Juridische facturering of factureerbare urenrichtlijnen

Het volgen en factureren van klanten is een belangrijk en onvermijdelijk onderdeel van het werken bij een advocatenkantoor. Partners, medewerkers, paralegals, ondersteuningsmedewerkers voor geschillen en andere tijdwaarnemers factureren hun tijd in stappen van zes, tien of vijftien minuten, afhankelijk van het beleid en de richtlijnen van de klant. Als u uw tijd niet factureert, kan het bedrijf de klant niet factureren en wordt het bedrijf niet betaald. Tijdregistratie is dus een functie die van vitaal belang is voor het succes van advocatenkantoren.

Naarmate de juridische kosten stijgen, zijn klanten kostenbewuster en technisch onderlegd. Bijgevolg onderzoeken cliënten de juridische facturen van naderbij en maken ze gebruik van een verscheidenheid aan databaseapplicaties om factuurgegevens elektronisch te sorteren en analyseren. Een groeiende trend naar e-facturering (elektronische facturen) heeft juridische facturen onderworpen aan meer onderzoek, onderhandeling en geschillen.

Of u nu nieuw bent in de factureringstijd of een ervaren tijdwaarnemer, de onderstaande tips kunnen u helpen bij het maken van snelle, nauwkeurige en precieze tijdsinvoer.

Gedetailleerde facturatiebeschrijvingen maken

Gedetailleerde taakomschrijvingen zijn een fundamenteel onderdeel van een goed opgestelde factuur. Het is belangrijk dat de beschrijving van uw inspanningen voldoende gedetailleerd is om de beoordelaar in staat te stellen de aard en de waarde van de taak te peilen.

Het vinden van de juiste balans tussen beknoptheid en detail kan lastig zijn. Een taakomschrijving die te lang en omslachtig is, vergroot de ambiguïteit en maakt het begrip minder duidelijk. Een beschrijving die te kort is, maakt het moeilijk om de geschiktheid van de uitgevoerde taak en de tijd besteed te beoordelen. Bijvoorbeeld, plichtmatige frases zoals "bestandsreview", "proefvoorbereiding" en "documentreview" doen weinig om het verhaal te vertellen van wat je hebt gedaan en waarom je een bepaalde taak hebt uitgevoerd. In plaats van 'documentreview' is een betere beschrijving 'Beoordeling van de tweede reeks verhoren van eiseres'.

Vermijd Block Billing

Blokfacturatie is de praktijk om een ​​groep taken op te sommen in een bloksamenvatting onder een enkele tijdsinvoer. Bijvoorbeeld: "Ontwerp van verzoeken om ondervraging; telefonische conferentie met dr. Brown re: deskundigenrapport; vatten de afzetting van Mr. Smith samen; herzien en herzien van correspondentie aan tegengestelde raadsman. 7.3 uur."

Cliënten herkennen blokfacturering als een strategie om inefficiëntie te verhullen. Bovendien staan ​​veel rechtbanken blokfacturering niet toe omdat dit effectieve teruggave van advocaatkosten na een vonnis belemmert. Een effectievere manier van factureren is om elke onafhankelijke activiteit en de bijbehorende tijd apart te specificeren.

Neem snel contact met de tijd op

Het opnemen van uw tijd direct nadat u een taak hebt voltooid, is de beste manier om nauwkeurigheid te garanderen. Pogingen om een ​​dag (of week of maanden) activiteiten achteraf te reconstrueren, is moeilijk en moedigt tijd aan om 'op te vullen' (het opblazen van de werkelijke tijd besteed aan een taak om leemtes van de niet-verantwoorde tijd in te vullen).

Het kan onpraktisch zijn om elke taak in te voeren in uw timekeeping-software zodra u deze voltooit. Daarom is het verstandig om een ​​systeem te ontwikkelen voor het registreren van tijd dat snelle tijdwaarneming stimuleert. Sommige tijdwaarnemers dicteren elke taak onmiddellijk nadat ze deze hebben uitgevoerd en laten deze aan het einde van de dag transcriberen. Anderen vinden het gemakkelijker om een ​​tijdnotitieboekje bij te houden, elke taak handmatig vast te leggen en vervolgens in te voeren (of een secretaresse in te voeren) aan het einde van de dag, week of factureringsperiode.

Denk aan je publiek

Zoals elk document dat u voorbereidt op de beoordeling van een ander, is het belangrijk om uw doelgroep in gedachten te houden bij het opnemen van tijdsinvoer. U kent wellicht de persoon die uw rekeningen beoordeelt - misschien de bedrijfsjurist die aan het bestand is toegewezen. Begrijp echter dat de beoordeling daar niet eindigt. In veel gevallen wordt een factuur verwerkt door een aantal personen op verschillende niveaus binnen en buiten het bedrijf, waaronder juridische professionals, accountants bij de klant corporatie en externe accountants. Bij het vastleggen van uw tijd, is het het beste om afkortingen, jargon en complexe jargon te vermijden.

Gebruik beknopte juridische terminologie, maar houd er rekening mee dat uw timesheets kunnen worden beoordeeld door personen die niet zijn opgeleid in de wet.

Maak uzelf vertrouwd met het factureringsbeleid van klanten

Elke klant heeft zijn eigen factureringsbeleid en -procedures.Dit beleid is vaak opgenomen in de bewaar- of opdrachtbrief van de klant. Dit factureringsbeleid kan personeelsbeperkingen, budgettaire richtlijnen, uitbetalingsbeleid en specifieke tijdwaarnemingsrichtlijnen bevatten. Door vanaf het begin kennis te nemen van de spelregels, kunt u op een meer verantwoorde manier rekening houden met uw tijd en aan de verwachtingen van uw klanten.

Zakelijke klanten maken meer gebruik van taakgebaseerde facturering. Op taken gebaseerde facturatie volgt de facturering van een bedrijf per juridische taak. Aan elke inhoudelijke activiteit wordt een computercode toegewezen die vooraf door de klant is geselecteerd. De gecodeerde factuur wordt vervolgens elektronisch gesorteerd en geanalyseerd, waardoor een diepgaande analyse van een factuur mogelijk wordt. Een onderdeel van het bekend worden met het factureringsbeleid van de klant is het leren en het op de juiste manier toepassen van de talloze gespecialiseerde taakgebaseerde facturatiecodes die uniek zijn voor elke klant.