Vereenvoudiging en versnelling van de levering van HR-services

Human Resources-leiders zijn een belangrijke bron van steun en troost voor werknemers in zowel hun persoonlijke als professionele leven. HR is een servicebedrijf en die service omvat het helpen van werknemers bij het bevorderen van hun carrière en het oplossen van problemen tussen werknemers en hun leidinggevenden.

HR ondersteunt hen ook bij enkele van de belangrijkste en belangrijkste gebeurtenissen in hun leven, waaronder huwelijk, bevalling en de strijd tegen een ernstige ziekte.

Maar al te vaak gebruiken routinematige administratieve diensten, zoals het telkens opnieuw beantwoorden van dezelfde vragen of het voltooien van eenvoudige transacties, het grootste deel van de tijd van HR.

Administratieve belasting verminderen

De sleutel om die administratieve werklast te verminderen, is werknemers trainen om zelfvoorzienend te worden en meer alledaagse taken te automatiseren.Dat is waar het toepassen van een servicemanagementaanpak kan helpen. Servicebeheer vereenvoudigt de levering van routinematige administratieve diensten, waardoor u tijd vrijmaakt om u te concentreren op hoogwaardige activiteiten.

De typische HR-organisatie heeft waarschijnlijk systemen voor het beheren van werknemersgegevens en loongerelateerde activiteiten. Het heeft echter waarschijnlijk geen geautomatiseerd systeem voor het afhandelen van vragen van medewerkers en het voldoen aan verzoeken.

Overweeg wat er gebeurt wanneer een medewerker een dagvaarding voor de jury krijgt: de kans is groot dat het bedrijf nog steeds vertrouwt op fysiek papierwerk of een reeks e-mails om het verzoek van de werknemer voor de tijd buiten het werk af te handelen.

Omdat interacties met werknemers vaak worden gevolgd met behulp van e-mails en spreadsheets, worden verzoeken van werknemers vaak over het hoofd gezien of over het hoofd gezien. Fouten gebeuren dan, waardoor er nog meer frustratie en extra werk voor HR ontstaat.

Met e-mail is er geen eenvoudige manier om te zien of een verzoek tot stilstand is gekomen of om bottlenecks in processen op te sporen en te elimineren. Evenzo is het moeilijk om te analyseren en te reageren op de behoeften van werknemers, bijvoorbeeld door vaak aangevraagde informatie te identificeren en ervoor te zorgen dat dit online beschikbaar is.

Handmatige administratieve processen frustreren werknemers en zijn een enorme rem op HR-teams. Uit een recente enquête blijkt dat HR-medewerkers gemiddeld 12 uur per week besteden aan het afhandelen van routinematige telefoontjes en e-mails van medewerkers.

Servicemanagementbenadering voor het voldoen aan de behoeften van werknemers

De servicemanagementaanpak elimineert die saaie, tijdrovende processen. Het vervangt niet alleen e-mail, het transformeert de manier waarop HR met medewerkers omgaat.

Denk aan servicemanagement als de perfecte combinatie van administratief medewerker en projectmanager. Het reageert direct op verzoeken van medewerkers, vordert cases, automatiseert herhaalbare handmatige processen en beheert zelfs complexe afdelingsgebonden activiteiten zoals medewerkers aan boord en off-boarding.

Servicebeheer vergeet nooit fouten of maakt fouten, volgt altijd mensen op, zodat dingen worden gedaan, en laat u weten of er een probleem is dat niet kan worden opgelost. Het laat ook zien waar uw medewerkers hun tijd doorbrengen - zodat u de inzet van resources kunt optimaliseren en de productiviteit kunt maximaliseren.

Servicebeheer vervangt niet uw huidige Human Capital Management-systeem - het integreert ermee en vult het aan en geeft u zichtbaarheid en controle over het werk dat u waarschijnlijk tegenwoordig meestal via e-mail doet.

Het biedt ook hetzelfde niveau van zichtbaarheid voor werknemers. Ze kunnen de status van hun vragen zien, in plaats van te voelen dat hun verzoeken verdwenen zijn in een zwart gat kort nadat ze ze hebben ingediend.

Medewerkers de mogelijkheid bieden om toezicht te houden op de voortgang van hun aanvragen, vermindert het aantal gefrustreerde vervolgmails, telefoontjes en persoonlijke bezoeken aan HR aanzienlijk, waardoor de administratieve werklast van HR verder wordt verminderd.

Voordelen van een servicemanagementbenadering

Servicebeheer begint met de uitrol van een webgebaseerd HR-portaal waar medewerkers HR-informatie kunnen vinden en HR-services kunnen aanvragen. Idealiter hebben medewerkers toegang tot deze portal op hun werk-pc's, thuiscomputers, laptops en hun smartphones en tablets.

Hierdoor kunnen ze de controle krijgen over hun elementaire HR-behoeften, zoals de registratie van voordelen of updates van statuswijzigingen. Medewerkers kiezen eenvoudig de feitelijke diensten die ze nodig hebben uit een dienstencatalogus of zoeken informatie in de kennisbank van de portal.

Wanneer een medewerker een aanvraag indient via de portal, maakt het servicebeheersysteem automatisch een case aan en herschikt dit via het volledige fulfillment-proces. Dit omvat het toewijzen van de zaak aan de juiste HR-expert, het automatisch doorsturen van de zaak van persoon naar persoon wanneer elke voltooiingsstap is voltooid en het bijhouden van een volledige case-historie.

U kunt deze service ook uitbreiden naar andere afdelingen. Servicebeheersystemen kunnen bijvoorbeeld automatisch IT-accounts instellen of kantoorruimte vragen voor nieuwe medewerkers als onderdeel van het onboarding-proces.

Het servicemanagementsysteem stuurt de end-to-end HR-serviceleveringsprocessen en weet hoe deze processen presteren. Hij kan u bijvoorbeeld automatisch laten weten wanneer een zaak vastloopt, zodat u actie kunt ondernemen.

Het genereert ook een breed scala aan KPI's en andere processtatistieken, zoals hoe goed uw team reageert op vragen van medewerkers. Het kan zelfs het soort vragen van de kennisbasis analyseren, waardoor het gemakkelijk is om lacunes in de inhoud te identificeren en in te vullen.

Conclusie

HR-professionals kiezen ervoor om een ​​carrière in HR na te streven omdat ze mensen willen helpen, niet hun dagen willen doorbrengen met het indienen van papieren, het bijwerken van spreadsheets en het reageren op e-mails. Te vaak onderbreken alledaagse verzoeken en stapels papierwerk dat werk, wat hen frustreert en de werknemers die ze proberen te helpen.

HR is een dienstverlener en kan kijken naar het voorbeeld van zijn collega-serviceprovider, de IT-afdeling. IT heeft het voortouw genomen bij veel bedrijfsinspanningen om een ​​discipline voor servicebeheer toe te passen bij het automatiseren van de indiening en uitvoering van IT-helpdeskverzoeken.

Door deze taken te automatiseren, kan IT zich richten op meer strategisch werk dat het bedrijf kan helpen zijn bredere zakelijke doelen te bereiken en de waarde van IT beter kan aantonen.

Een benadering op het gebied van servicebeheer is de sleutel tot het verhogen van het profiel van HR voor bedrijfsleiders door diensten van hoge kwaliteit te leveren en de tevredenheid van werknemers te vergroten, terwijl tegelijkertijd de eigen werklast wordt verminderd. HR kan zijn tijd en expertise besteden aan meer strategische activiteiten die zijn activiteiten vooruit helpen.