Wat is een managementrapportagesysteem?

Zoals de zinsnede suggereert, bevatten managementrapportagesystemen de soorten gegevens die de managers van een bedrijf nodig hebben om het bedrijf te runnen. De soorten financiële gegevens die in jaarverslagen worden gepresenteerd, zijn meestal de kern ervan. Robuuste managementrapportagesystemen zullen echter gegevens bevatten op veel gedetailleerdere niveaus dan wordt aangeboden aan het investerende publiek. De totale financiële resultaten van een financiële dienstverlener kunnen bijvoorbeeld worden herschikt in winst- en verliesrekeningen in de vorm van:

• Organisatie (zoals divisie, business unit of afdeling)
• Geografisch gebied
• Artikel
• Klantensegment
• Specifieke klanten (zowel retail als institutioneel)
• Financieel adviseur

Ondertussen zijn financiële maatstaven, zoals inkomsten, uitgaven en winst, nauwelijks de enige zorg van managementrapportagesystemen. In de best beheerde bedrijven worden ze ook gebruikt om een ​​aantal niet-financiële variabelen bij te houden die van belang zijn voor het management, zoals:

• Aantal werknemers
• Klanten, huishoudens en / of accounts
• Activa van klanten in bewaring
• Netto nieuw geld gestort of opgenomen door klanten
• Beleggingsprestaties van beheerd vermogen van klanten

Ontwerpers en gebruikers van deze systemen

Controllers en chief financial officers (CFO's) hebben de neiging om een ​​aanzienlijk deel van hun tijd te besteden aan het ontwerpen, implementeren, onderhouden en aanpassen van managementrapportagesystemen, evenals aan het monitoren en analyseren van hun output, en het aanbevelen van managementacties op basis van dergelijke analyse.. Personeelsleden van informatietechnologie en managementwetenschap zijn vaak belangrijke partners met financiële managers en financiële analisten bij het ontwikkelen en onderhouden van managementrapportagesystemen.

Desktop versus mainframe

In veel gevallen worden managementrapportagesystemen echter strikt gemaakt en onderhouden met behulp van desktopcomputing, ingebouwd in Excel-spreadsheets en op pc's, in plaats van geprogrammeerd in mainframe-omgevingen. Zowel in grote als in kleine bedrijven zijn de redenen voor het gebruik van desktopcomputing (vaak een grote hoeveelheid handmatige gegevensinvoer nodig) in het algemeen tweeledig.

Ten eerste zijn de kosten van ontwikkeling en onderhoud vaak veel lager dan bij mainframetoepassingen.

Ten tweede biedt een desktopcomputeromgeving veel meer flexibiliteit bij het wijzigen van rekenalgoritmen en rapportage-indelingen dan bij een standaard mainframe-gebaseerde toepassing. Het is een essentiële overweging in dynamische bedrijfsomgevingen waar de bedrijfsstructuur, het productaanbod, bedrijfsprocessen, analytische methoden en / of rapportagevereisten constant in beweging zijn, of waar het management de neiging heeft om vaak niet-standaard of aangepaste vragen van zijn financiële analisten te stellen.

Automatisering versus handmatige processen

Wat managementrapportagesystemen worden genoemd, zijn in veel bedrijven vaak sterk afhankelijk van handmatige processen en zijn verre van volledig (of zelfs primair) geautomatiseerd? Veel van de rapporten die eindigen op de bureaus van leidinggevenden kunnen bijvoorbeeld spreadsheets zijn die handmatig worden gevuld met gegevens en opgemaakt door personeel. In die zin zijn managementrapportagesystemen vaak, in striktere zin, meer dan informatiesystemen, aangezien die uitdrukking over het algemeen wordt begrepen.

Toepassingen van Management Reporting

Managementrapportagesystemen zijn vaak cruciale instrumenten voor het evalueren van de prestaties van organisaties en managers, en soms ook van werknemers op een lager niveau. De resultaten kunnen belangrijke bepalende factoren zijn voor compensatie, zoals het instellen van bonuspools. Het hoofd en de staf van een bedrijfseenheid kunnen bijvoorbeeld hun bonussen laten afwentelen van de winst die een managementrapportagesysteem toekent aan die eenheid. Evenzo voor een productmanager, als het bedrijf beschikt over een goed ontwikkeld systeem voor het meten van de winstgevendheid van producten.

Ook voor een marketingmanager voor de ontwikkeling en winstgevendheid van een bepaald klantensegment, als de prestaties van dat segment worden gemeten.

Belemmeringen voor het ontwikkelen van managementrapportagesystemen

Een veel voorkomend probleem bij het ontwikkelen van managementrapportagesystemen is dat de gegevens die nodig zijn om het jaarverslag van de onderneming, formulier 10-K, formulier 10-Q, belastingaangiften voor ondernemingen en rapporten aan regelgevende instanties (onder andere externe partijen) te voltooien, mogelijk niet gedetailleerd genoeg zijn. of in een goed formaat voor het uitvoeren van de soorten analyses (waarvan sommige hierboven zijn genoemd) die het management nodig heeft om het bedrijf en de samenstellende bedrijfstakken te evalueren en de strategische richting aan te passen. Managementrapportage is een algemene term voor dit soort analyses die intern door het management worden gebruikt, in plaats van te worden gerapporteerd aan externe entiteiten (zoals het investerende publiek, de belastingautoriteiten en regelgevende instanties).

Belangrijke analytische problemen

De ontwikkeling van managementrapportagesystemen wordt vaak geconfronteerd met obstakels die verband houden met belangrijke analytische problemen, zoals:

• Interne methodes voor transfer pricing
• Het toerekenen van bedrijfskosten aan individuele producten of klanten
• Disaggregatie van wijzigingen in klantactiva in de afzonderlijke effecten van veranderingen in marktprijzen (d.w.z. investeringsprestaties) en van netto stortingen en opnames

In de meeste gevallen zijn deze analytische uitdagingen vatbaar voor meerdere methoden, die elk eigen nadelen hebben en niet aantoonbaar superieur zijn in alle situaties.