5 stappen voor het omgaan met slechte prestaties in een projectteam

01 Adresseer het probleem rechtstreeks met het teamlid

De eerste stap om slechte prestaties door een lid van het projectteam aan te pakken, is het probleem rechtstreeks aan het teamlid te melden. Voordat iemand anders wordt betrokken, spreekt de projectmanager privé met het teamlid over wat is afgesproken of verwacht en hoe de acties van het teamlid niet aan die normen voldoen. Richt het gesprek op het gedrag en niet op de persoon. Als het teamlid zich aangevallen voelt, is het onwaarschijnlijk dat hij naar zorgen luistert.

Soms weten mensen niet dat ze slecht presteren en verteld moeten worden. De meeste mensen zijn bereid om echte problemen op te lossen wanneer ze bekend zijn. Zou je niet willen weten of je niet voldoet aan de redelijke verwachtingen van een collega?

Kom tot een overeenkomst over hoe jullie zullen doorgaan. U moet misschien allebei toezeggingen doen over hoe u zich in de toekomst zult gedragen. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn dat u nauwkeuriger communiceert wat u verwacht en dat het teamlid mogelijk verhelderende vragen moet stellen als hij niet begrijpt wat wordt verwacht. Door uw gedrag aan te passen, bevordert u goodwill van het teamlid naar u toe.

02 Geef het teamlid een kans op correct gedrag

Zodra een teamlid op de hoogte is van zijn of haar aanstootgevende gedrag, geef hem of haar dan een kans om het te corrigeren. Terwijl u verder gaat met het project, zoekt u naar manieren om het teamlid in te stellen voor succes. Als u bijvoorbeeld de ontbrekende deadlines van een teamlid hebt besproken, moet u ruim vóór zijn volgende deadline bij het teamlid informeren of er iets is dat u kunt doen om hem te helpen bij het maken van de volgende deadline.

03 Escaleer het probleem naar de supervisor van het teamlid

Als het probleem tussen jullie twee niet opgelost is, is de volgende stap het escaleren van het probleem naar de supervisor van het teamlid. Wanneer u naar de supervisor gaat, legt u het prestatieprobleem uit en schetst u de stappen die u hebt genomen om het probleem op te lossen. Als u te goeder trouw een poging hebt gedaan om de situatie zelf aan te pakken, zijn de meeste supervisors bereid om u te helpen.

04 Nogmaals, geef het teamlid een kans om correct gedrag te doen

Nadat u de supervisor van het teamlid op de hoogte hebt gesteld van het probleem, moet u het teamlid nu een nieuwe kans geven om zijn of haar gedrag te corrigeren.

Op punten in dit gedragscorrectieproces kom je misschien in de verleiding om stappen te herhalen. U kunt het probleem bijvoorbeeld voor de tweede keer naar het teamlid brengen voordat u naar zijn leidinggevende gaat. Soms is dit een redelijke handelwijze. Andere keren verleng je gewoon de slechte prestaties. Elke situatie is anders, dus u gebruikt uw oordeel en eventueel advies van de projectsponsor of uw baas.

05 Escaleer de kwestie naar de projectsponsor

Als de slechte prestaties nog steeds aan de gang zijn, ben je het zat. Je hebt het teamlid de gelegenheid gegeven om gedrag te corrigeren en hij heeft ze verspild. Je hebt er alles aan gedaan om het probleem van onderaf op te lossen, maar nu is het tijd om de zware hitter in te schakelen om het probleem van bovenaf op te lossen.

Net als toen je de kwestie naar de supervisor van het teamlid bracht, leg je alle relevante informatie voor de sponsor neer. Ga naar de vergadering met de sponsor van het project, wetende wat je wilt dat hij of zij doet. Als je wilt dat een van de peers van de sponsor het teamlid raad geeft, zeg dat dan. Als je wilt dat het teamlid wordt vervangen door iemand anders, zeg dat dan. De sponsor is er om je te ondersteunen en je te geven wat je nodig hebt om het project succesvol te laten zijn. Vertel de projectsponsor wat je nodig hebt.

Er is een kleine kans dat het probleem mogelijk niet wordt opgelost met de tussenkomst van de projectsponsor. Als dat het geval is, vraag je de sponsor verschillende manieren te proberen om het probleem op te lossen. Zodra de sponsor heeft ingestemd met het probleem, laat hem of haar het oplossen. De sponsor kan het echter niet oplossen als u de sponsor niet waarschuwt wanneer het probleem nog steeds een probleem is.