5 Sleutelelementen van een succesvol project

01 Een toegewijde projectsponsor

De projectsponsor is de persoon op hoog niveau in de organisatie die eigenaar is van het project. Een toegewijde projectsponsor verwacht dat het project slaagt en doet wat hij of zij kan doen om ervoor te zorgen dat het succes tot wasdom komt.

Een projectsponsor heeft vier primaire verantwoordelijkheden met betrekking tot het project. Eerst verdedigt de sponsor het project. Hij of zij juicht het projectteam publiekelijk en privé toe. Ten tweede ondersteunt de sponsor de projectmanager. Wanneer een projectmanager verwijderd moet worden, vraagt ​​hij of zij de sponsor om hulp, omdat de sponsor de organisatorische slagkracht heeft om dingen te laten gebeuren. Ten derde brengt de sponsor middelen op één lijn door ze rechtstreeks aan te bieden of samen te werken met andere mensen op hoog niveau om middelen te verzamelen. Wanneer de sponsor een sterke kampioen is voor een project, hebben de peers van de sponsor waarschijnlijk meer middelen bij. Ten vierde vergemakkelijkt de sponsor de besluitvorming. Wanneer het projectteam vastloopt, kan de sponsor de beslissing nemen of de beslissing nemen.

De sponsor blijft op de hoogte door voortdurende communicatie met de projectmanager. De twee werken samen om te bepalen wanneer de sponsor moet ingrijpen en de verantwoordelijkheden van de sponsor krachtiger moeten uitoefenen ter ondersteuning van de projectmanager. Een projectmanager kan bijvoorbeeld moeite hebben om informatie te verkrijgen van de financiële afdeling van de organisatie. De projectsponsor kan de chief financial officer over de situatie benaderen en vragen dat de taak om de informatie te krijgen, wordt geprioriteerd boven concurrerende taken.

02 Duidelijke doelen en bereik

Voordat een project wordt voltooid of gepland, moet de projectsponsor de doelstellingen en de reikwijdte van het project verwoorden. De doelen zijn de grote dingen die het project moet bereiken. Neem bijvoorbeeld een softwareverbeteringsproject. Een personeelsafdeling maakt gebruik van een bekende aanpasbare bedrijfssoftware om de loonadministratie te beheren. De organisatie wil een module toevoegen voor leermanagement. Het doel van het project is om de leerbeheersoftware aan te passen aan de bedrijfsbehoeften van de organisatie en deze te integreren met het bestaande salarissysteem.

De scope definieert de parameters van het project. Doorgaan met het voorbeeld van het softwareproject; het bereik van dit project is beperkt tot het inbrengen van het leermanagementsysteem en het integreren daarvan met het salarissysteem. Vaak is het handig om dingen te identificeren die buiten de scope vallen om te begrijpen wat er in scope is. Voor dit project is het toevoegen van andere modules niet mogelijk. De boekhoudafdeling kan niet naar de projectmanager komen en vragen om facturerings-, debiteuren- of crediteurenmodules.

Door een module toe te voegen zodra het project is gedefinieerd, kan het bereik worden gekrabbeld. Goede projectsponsors en projectmanagers waken tegen de omvang van creep en zijn zeer terughoudend om mid-project scope toe te voegen. Het vergroten van de reikwijdte van een project vergroot de behoefte van het project aan middelen zoals tijd en geld. Bovendien brengt het werken aan de extra scope de kwaliteit van werkproducten in gevaar.

03 Een goede projectmanager

Een projectmanager plant het werk en organiseert middelen om een ​​project af te krijgen. Deze persoon is de schakel tussen de projectsponsor die de visie bepaalt en het projectteam die het doet. Op passende wijze en tijdig brengt de projectmanager belanghebbenden bij om input te bieden.

Projectmanagers hebben meestal de volgende eigenschappen waarmee ze het project kunnen verplaatsen:

• Projectmanagers zijn planners. Ze denken na over de volgorde van het werk en weten wat er moet gebeuren nadat het team de taak heeft voltooid. Ze maken goede plannen maar weten ook wanneer ze flexibel moeten zijn en van een plan moeten afwijken.
• Projectmanagers zijn betrouwbaar. Met hun succes afhankelijk van het werk van anderen, hebben projectmanagers mensen nodig om te vertrouwen op hun goede bedoelingen en competentie. Vertrouwen is vooral belangrijk in de relatie tussen de projectmanager en de projectsponsor.
• Projectmanagers neigen extravert te zijn omdat het overgrote deel van hun werk te maken heeft met communiceren.

Ze houden mensen verantwoordelijk voor hun verplichtingen. Hier is een voorbeeld. De supervisor van een projectteamlid vertelde de projectmanager dat het teamlid vier uur per week aan het project kon wijden. Dit teamlid heeft twee wekelijkse vergaderingen op rij gemist en heeft geen voortgang geboekt met zijn toegewezen taken in de werkonderbrekingsstructuur. Na de eerste gemiste vergadering heeft de projectmanager een ontmoeting gehad met het teamlid om de afwezigheid en gemiste deadlines te bespreken. Het teamlid zei dat hij dringender prioriteiten had. De projectmanager vermoedde dat dit niet waar was, dus na de tweede gemiste vergadering had de projectmanager een ontmoeting met de supervisor van het teamlid. De supervisor vertelde de projectmanager dat ze ervoor zou zorgen dat het gedrag van het teamlid zou veranderen.

04 Betrokken belanghebbenden

Belanghebbenden bij een project zijn mensen die een gevestigd belang hebben bij het succes van het project, maar geen lid zijn van het projectteam. Ze denken niet dagelijks na over het project, zoals de projectmanager of projectmedewerkers doen, maar ze willen op de hoogte blijven van cruciale beslissingen en algemene vooruitgang in de richting van de doelstellingen van het project.

Stakeholders hebben hun motivatie om op de hoogte te blijven van projectactiviteiten, maar het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager om ze in de plooi te brengen op manieren die bijdragen aan de doelstellingen van het project. In veel gevallen betekent dit een delicate balans tussen te veel input en te weinig input. Stakeholders kunnen niet elke beslissing wegen. Dat zou het project verzwaren en elke beslissing tot een gevecht maken. Omgekeerd kunnen stakeholders niet worden buitengesloten, omdat een belangrijk aspect van bijna elk project belanghebbenden bevredigt.

05 Toegewijde leden van het projectteam

Projectteamleden bereiken het werk van het project. Vaak worden projectteamleden toegewezen aan een project bovenop hun normale taken, wat betekent dat er geen vermindering is van ander werk om het extra werk dat door het project wordt veroorzaakt te compenseren. Projectmanagers kunnen teamleden helpen om met hun leidinggevenden over dit onderwerp te onderhandelen, maar de projectmanager heeft geen controle over de verantwoordelijkheden die teamleden buiten het project hebben.

De toewijding van teamleden aan het project is zeer waardevol. Zonder toewijding gaan deadlines verloren en zijn werkproducten niet van goede kwaliteit. Toegewijde teamleden zijn gemotiveerd om de doelstellingen van het project op tijd, binnen het budget en volgens de kwaliteitsverwachtingen te bereiken.