Hoe te weten wanneer u een bedrijfsbeleid nodig hebt

Het beleid en de procedures van het bedrijf zorgen voor een veilige, georganiseerde, gezellige, stimulerende en niet-discriminerende werkplek. Beleid beschermt werknemers tegen een vrij-voor-alle omgeving van vriendjespolitiek en oneerlijke behandeling. Maar als u beleid probeert te maken voor elke onvoorziene gebeurtenis, hebt u niet de beheersruimte die u nodig hebt om aan de individuele behoeften van werknemers te voldoen. Het hebben van te veel beleid verhoogt ook de kans dat managers ze ongelijk en oneerlijk zullen toepassen.

Je kunt een gezond evenwicht bereiken. In de meeste gevallen is het misschien niet nodig om een ​​nieuw bedrijfsbeleid te ontwikkelen als u werknemers rechtstreeks aanspreekt die zich op een manier gedragen die ongepast is voor uw werkomgeving.

Beleidsrichtlijnen

Overweeg een beleid te maken in deze situaties:

• Als werknemersacties verwarring veroorzaken over de meest geschikte manier om zich te gedragen (kledingvoorschriften, e-mail, internetbeleid of smartphonegebruik)
• Als werknemers begeleiding nodig hebben bij het omgaan met veel voorkomende situaties (gedragsnormen, reiskosten of aankoop van bedrijfsartikelen)
• Het bedrijf legaal beschermen (consistent onderzoek naar beschuldigingen van intimidatie, niet-discriminerende werving of promotie)
• In overeenstemming blijven met het beleid en de wetten van de overheid (FMLA, ADA, EEOC of minimumloon)
• Om consistente werknormen, regels en voorschriften vast te stellen (progressieve discipline, veiligheidsregels, breekregels of rookregels)

• Om een ​​consistente en eerlijke behandeling voor werknemers te bieden (in aanmerking komende uitkeringen, betaald verlof, collegegeld bijstand, rouw tijd, of jury plicht)

Er kunnen andere redenen zijn om een ​​beleid te ontwikkelen. Vergeet echter niet dat het slechte gedrag van een medewerker de uitvoering van een beleid dat andere werknemers beïnvloedt, moet afdwingen.

Verwoord de beleidsdoelen

Zodra u hebt vastgesteld dat een beleid noodzakelijk is, documenteert u schriftelijk wat uw doelen zijn om het beleid te maken. Vertel werknemers waar mogelijk waarom u het beleid implementeert. Neem voldoende gegevens op in het beleid om de positie van het bedrijf duidelijk te maken, maar probeer niet elke mogelijke situatie te bespreken.

Houd het beleid zo kort en eenvoudig mogelijk, maar sommige beleidsregels over juridische aspecten, zoals de manier waarop het bedrijf de Family Medical and Leave Act, discriminatie- of klachtonderzoek of het progressieve disciplinestelsel hanteert, moeten mogelijk langdurig en uitgebreid zijn.

Informatie verzamelen

Bekijk voorbeelden van beleid. Het kan zijn dat u problemen ondervindt bij het vinden van een voorbeeld dat precies past bij uw bedrijfsomstandigheden, taal en cultuur, maar u kunt voorbeeldbeleid gebruiken als basis in plaats van uw beleid vanuit het niets te schrijven.

U kunt zich ook abonneren op een service die beleidsvoorbeelden verstrekt. De Society for Human Resources Management (SHRM) biedt ook beleidsvoorbeelden voor leden.

In sommige gevallen wilt u mogelijk contact opnemen met uw arbeidsrechtadvocaat om te zien wat ze beschikbaar hebben. Vooral wanneer een nieuwe wet verstrijkt of het ministerie van arbeid nieuwe regels uitvaardigt, schrijven advocatenkantoren generiek beleid voor hun klanten dat u kunt aanpassen aan uw behoeften.

Ontwikkel, schrijf en bekijk het beleid

Schrijf het beleid met eenvoudige woorden en concepten. Spreek rechtstreeks met de medewerkers die het beleid zullen lezen, handhaven en naleven.

Stel na elke alinea zelf wat-als-vragen om ervoor te zorgen dat het beleid de basisbeginselen en normale uitzonderingen en vragen omvat. Maak je hier echter geen zorgen over; geen beleid dekt alle mogelijke onvoorziene omstandigheden.

Selecteer een pilootgroep van meerdere werknemers om het beleid te lezen en vragen te stellen om te bepalen of werknemers het kunnen begrijpen en volgen. Herschrijf het beleid op basis van de feedback.

Zorg voor managementondersteuning en juridische beoordeling

Beoordeel het beleid met de managers die het beleid moeten volgen om hun steun en eigendom van het beleid te krijgen. Hoewel u waarschijnlijk dit proces bent gestart toen u de behoefte aan het beleid vaststelde, is managementondersteuning bij het implementeren van het beleid van cruciaal belang.

Als het beleid juridische implicaties heeft, van juridische aard is of persoonlijke implicaties heeft voor werknemers (zoals beveiligingsprocedures), laat dan uw advocaat het beleid controleren voordat u het distribueert. Zorg ervoor dat u uw advocaat laat weten dat u het beleid wilt laten beoordelen op juridische implicaties en de juiste formulering, maar niet wilt dat dit wordt herschreven in legalese.

Implementeer het beleid

Verspreid en bekijk het nieuwe beleid aan werknemers in kleine groepen, individueel of in een bedrijfsvergadering, afhankelijk van of het beleid controversieel is en hoe gemakkelijk het is om dit te begrijpen. Geef medewerkers de kans om vragen te stellen.

Geef werknemers een kopie van het beleid en vraag hen om te tekenen dat ze het hebben ontvangen en begrepen. Ze moeten een kopie bewaren voor hun eigen bestanden.

Voorbeeldbeleid Sign0ff-verklaring

Dit is een voorbeeld van een uittrekselverklaring om te gebruiken:

Ik bevestig de ontvangst en het begrip van het beleid van uw bedrijf. Het beleid is van kracht Datum tot nader order.

_______________________________________________________

De handtekening van de werknemer

_______________________________________________________

Naam van de werknemer (gelieve te printen)

________________________________

Datum

Bepaal hoe u het beleid in de toekomst zult communiceren

Neem het beleid op in uw medewerkershandboek. Mogelijk wilt u ook dat het beleid deel gaat uitmaken van uw nieuwe werknemersoriëntatie. Sommige bedrijven plaatsen beleid op hun intranet of in een beleidsmap op de gemeenschappelijke schijf van het computernetwerk. Bepaal of u het beleid ook via aanvullende methoden wilt distribueren.

Eerdere en eerdere gegevens van gegevens en archieven die door dit beleid worden vervangen. Je hebt ze misschien nodig voor juridische doeleinden of ter referentie.

Interpreteer en integreer het beleid

Uw beleidsaanvraag en werkpraktijken zullen de werkelijke betekenis van het beleid bepalen. Vergeet niet om consistent en eerlijk te zijn als u het beleid in de loop van de tijd interpreteert. Als u vindt dat uw werkwijzen afwijken van het geschreven beleid, herzie en herschrijf u het beleid indien nodig.

Disclaimer: Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet is gegarandeerd voor nauwkeurigheid en legaliteit. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek en de wet- en regelgeving inzake werkgelegenheid varieert van staat tot staat en van land tot land. Zoek naar juridische bijstand of hulp van overheids-, federale of internationale overheidsmiddelen om ervoor te zorgen dat uw juridische interpretatie en beslissingen juist zijn voor uw locatie. Deze informatie is voor begeleiding, ideeën en hulp.