. In elk geval heeft de klant misschien een korting op de standaardtarieven of een bepaald maximumbedrag voor de totale facturen bedongen voor een bepaalde opdracht.

Administratieve werkzaamheden

Administratief of admin werk bevat een record van bestede tijd die niet geassocieerd kan worden met een specifieke klantbetrokkenheid. Deze categorie omvat activiteiten zoals, maar niet beperkt tot:

• Algemene kantooradministratie en archivering
• Onderwijs en opleiding, inclusief het optreden als instructeur voor interne lessen
• Prospecting voor nieuwe klanten en engagementen
• Uitvoeren van onderzoek met betrekking tot praktijkontwikkeling

Net als bij de rapportage van factureerbare uren, zijn personeelsleden doorgaans bezig met een eersysteem met betrekking tot het categoriseren van tijd als administratief.

Niet toegewezen tijd

Deze categorie betekent in wezen "geen van bovenstaande" en impliceert vaak dat de medewerker zat te wachten om toegewezen te worden. Het kan ook een afwezigheid op kantoor betekenen vanwege vakantie, ziekte of ander persoonlijk verlof.

In sommige gevallen heeft rapportagetijd als niet-toegewezen een groot stigma omdat het geen winst of ander voordeel voor het bedrijf oplevert, dus personeel vermijdt dit in het algemeen ten koste van alles.

Dientengevolge zullen personeelsleden die factureerbare uren niet aan een opdracht kunnen toewijzen typisch dergelijke ongestructureerde tijd karakteriseren als gewijd aan administratief werk, en dus voorbereid zijn om deze categorisering te rechtvaardigen indien deze wordt aangevochten.

Implicaties voor compensatie en promotie

Vooral in bedrijven met een streng up of out-beleid, kan het melden van substandaard niveaus van factureerbare uren schadelijk zijn voor iemands loopbaanontwikkeling. Ten eerste worden de totale facturen van elke medewerker vaak een belangrijke aanjager van compensatie, vooral op hogere rangniveaus.

Bedrijven gebruiken een statistiek met de naam bezettingsgraad om de productiviteit van personeel te beoordelen, en het wordt vaak een kritieke factor in beslissingen met betrekking tot compensatie en promotie.

Bovendien geeft een aanzienlijk deel van de niet-gedupliceerde tijd op iemands tijdschema's de perceptie, eerlijk of niet, dat men ofwel niet in de vraag is als werknemer of niet agressief genoeg is om factureerbaar werk te zoeken. Als gevolg hiervan voelen medewerkers zich vaak onder druk om factureerbare uren te overschatten, met de onvermijdelijke consequentie dat klanten steeds sceptischer worden over facturen waarvan ze denken dat ze opgeblazen zijn.