Hoe een SWOT-analyse uit te voeren

Gepubliceerd op 11/11/2015

SWOT staat voor:

Sterke punten

Zwakke punten

Mogelijkheden

Sterke punten

Een SWOT-analyse wordt gebruikt om de sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen te identificeren die betrekking hebben op uw bedrijf, eenheid of groep, of een product, dienst of programma waarvoor u verantwoordelijk bent. Met de SWOT-analyse kunt u zich concentreren op specifieke gebieden en acties ontdekken die kunnen helpen bouwen op sterke punten, zwakke punten minimaliseren of elimineren, kansen maximaliseren en bedreigingen aanpakken of overwinnen.

Een SWOT-analyse wordt vaak uitgevoerd met een team en gebruikt om een ​​strategie of strategisch plan te informeren en (opgenomen als onderdeel van de bijlage of ondersteunende documentatie).

Teams zullen vaak beginnen met een sessie over het creëren van een gedeelde visie, en vervolgens follow-up met een SWOT-analyse.

Zie Hoe u uw team rond een gedeelde visie uitlijnt.

Hoe een SWOT-analyse uit te voeren:

1. Selecteer een persoon om de SWOT-analyse te vergemakkelijken. Hoewel een manager, team of projectleider zijn eigen SWOT-analyse kan uitvoeren, is het vaak nuttig om een ​​onafhankelijke facilitator te gebruiken om de leider vrij te maken om volledig deel te nemen en niet de input van anderen te beïnvloeden.

2. Brainstorm de sterke punten van een bedrijf of eenheid

Ga door de kamer en vraag ideeën van deelnemers. Sterke punten voor een bedrijf of eenheid zijn: leiderschapsvaardigheden, besluitvormingsvermogen, innovatie, productiviteit, kwaliteit, service, efficiëntie, technologische processen, enzovoort. Noteer alle suggesties op een flip-over. Vermijd dubbele invoer. Maak duidelijk dat sommige problemen op meer dan één lijst kunnen voorkomen. Een bedrijf of eenheid kan bijvoorbeeld een kracht hebben op een gebied zoals klantenservice, maar kan ook een zwakheid of tekortkoming op dat gebied hebben.

Op dit punt is het de bedoeling zoveel mogelijk ideeën op de flipcharts te verzamelen. Het evalueren van de sterke punten zal later plaatsvinden.

Zie 15 manieren om te regenen tijdens een brainstormsessie voor tips over wat je moet vermijden tijdens brainstormen.

3. Consolideer ideeën

Plaats alle flipoverpagina's op een muur. Hoewel alles in het werk is gesteld om dubbele invoer te voorkomen, zullen er enkele ideeën zijn die elkaar overlappen. Consolideer dubbele punten door de groep te vragen welke items kunnen worden gecombineerd onder hetzelfde onderwerp. Weersta de verleiding om teveel te consolideren en veel ideeën onder één onderwerp te verzamelen. Dit leidt vaak tot een gebrek aan focus.

4. Verduidelijk ideeën

Ga per item naar de geconsolideerde lijst en verduidelijk eventuele items waarover deelnemers vragen hebben.

Het is nuttig om de betekenis van elk item te herhalen voordat u het bespreekt. Blijf bij het definiëren van sterke punten. Beperk het team om op dit punt in het proces niet over oplossingen te praten.

5. Identificeer de top drie sterke punten

Soms zijn de top drie sterke punten duidelijk en is er geen stemming nodig. In dat geval, test eenvoudig voor consensus. Geef de deelnemers anders een paar minuten om hun belangrijkste problemen individueel op te lossen. Sta elk teamlid toe om drie tot vijf stemmen uit te brengen (drie als de lijst met nummers tien of minder is, vijf als deze lang is).

Identificeer de top drie items. Als er banden zijn of als de eerste stem niet doorslaggevend is, bespreek dan de items met de hoogste waardering van de eerste stem en stem opnieuw.

6. Vat sterke punten samen

Zodra de top drie sterke punten zijn vastgesteld, vult u ze samen op één enkele flipchart-pagina.

7. Herhaal stap 2-6 voor zwakke punten

Net als sterke punten, zwakte voor een bedrijf of eenheid omvatten: leiderschap capaciteiten, besluitvorming vaardigheden, innovatie, productiviteit, kwaliteit, service, efficiëntie, technologische processen, enzovoort.

8. Herhaal stap 2-6 voor opportunities

Mogelijke kansen zijn: opkomende markten, verdere marktpenetratie, nieuwe technologieën, nieuwe producten of diensten, geografische expansie, kostenreductie, enzovoort.

9. Herhaal stap 2-6 voor bedreigingen

Bedreigingsgebieden zijn: toegang tot een nieuwe concurrent, wet- of regelgeving die de kosten verhoogt of een product, een afnemend product of een markt, enzovoort, elimineert.

Het uitvoeren van een SWOT-analyse is een geweldige manier om een ​​beeld te ontwikkelen voor waar u bent en waar u heen moet. Door deze stappen te volgen, krijgt u een proces om efficiënt resultaten te behalen op een manier waarbij een team wordt betrokken en bekrachtigd.