Juridisch Receptioniste Joboverzicht en taken

Juridische receptionisten zijn de poortwachters van een advocatenkantoor of juridische afdeling. Ze werken bij de receptie in de lobby van de advocatenkantoor of wachtruimte, begroeten klanten en bezoekers en beantwoorden inkomende oproepen. Aangezien de receptioniste vaak de eerste persoon is met wie cliënten en bezoekers omgaan, is hij of zij belangrijk voor het imago van het bedrijf en moet hij gepolijst, professioneel en gearticuleerd zijn.

Deze taak is een geweldige manier om in te breken op juridisch gebied, aangezien receptionisten kunnen werken bij advocatenkantoren, overheidskantoren, juridische afdelingen van bedrijven, plaatsen van openbaar belang en gerechtsgebouwen. of advocatenkantoren. Degenen die uitblinken, worden vaak gepromoveerd naar andere functies binnen het bedrijf, zoals de wettelijke receptionist, juridisch secretaresse of paralegal. Juridische receptionisten hebben ook de mogelijkheid om te netwerken met alle niveaus van het personeel binnen het advocatenkantoor - van medewerkers van de kopieerkamer tot senior partners - evenals klanten, tegengestelde raadslieden, juridische verkopers en andere bezoekers.

Baanplichten

Juridische taken van receptionisten variëren afhankelijk van de werkomgeving en het soort praktijk. In kleinere kantoren kan de wettelijke receptioniste ook als juridisch secretaris voor een of meer advocaten fungeren. Typische wettelijke receptietaken zijn onder andere:

• Klanten en bezoekers begroeten en vragen van bezoekers beantwoorden
• Beantwoorden en routeren van inkomende oproepen op een meerlijnig telefoonsysteem
• Clienten plannen en routeren
• Vergaderruimtes onderhouden en plannen
• Het onderhoud van de wachtruimte, lobby of andere openbare ruimtes
• Koffie of thee serveren aan gasten
• Voorraad bestellen
• Scannen, fotokopiëren, faxen en archiveren van documenten
• Verzamelen en routeren van post en handafgeleverde pakketten
• Verificatie van identificatie van werknemers en uitgifte van bezoekers

In kleinere bedrijven kan de wettelijke receptionist aanvullende administratieve taken uitvoeren zoals facturering, gegevensinvoer, tekstverwerking, het opstellen van nieuwe dossiers en het opstellen van eenvoudige correspondentie.

Opleiding

Een diploma van de middelbare school is over het algemeen vereist. Sommige werkgevers geven misschien de voorkeur aan een formele opleiding of training in een kantoor, maar ook ervaring op een advocatenkantoor. Veel werkgevers geven training op de werkvloer.

Vaardigheden

Juridische receptionisten moeten beschikken over uitstekende interpersoonlijke en klantenservice-vaardigheden om te communiceren met senior-niveau advocaten, partners, klanten, tegengestelde raadslieden, rechtbankverslaggevers, verkopers, personeel en anderen. Ze moeten ook de mogelijkheid hebben om telefoonsystemen met meerdere lijnen en kantoorapparatuur, zoals computers, printers, scanners, kopieerapparaten en apparatuur voor videoconferenties te gebruiken.

Sterke spelling en grammaticale vaardigheden zijn belangrijk bij het nemen van effectieve berichten en het opstellen van correspondentie en rapporten. Bekendheid met juridische termen en jargon en begrip van verschillende kantoordocumenten en juridische documenten is ook cruciaal voor het werk. Sommige juridische receptionisten, met name die in kleine advocatenkantoren, moeten ook bekend zijn met tekstverwerkings-, spreadsheet-, database- en factureringsplatforms.

Persoonlijke eigenschappen

Omdat juridische receptionisten vaak het eerste zakelijke contact van een bezoeker zijn met het bedrijf of het bedrijf, zijn een professionele uitstraling en een gepolijst uiterlijk belangrijk. Andere persoonlijke eigenschappen die nodig zijn voor de taak zijn:

• Respect voor vertrouwelijkheid en discretie
• Aandacht voor detail
• Positieve, vrolijke houding
• Geduld in het omgaan met moeilijke bezoekers
• Betrouwbaarheid

Werk leven balans

De meeste wettelijke receptionisten werken een standaard 40-urige werkweek, hoewel af en toe overuren nodig kan zijn. Aangezien receptionisten zelden reizen of in het weekend of 's avonds werken, biedt deze bezigheid een uitstekende balans voor studenten, ouders en anderen met aanzienlijke verantwoordelijkheden buiten de werkplek. Job-sharing en andere flexibele jobarrangementen zijn beschikbaar bij sommige werkgevers.

De eisen van een druk advocatenkantoor en interactie met lastige persoonlijkheden en strakke deadlines kunnen een stressvolle werkomgeving creëren. Omdat juridische receptionisten vaak lange periodes zitten en veel tijd besteden aan het klavieren, kunnen ze vermoeidheid van de ogen of repetitieve bewegingen ervaren, zoals carpaaltunnelsyndroom.

Een vergoeding

De salarissen van juridische receptionisten variëren op basis van de bedrijfsgrootte, geografische locatie, ervaring en andere factoren. Het gemiddelde uurloon van receptionisten (in alle sectoren) in mei 2015 was $ 20,77. Omdat juridische receptionisten gespecialiseerd zijn, hebben juridische receptionisten de neiging om meer te verdienen dan receptionisten als geheel. In kleine bedrijven en op het platteland kunnen onervaren juridische receptionisten aan het minimumloon beginnen. Aan het hoge eind kunnen wettelijke receptionist-toezichthouders in New York of Los Angeles meer dan $ 43.200 verdienen, volgens het Bureau of Labor Statistics (BLS).

De middelste 50 procent verdiende tussen $ 15.94 en $ 27.76. De laagste 10 procent verdiende minder dan $ 12,86 en de hoogste 10 procent verdiende meer dan $ 35,05. De jaarlijkse salarissen varieerden van $ 26.760 tot $ 72.890.

Juridische receptionisten in drukke advocatenpraktijken verdienen vaak via overuren een inkomen boven hun basissalaris.

vooruitzicht

Naar verwachting zal de werkgelegenheid sneller groeien dan het gemiddelde voor receptionisten, volgens het ministerie van arbeid, Bureau of Labor Statistics. De banengroei, gekoppeld aan de noodzaak om werknemers te vervangen die overstappen naar andere beroepen of de beroepsbevolking verlaten, zal een groot aantal vacatures voor receptionisten genereren, meldt de BLS.