Hoe een Request for Proposal of RFP te schrijven

Een offerteaanvraag, soms een RFP of een RFQ ("request for quotation" genoemd), is een document dat een bedrijf uitbrengt wanneer het een product wil kopen en het zijn specificaties beschikbaar wil stellen voor het publiek. Dit is meestal het geval wanneer verschillende bedrijven op het werk bieden en de RFP meer concurrerende prijzen uitnodigt. Maar als u de RFP niet correct voorbereidt, kan uw inspanning biedingen opleveren die tijdverspilling zijn of, erger nog, helemaal geen biedingen. Hier leest u hoe u een RFP maakt om de beste resultaten te behalen.

Moeilijkheidsgraad: Gemiddelde

Vereiste tijd: Verschillende dagen

De 12 stappen

1. Doe je huiswerk:Zoek uit wat je nodig hebt, wat je wilt en wat er mogelijk is voordat je begint met het schrijven van je RFP. Lever geen RFP uit voor een apparaat dat 1500 widgets per uur kan produceren als u nooit meer dan 25 per maand hebt verkocht. Het heeft geen zin om een ​​RFP uit te geven voor een krachtige auto wanneer een boodschapper net zo snel op de fiets door het verkeer kan.
2. Maak een onderscheid tussen uw behoeften en wensen: Als u een toepassing wilt kopen die foto's kan verzenden tussen het hoofdkantoor en uw bestelwagens op de joblocatie, kunt u het aantal afbeeldingen opgeven dat u per seconde nodig heeft, de maximale grootte van de afbeeldingen die u nodig hebt en de benodigde resolutie. Hoewel het misschien leuk is om die afbeeldingen in kleur te hebben, moet je beslissen of dat echt nodig is. Als je echt een bepaald iets nodig hebt, gebruik dan woorden als "will", "shall" en "must". Dit geeft aan dat dit de vereisten zijn. Specificaties die slechts "wensen" zijn, moeten worden geïdentificeerd door woorden als "may", "can" en "optional".

1. Bepaal hoe de winnaar eruit zal zien: De voorstellen die u ontvangt in reactie op uw RFP zullen verschillen. Elk reagerend bedrijf zal verschillende sterke en zwakke punten hebben. Sommigen zullen zich richten op de laagste kosten. Anderen zullen zich concentreren op de beste kwaliteit. En anderen bieden een complete functieset. Bepaal vooraf wat u zoekt: de laagste kosten, de snelste levering of een combinatie van beide.
2. Organiseer het document: Alles wat u schrijft voor het bedrijfsleven moet veel aandacht krijgen en moet worden georganiseerd. Een overzicht is een goede plaats om te beginnen. U hebt ten minste secties nodig voor een introductie, vereisten, selectiecriteria, tijdlijnen en processen. Veel van deze secties zullen subsecties bevatten.

1. Schrijf de introductie: Hier legt u potentiële bieders uit waarom u de RFP publiceert en wat u daarmee wilt bereiken. De inleiding kan ook een samenvatting bevatten van de belangrijkste punten die uit de andere secties zijn gehaald, inclusief de vervaldatum. De introductie van een RFP voor een beeldtransmissiesysteem kan als volgt luiden: "XYZ Company vraagt ​​voorstellen voor een zeer betrouwbaar, gebruiksvriendelijk systeem waarmee afbeeldingen van het hoofdkantoor naar bestelwagens overal in het grootstedelijk gebied kunnen worden verzonden. moet uiterlijk maandag 5 maart 2007 om 8 uur PST zijn ontvangen. "

1. Uitleg vereisten: Dit gedeelte is een van de belangrijkste en neemt meestal de meeste tijd in beslag. U moet de grootte en duidelijkheid van de te verzenden afbeeldingen en de benodigde snelheid opgeven. Wees specifiek, maar vertel bieders niet hoe u wilt dat het werk wordt voltooid, tenzij dat essentieel is. Misschien wil je dit deel opsplitsen in subsecties. Bijvoorbeeld (a) beeldformaat en kwaliteit (b) verzending, die zowel de gewenste snelheid als eventuele vereisten kan bevatten die de verzending beveiligen (c) gewenste opties, waarbij u de kleur als een gewenste optie kunt vermelden.

1. Selectiecriteria: Hier vertelt u aan bieders hoe u het winnende bod selecteert. Je kunt zoveel of zo weinig onthullen als je wilt. Het is een goed idee om een ​​zin toe te voegen als: "De winnende bieder, indien aanwezig, wordt uitsluitend geselecteerd door het oordeel van XYZ Company." Misschien wilt u een spreadsheet maken die elke bieding een bepaald aantal punten in elke categorie toekent.Laat een team vervolgens het beste bod kiezen van degenen met de top drie scores.
2. tijdlijnen: Dit gedeelte vertelt bedrijven hoe snel ze moeten handelen en hoelang het proces verwacht wordt. Wees redelijk als je je deadlines bepaalt. Vraag niet om voorstellen voor complexe systemen en geef de bieders dan een paar dagen om te reageren. Sta meer tijd toe om een ​​bieding voor te bereiden als uw RFP groot is, als uw gewenste aankoop gecompliceerd is, of als u een zeer gedetailleerde reactie nodig heeft. Dit is ook waar u aan bieders kunt vertellen hoe lang het evaluatieproces zal duren wanneer zij op de hoogte worden gesteld als ze succesvol zijn en hoe snel ze moeten leveren wat ze hebben beloofd.

1. Werkwijze: Gebruik dit gedeelte om uit te leggen hoe het proces werkt: van het verzenden van de RFP naar het toekennen van het contract en wanneer het werk zal beginnen. In dit gedeelte staat mogelijk 'Biedingen moeten worden betaald op de datum die is opgegeven in stap 8. Alle biedingen worden beoordeeld om te controleren of ze aan alle vereisten voldoen en reageren.Alle responsieve biedingen worden gescoord in X-categorieën (u kunt de categorieën een naam geven als je wilt) en de drie hoogste biedingen zullen door het voorstelsteam worden geëvalueerd om de winnende bieder en een alternatief te selecteren. "Onderhandelingen met de winnende bieder zullen naar verwachting resulteren in een gunning van het contract binnen twee weken."

1. Bepaal hoe de RFP moet worden verzonden: De meeste RFP's worden verzonden, maar dat hoeft niet. U kunt een RFP per e-mail verzenden of op de website van uw bedrijf plaatsen. Zorg ervoor dat u de naam (of het biedingsnummer) opgeeft die bieders moeten gebruiken om de RFP te identificeren waarop ze reageren.
2. Bepaal wie de RFP zal ontvangen: U hebt mogelijk al de leveranciers geïdentificeerd van wie u een aankoop wilt doen. Uw bedrijf heeft mogelijk zelfs een lijst met acceptabele leveranciers. Als dat niet het geval is, kunt u mogelijke leveranciers vinden via uw professionele netwerk, door online te zoeken of betrouwbare leveranciers van andere materialen om hun aanbevelingen te vragen. Beperk uw lijst van wie uw RFP ontvangt niet tot alleen grote bedrijven of gevestigde leveranciers. Misschien vindt u betere ideeën en zelfs betere prijzen van kleinere leveranciers, die vaak gretiger zijn in het winnen van uw bedrijf.

1. Breng de winnaar op de hoogte: Zodra u alle bovenstaande stappen heeft voltooid, is het tijd om de sprong te wagen en de winnende RFP op de hoogte te stellen dat het tijd is om verder te gaan met het project.