De 9 essentiële dingen in uw Gantt-diagram

Hoewel een eenvoudige takenlijst voldoende kan zijn voor het voltooien van kleine projecten in het hele huis als het gaat om projectbeheer, is meestal een gedetailleerder actieplan nodig. Een van de meest populaire en praktische manieren om de timing van alle taken van een project te beheren, is door een Gantt-diagram te gebruiken.

Een Gantt-diagram

Een Gantt-diagram is een diagram dat alle verschillende subtaken van een project laat zien en hoe ze zich in tijd verhouden tot elkaar. Het is een manier om uw projectplanning weer te geven en het helpt om het werk op tijd klaar te krijgen. Het toont alle taken die moeten worden uitgevoerd, de hoeveelheid tijd die elke taak verwacht te nemen, de tijdspaden waarin individuele taken moeten worden voltooid en de relatie tussen verschillende taken. Op deze manier wordt alles op tijd gedaan en verspil je nooit tijd aan het wachten op een taak die al had moeten worden voltooid.

Hier zijn negen hoofdcomponenten van Gantt-diagrammen.

Datums worden bovenaan weergegeven

Een van de belangrijkste onderdelen van een Gantt-diagram, de datums stellen projectmanagers in staat om niet alleen te zien wanneer het hele project begint en eindigt, maar ook wanneer elke taak zal plaatsvinden.

Taken worden aan de linkerkant weergegeven

Grote projecten bestaan ​​altijd uit een groot aantal deeltaken. Een Gantt-diagram helpt projectmanagers bij het bijhouden van alle subtaken in een project, dus niets wordt vergeten of vertraagd.

Staven worden gebruikt om het tijdframe weer te geven waarvan elke taak wordt verwacht

Zodra de subtaken zijn vermeld, worden balken gebruikt om aan te geven wanneer elke deeltaak moet plaatsvinden. Dit zorgt ervoor dat elke subtaak op tijd wordt uitgevoerd, zodat het hele project op tijd wordt voltooid.

Toen Gantt-diagrammen in eerste instantie werden ontwikkeld, werden ze met de hand geschreven, waardoor het wijzigen of updaten van de kaart arbeidsintensief was. Gelukkig kunnen projectmanagers met de huidige projectbeheersoftware van vandaag eenvoudig taken toevoegen, aftrekken en wijzigen zonder dat ze de hele grafiek handmatig hoeven aan te passen.

Mijlpalen worden weergegeven als diamanten

Mijlpalen zijn die taken die essentieel zijn voor de voltooiing en het succes van een project. In tegenstelling tot de kleine details, die ook moeten worden gedaan, biedt het voltooien van een mijlpaal een gevoel van tevredenheid en voorwaartse beweging. Op een Gantt-diagram worden mijlpalen weergegeven als diamanten (of, soms, een andere vorm) aan het einde van een bepaalde taakbalk.

Afhankelijkheden worden aangegeven door kleine pijlen

Hoewel sommige van uw taken op elk moment kunnen worden uitgevoerd, moeten andere worden voltooid voordat of nadat een andere deeltaak kan beginnen of eindigen. Deze afhankelijkheden worden aangegeven door kleine pijlen tussen de taakbalken op een Gantt-diagram.

Voortgang wordt weergegeven door arcering op taakbalken

Hoewel veel subtaken vrij snel kunnen worden voltooid, zijn er genoeg momenten waarop u in een oogopslag precies wilt zien hoe uw project verloopt. Dit kan worden bereikt door de taakbalken te verduisteren om het gedeelte van elke taak weer te geven dat al is voltooid.

Een verticale lijnmarkering geeft de huidige datum weer

Een andere manier om het proces van uw project in één oogopslag te zien, een verticale lijnmarkering geeft de huidige datum op de kaart aan. Het helpt u uw tijd effectief te beheren, u ziet in één oogopslag hoeveel u nog moet doen en ziet of u op schema bent om het project op tijd af te ronden.

De taak-ID identificeert

In de snelle zakenwereld van vandaag heb je waarschijnlijk verschillende taken tegelijkertijd. Het opnemen van de taak-ID in het Gantt-diagram helpt alle betrokkenen snel de taak te identificeren waar u het over hebt.

Middelen worden toegewezen en geïdentificeerd

Hoewel niet elk Gantt-diagram de namen opsomt van de mensen die eraan zullen werken, kunnen uw namen en de taken die aan hen zijn toegewezen, ongelooflijk nuttig zijn als uw project door een aantal personen wordt voltooid.

Wanneer u een project beheert, moet u ervoor zorgen dat alle afzonderlijke taken op tijdige en efficiënte wijze worden voltooid. Een Gantt-diagram helpt u precies dat te doen.